好好說話》不論資歷、職級、好感度⋯有些人說話,老闆就是「願意聽」!為什麼?

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圖片來源:Dreamstime
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撰文者:李頤欣 整理

這是一個中小企業的真實案例。

辦公室的飲水機,是容量很小、需要到補水站搬水的舊機種,補水不便、夏天沒有冷水。同事都想請老闆換一台新型飲水機,無奈舊機沒壞,勤儉的老闆認為:沒必要換。

為了說服老闆換機,辦公室同事逐個出馬——

A:「老闆,這飲水機不好用,沒有冷水,補水又不方便」

B:「老闆,這台飲水機該換了,現在新出的飲水機很方便耶!」

C:「老闆,最近甲牌飲水機在特價,乙牌有一個新款使用起來很方便喔!」

D:「老闆,這飲水機容量小、馬達舊,一天要煮沸好幾次,聽說這種舊機型,一個月下來電費會貴好幾百塊呢!」

4位同事的說詞,只有1位成功說動老闆,你猜是哪一位?

換位思考,老闆的視野與你不同

成功說服老闆的,是第4位員工。A同事的說法,只讓老闆認為,他是個愛抱怨的人;B同事明確說出了訴求,但老闆一來認為飲水機堪用,二來懶得做功課;C同事為老闆搜集分析資料,但沒考慮到老闆節儉的性格。

與前幾位同事相比,D同事觀察出老闆對「省」的堅持。對老闆來說,補水費事、夏天喝熱水,都不是問題,但每個月能省下一筆營業用電,確實是值得思考的問題。

再進一步來看,A、B同事點出的飲水機問題,是「點」;C同事針對各廠牌的分析,是「面」;D同事對老闆能省則省的理解,是換位思考,「一體多面」的概念。

對於員工來說,一台飲水機沒多少錢,難以理解老闆的堅持;但在老闆的角度,這可能正是公司撙節開支之際,他承擔的壓力,與一般員工截然不同。試想,當員工能盡可能站在老闆的立場執行任務,給予他欠缺的安全感,這樣的下屬,能不備受重用嗎?

你可以這樣說

一體多面,從他人觀點來思考問題,說出口的話往往更具影響力。實際操作方式,可以參考兩點:

1.對方想聽什麼?

先問自己:這次的匯報是面向誰?他的目的或需求是什麼?以常見的「向主管匯報」為例,主管需要你的報告,可能是因為——要做進一步評估、要拿來與已知訊息做比對、要向他的上級報告。先確認對方需求,才能給出對方想要的答案。

如果不確定主管要什麼,不要自己猜,建議直接問。你可以不帶情緒地,以「確認方向」為目的,詢問主管真實的想法。

一個非常好用的問句:「我確認一下,所以(⋯⋯),是嗎?」括號裡可以填入主管說過的話,或是你的提議,例如:「我確認一下,所以(這次開會您希望提出一併提出三年預算計畫),是嗎?」

2.我想達到什麼目的?

目的不明確,是溝通時容易踩的雷。即使我們清楚自己要什麼,別人也不一定能接收到。因此,起碼要要求自己能以一句話說出目的,再透過追問方式驗證。

舉例來說,專案回報時,先以一句話總結目的:跟主管回報專案的實際情況。

接著追問驗證:為什麼要回報進度?答案可能是:因為主管想讓時程加快一週,但實際不可能做到。

再繼續追問:為什麼不可能做到?答案:因為專案有一個主管沒意識到的嚴重問題。

到這裡,溝通目的就可以改為:跟主管說明,因爲某嚴重問題,專案時程不可能加快一週。帶著這個目的去向主管說明,效果一定好上許多。

*本文經整理參考自《偷師》(時報出版)、《拒絕職場情緒耗劫》(天下出版)、「網民肥皂箱」

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