好好說話》主管兩難:教多了員工不思考,教太少卻怕出包⋯怎麼辦

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教導例行性工作時,要先確認對方的程度。 (圖片來源::Dreamstime)
教導例行性工作時,要先確認對方的程度。 (圖片來源::Dreamstime)

撰文者:李頤欣 整理

王主任最近的心情不太美麗。公司新進幾位員工,每一個都非常難帶。

像是昨天,王主任拿了一本手冊要新人A影印:「20頁到25頁,你去幫我印18份。」印完一看,頁面沒有置中,紙張一對摺,左半頁的字就被切掉。「你要細心一點啊!這是給客戶的資料,很多人會把資料對摺再看,印的時候手冊裝訂處要對準中央,懂嗎?印了18份都不能用,快去重印!」

A一臉委屈地走了,過了5分鐘,他回來,王主任又一頓罵:「中間都變黑,字看不清楚啊!還有些字都扭曲變形了,你印的時候,要把書完全攤開用力壓住啊!」

好不容易印好18份影本,會議開始後⋯⋯王主任又跑出會議室:「喂,多來了兩個客戶,你再去印兩份來。啊?你不知道原稿在哪?這不是你剛才印的嗎?你怎麼都不會用點心?」

經過一陣折騰,王主任決定改變作法。今天,同份會議資料,他請新人B去印。這次,他給了詳盡指示,他把B帶到影印機旁,一邊講解、一邊把影印機的按鍵操作全部一次,印出一份完美影本。

他拍拍B的肩膀:「好了,你接著做吧!」結果B僵在原地,一副不知所措的樣子。

「我剛不是教過一次了嗎?」王主任很納悶。

主管們,別讓你的員工「思考外包」

王主任做錯了什麼?錯在他沒有先釐清兩位新人對影印工作的上手程度。王主任幾乎天天影印,但新進年輕員工,可能平時都用電腦,用筆寫字的機會都少,何況使用影印機。

教導例行性工作時,建議先問下屬:「我想請你去做這件事,你會嗎?」這句話不只能夠釐清對方對工作的熟悉度,也能引導對方提問,避免下屬陷入明明不懂、卻不敢問的情況。

人類有個不可思議的習性,當身邊有人仔細教學時,就會產生「反正我不想,他也會幫我想」的偷懶想法,變得不願思考。凡事幫下屬打點妥貼的主管,因此可能帶出「思考外包」的下屬。

理想的教學步驟,是在確認對方程度後,先示範操作一次,接著讓對方做一次,中途不插嘴、不插手,看到有錯也要忍住,留時間給對方檢查錯誤。等到對方說「我覺得應該可以了」,再一起檢查,逐一告知要注意的地方。確認對方正確操作一次後,先行離開,告訴對方「做完再叫我」,讓他獨立完成工作。

當主管不在場了,下屬遇到困難,就不會直接開口問,反而會回想主管示範的步驟、自己剛才操作的過程。記憶更深刻,重複幾次後,自然會做得更有效率。

你可以這樣做

1.別急著給答案

承上,凡事幫忙想好答案的主管,只會帶出被動、不愛動腦的下屬。作為主管,給出明確指示確實重要,但也要留下一些素材給下屬思考。

以王主任來說,若新人來問「要印幾份?」他可以回:「預計18人參加,不過有時也會有人不請自來,你覺得怎麼辦才好?」

新人可能會答:「不然我多印3份?」

這時可以繼續引導:「是不錯,但萬一用不到那3份,會很浪費紙。」

盡量提供思考線索,新人可能就會想到「不然我先帶著原稿,開會前再確認一次人數,份數不夠再補印。」

2.忍住「自己來比較快」的念頭

獨當一面的下屬,可以讓主管更輕鬆,但培育要花時間。自身能力強的主管,尤其容易因為下屬動作太慢而火大,因此萌生「與其交給他,不如自己做比較快」的念頭。

但,如果王主任很急躁,往後遇到影印問題,都決定自己處理。那他的行事曆,勢必排滿各種緊急卻不重要的任務。

主管之所以為主管,是因為擔負著管理的工作:規劃、組織、領導、控制。處理文書、操作機具、外部聯繫,這些都不是管理的工作。身為主管,要有管理自覺,耐住性子、放手練兵,才能帶出獨當一面的下屬。

*本文經整理參考自《給主管的教科書》(商周出版)

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