別被工作追著跑 運用時間有訣竅

記者許昌平╱文摘

旺報【記者許昌平╱文摘】

世界上有不拚死工作,仍拿出了成果的人,也有拚死工作,卻拿不出成果的人。所以重要的不是拚死工作,而是聰明工作!在商業快速變化的世界中,賺錢的方式會變,但每個人擁有的時間不變,比起賺錢的技巧,你更要學會的是有效運用時間,時間才是你創造價值的關鍵!而職場單純就是個「做或不做」的世界,只要懂得將每個任務拆解成10分鐘可以完成的小工作,你一定也可以像刷牙洗臉一樣,速速解決堆積如山的繁瑣工作,讓你每天第一個走出辦公室!

《10分鐘完成每件工作》作者森川亮,日本LINE前任社長,現任C Channel 影音媒體CEO兼社長。2015年4月創辦以女性為主要使用族群的影像媒體公司C Channel株式會社,擔任董事長。以兩年時間將C Channel服務擴展至十個國家,目前社群使用者人數已超過2500萬人,成長為同類媒體中日本規模最大的公司。

森川亮認為職場中有6種人老是被工作追著跑,那就是不懂拒絕的人、希望自己掌握所有事情的人、追求完美的人、做事缺乏專注力的人、搞不清楚事情輕重緩急的人、誤判事情難易程度的人。他認為要有效率的工作必須先區分工作有兩種類型,一種是需要用腦的「任務」,一種是不需動腦的「事務」。很多工作看似複雜,分析後其實其中很多都是不用花腦力的事務性內容,但很多人一看到大任務,就畏縮拖延不前,將時間分配錯誤用在不是真正需要動腦的「事務」上,最後交出差勁的工作成果或遲交。

一件事情若是看起來無法很快就做完,就會令人不知該從哪裡下手,導致工作堆積而被追著跑。他在書中分享他實行多年的高效工作術,教大家將所有工作拆解成10分鐘可以輕易完成的內容,讓工作目標明確,並發揮最好的工作專注力。因為多數人對一件事情最佳的專注力往往只有10分鐘,而且一旦建立10分鐘完成一件工作的習慣,就會減少浪費時間,剔除無用的雜務。

老是拖延工作的六種人

日本人的生產效率很低。儘管社會上這樣的評論由來已久,但真正意識到自己生產效率很低的人究竟有多少?多數人思考這個問題時,總把問題歸結到制度,而非思考自己工作本身的效率,也因此,如果問大家是否有改變工作方法,往往沒有任何改善的跡象。

舉例來說,在勞基法改革的影響下,許多公司都開始強制員工準時下班,但有些人反而因此感到困擾,認為「明明工作量不變,卻得早點回家,實在太強人所難了!」又或者,有些人為了照顧小孩或是生病的家人而無法加班,只能放棄工作效率,自我安慰地說:「工作產出下降也是無可奈何的事」。

這些人的共通點都是站在旁觀的立場,想著「我已經盡全力工作了,還是無法提升效率,所以問題都在組織」。當然,組織也必須改善。一定有人會因為工作速度快,反而得替周遭人消化工作,導致自己工作超出負荷的狀態。不過,這種高效率工作者畢竟相當少數。一般說來,就算組織有問題,每個人肯定還有提高工作效率的成長空間。可怕的是,人一旦認為自己「已經沒有成長空間」時,就不會成長了。而會拿起這本書來看,就表示你很希望改變自己的工作效率和成果。

事實上,工作效率低的人通常可以分為以下六種類型,這些分析應該能幫大家從中找出問題。

類型一、接下太多工作的老好人:也就是陷入拒絕不了工作的爆量狀態,使手頭所有工作速度都被拖慢的人。單從人際關係來看,這種人對周遭人或許是所謂的「好人」,但對企業而言,可就是「壞人」了。這種人往往會接下自己不該負責的工作,或是每個案子都一一仔細應對,而且只要有人邀約聚餐,絕對到場場必到,如此一來,時間當然不夠用。這類人需要的是拒絕的技術和捨棄的勇氣。

類型二、什麼都想一手包辦:也就是明明可以交給部屬、發包出去或讓電腦代工的事,這類人卻全都想自己做,結果就是造成工作延遲的下場。這類人多半沒有自覺,但對組織或計畫來說,卻是造成效率停滯的始作俑者。這類人需要的是徹底反省,告訴自己「專注在自己擅長的領域或真正需要解決的工作就好,其他事情放手交給別人」。只要能做到這一點,工作效率就會有巨大的成長。

類型三、沉浸在自我滿足中:這種人經常花上超過半天的時間,只為製作一份向上司報告進度的資料,或是花上一小時的時間寫道歉信,連用個釘書機都講究到非以公釐為單位、對齊不可。這類人或許認為自己「做事細心周到」,然而,這種超過對方要求程度的工作方式,只能說是自我滿足或是個人嗜好,就我看來只不過是浪費時間和精力。這時需要的是轉換想法,告訴自己「工作只要滿足對方期待就可以了」,如此一來,應該就能減少許多無謂的白工。

網路時代要重視速度

類型四、專注力不足:這類人有自制力,工作意願也不低,只是因為容易分心導致工作進度延遲,這時就必須採取預防對策,遠離具有誘惑的環境(打造容易專心的環境﹚。例如,我自己會為了避免使用電腦時受到各種誘惑,辦公桌上不放電腦。

類型五、不確定現在該做什麼:也就是明知手上有許多重要工作待辦,進度卻遲遲無法推前,這種時候,原因十之八九出在自己沒有好好整理出「現在」真正該做的工作。手頭工作一多,無論如何都會感到著急,見一件事就做一件事,然而,同時進行所有工作的結果反而拉低了效率。手頭工作愈多時,其實愈該採用微觀管理法,冷靜下來拆解工作,排定優先順位,縝密規劃工作進度表。

類型六、評估時太有自信:這類人往往有自制力,工作進度表也安排妥善,卻還是無法準時做完工作,原因多半是在承接工作時評估得太有自信。這裡所謂的「評估」,有時是「評估所需工時」,也就是評估需要多少時間(或人力﹚才能完成工作,有時是「工作評估的課題」,也就是評估工作難易度或可能遇到的障礙等。無論哪一種,因為評估時太有自信,即使制定了工作進度表也無法如期完成,結果拖累了所有預定計畫。

為了提高評估時的準確度,工作時必須經常回頭看,檢視狀況。也就是檢查每一次實際工作狀況與進度表的落差,在下次擬定進度表時改善。只要能養成這個習慣,就能大幅提高評估準確度,漸漸學會擬定「不易出差錯的工作進度表」了。

在網路時代,不論是對於個人職務技術或是對企業價值,我始終堅持工作必須重視「速度感」。舉例來說,LINE我只花了一個半月就讓它順利營運, 而「C CHANNEL」也是只花了三個月就完成了產品上線。此外, 在C CHANNEL營運上軌道之前,我除了經營公司之外,還同時擔任上市企業及新創企業的外聘董事,並且在大學裡教課,參與政府活動計畫等等,身兼數職,同時進行各式工作。正因為以速度為優先,才能辦到這些事。

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