Yahoo奇摩新聞 不用再手動簽核、做報表，FlexSystem 帶領企業財務部門做數位轉型
傳統的 ERP 系統常見幾個痛點，如系統沒有整合前後端，會計、簽核和發票系統都各自獨立，只能手動整合；此外，每到月底時，財會人員只能透過系統報表匯出 Excel 另外加工，或採用客製化處理等形式製作報表，導致財會人員陷入繁瑣例行公事的泥淖。
FlexSystem 的解方旨在整合所有流程，將簽核、請款、付款、發票這些瑣碎的細項全部串連起來，在一個系統完成，並導入多維度分析架構，在前後端的系統都可以讓客戶自定義欄位，找到需要的數據，快速製成報表。不僅節省時間和人力，也讓財務數字背後的市場判讀與營運洞察更加明瞭。
「過去傳統的 ERP 或者財會系統、簽核流程，遇到遠距工作就沒辦法。」ERP 系統商佛萊信（FlexSystem）台灣區業務經理簡子函說。他觀察到前段時間疫情嚴重時，有些公司一時應變不來，甚至需要到郵局寄發票請款、在網路銀行上一步一步輸入付款、一筆一筆核銷。
之所以需要採取這樣相對「傳統」的做法，究其原因就是系統未能整合，會計、簽核和發票都系統都各自獨立，只能手動整合；此外，當前組織對財會系統的要求也不再是「夠用就好」，而是追求即時取得分析數據、流程自動化，以能提升營運效率、節省運作時間與溝通成本為主。
FlexSystem 便是在這樣的趨勢下，以新世代智慧財務 ERP 緊抓管理階層與一線員工的痛點，「疫情讓業務諮詢量至少提升 80％。」簡子函表示。
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整合前後端財務流程，節省成本、提高效率
簡子函指出，瞄準過去各項財會系統分散的痛點，FlexSystem 的強項在於流程整合，也就是將簽核、請款、付款、發票這些瑣碎的細項全部串連起來。
他舉例，比方說一個業務今天請客戶吃飯要請款，就可以線上報銷，主管接到通知進系統審核，只要有網路就能夠執行；另外前端系統可以串接後端，當公司有應付帳款時，可以直接連動銀行端，付款完畢便自動核銷。
另一方面，FlexSystem 深度支援台灣本土化應用，除了完整支援進銷項營業稅媒體申報、配合國稅局多年推廣的電子發票，FlexSystem 早已經有完整的全方位電子發票解決方案，可選擇開立 B2B 或 B2C 的發票，透過 E-mail 批次寄送電子發票證明聯，同時上傳至電子發票整合服務平台，最終自動與財務管理系統整合。
採用該公司系統的 PressPlay 營運部財務總監王啓彰總監表示，「以往進行費用申請時，需要 2~3 位會計人員辨認各項費用支出與相關作業，透過費用申請系統化整合前後端流程，現在只需要 1 位人力就能立即完成。」
結合商業分析，讓系統發揮更多功能
「財務管理的工作者還有一個最頭痛的點，就是月底花很多時間在做報表。」簡子函說，FlexSystem 具備多維度分析的架構，在前後端的系統都可以讓客戶自定義欄位，找到需要的數據，快速製成報表。
他以旗下有「AILead365」線上教學平台的力宇教育事業為例，過去要做報表，不外乎得使用系統報表匯出 Excel 另外加工或採用客製化處理等形式，然而 Excel 編輯耗時費工、錯誤率高，客製化的報表則有高成本、難維護等困難。
「因為力宇搭配『AILead365』線上教學平台所出版的講義品項與種類繁多，大約 400-500 種，如果沒有彈性多維度分析與商業智慧應用，很難瞭解各個品項實際的交易狀況，也無法輔助主管做決策。」力宇教育事業行銷企劃處企劃經理陳嘉銘解釋。
舉例來說，若要製作某科目過去半年的報表，以前要撈出所有資料再分類整理，至少要半天到一天的時間，如今只要從系統分類中篩選科別、年級等資料，或是透過系統內建樞紐分析表，大約幾分鐘內就能產出期望取得的數據，解決過去需花時間翻找一堆紙本文件的過程。此外，管理者也可以從數據中比較各產品的銷售表現，並針對銷量較差的產品，推測原因及找出解決的方法。
簡子函說：「從技術觀點來看，對數據分析的日益重視，將真正幫助財會人員更了解數據的本質，成為企業營運環節的重要夥伴。」
訂閱模式讓 ERP 的使用更加彈性
簡子函認為，除了智慧化之外，FlexSystem 比起其他 ERP還有一個優勢，即採訂閱制收費，系統模組彈性、擴充性強。他舉例，規模小的公司不需要簽核系統，可以不選用，規模大的公司想要客製化加入新的功能，FlexSystem 也能做到。「我們有客戶是成員只有 4 人的小公司，它可以一直用我們系統用到它擴充至 1,000 人都不用換，彈性很大。」
也因為如此，FlexSystem 得以服務各行各業的客戶，「我們會把服務各行業的經驗，放在標準版裡面，所以當我們涉獵的產業別愈多，我們的系統就會愈來愈完整，相輔相成。」
而隨著遠距工作逐漸成為常態，FlexSystem 也不斷在細節的用戶體驗上更優化，比方說日曆功能，可以配合休假日、國定假日判別收款和付款日；又或者推出推新版本、跨行動裝置的介面，讓員工用手機也可以輕鬆使用系統。
簡子函分享，透過智慧化、自動化的技術將財會人員從繁雜例行公事釋放出來，探索更多參與決策對話的潛能，更即時、快速的了解營運數據背後的本質，將是未來企業營運的重要能耐。
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