好好說話》裁員、減薪、沒年終⋯年底最怕的「壞消息」,怎麼對員工說

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 裁員流程的細緻處理,能夠減少資訊不全會產生的謠言和恐慌,讓員工理解汰換原因。 (來源:Dreamstime)
裁員流程的細緻處理,能夠減少資訊不全會產生的謠言和恐慌,讓員工理解汰換原因。 (來源:Dreamstime)

撰文者:李頤欣 整理

2020年5月,Airbnb的一封裁員信,讓許多人為之動容。

為了挽救疫情虧損,Airbnb借貸、減薪、扣獎金,最後迎來大規模裁員,25%員工被辭。消息一出,引來全球關注,卻沒有太多責怪企業管理層的聲浪。事實上,輿論反應恰好相反,Airbnb執行長布萊恩.切斯基(Brian Chesky)甚至因此贏得了暖心美名。

送員工離開,留住他們的心

2021年,Covid-19重創台灣產業界,有些公司不得不以裁員應對。如果你是主管,該如何向員工溝通這個壞消息?

回顧當年Airbnb的裁員流程,其中包含3個步驟:

  1. 預告裁員:先在官方部落格釋出公開信。

  2. 一對一談話:員工離職前,安排直屬主管一對一談話,讓員工有時間消化資訊、問問題。沒有被裁,但有調整職務的員工,同樣安排一對一談話,讓員工了解公司未來的定位、組織重組原因、新職位內容。

  3. 照顧員工的誠意:給出高於業界標準的資遣費、放寬股權限制、持續給付醫療保險、提供就業支持計畫。

幫助Airbnb贏得美名的關鍵,不是形式上的差異,而是裁員過程的細緻處理。他們讓員工感受到了:就算是一個悲傷的故事,也能有一個溫暖的結局。

1. 坦承、不隱瞞的態度

美國暢銷書作家丹尼爾.科伊爾(Daniel Coyle)曾說,早早顯露自己的易犯錯性,能助你成為一個更好的領導者。對企業來說,大規模裁員必然表示公司遭遇極大困難,如果誠實說明,就像自曝其短,很多人因此選擇偷偷摸摸決定,「一鼓作氣」讓員工走人。但Airbnb沒有這麼做,切斯基直接在公開信中坦承,公司當時面臨的困難,連管理層都有所疑慮。

2.詳細說明決策流程、對職不對人

Airbnb在決定裁員時,事先制定了公司未來需要的團隊模型、角色、規模,再逐一檢視員工的關鍵技能,以及與未來團隊的適配程度。

切斯基選擇一次公佈整個決策流程,減少了資訊不全會產生的謠言和恐慌。清楚說明被汰換原因,讓員工理解自己為何需要離開,而不會心生怨懟。

你可以這樣說

作為公司管理層,向下溝通裁員消息時,可以依據Airbnb的做法,再進一步細分:一封裁員信,會讓一個團隊「分裂」成3塊:要離開的人、留下來的人、團隊管理者。

1.要離開的人

要離開的人,受傷最深,溝通時必須格外用心。溝通的目的,除了告知公司決定,更重要的是讓員工理解這個決定,感受到公司的誠意。為了展現誠意和尊重,最好能由最高階主管、用人單位主管及人事部門主管,一起與資遣者當面溝通。

溝通訊息必須包含以下要素:裁員原因決策標準資遣方案(含求職協助)離職時間

不論溝通的過程中,被資遣者有任何情緒反應,溝通者都必須展現對離職員工的肯定、尊重與感謝。

2.留下來的人

留下來的員工,雖然保住工作,但唇亡齒寒,容易被各種流言影響,導致團隊信任感、向心力降低,工作效率變差。

許多管理者會認為,留任者保有工作,因此只走形式,宣達消息就草草帶過,卻不知這樣的做法,會讓員工感受到不被重視。在與留任員工溝通時,除了說明裁員原因,表達對離職員工的不捨與感謝,更要說明公司未來發展的策略。在溝通過程中給出解答、消弭員工心中疑慮,就能維持員工對領導者的信賴。

3.團隊管理者

團隊管理者的心情,比前兩類員工更為複雜。對上會疑惑「為何是我的部門砍人」,對下會煩惱員工心情、離任員工交接、裁員後的業務推進,甚至可能被員工誤會為裁員事件推手。

團隊管理者擔負帶人責任,因此溝通時要特別費心。建議在進行溝通前,先從主管的角度,思考需求,以公司所能提供的最多支援,研擬方案,再溝通訊息。展現誠懇、負責的態度,以對話代替宣達,讓主管感受到被同理,才能幫助被縮編部門,盡快調整步調。

*本文經整理參考自「商周頭條」、《高效團隊默默在做的三件事》(先覺)、《做對四件事,成為商業溝通高手》(時報)

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