好好說話》開會最怕互嘴!3句「對事不對人」的會議句型學起來

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圖片來源: 開會最怕互嘴!3句「對事不對人」的會議句型學起來 (來源:Dreamstime)
圖片來源: 開會最怕互嘴!3句「對事不對人」的會議句型學起來 (來源:Dreamstime)

撰文者:易佳蓉 整理

「我覺得介紹還是要有相應的數據,不然就像隨便說說,沒有根據。感覺很不負責任⋯」

『數據可以在下方補上說明就好,大家肯定更想瞭解這個產品有什麼實際的優點,口頭介紹說了一大堆數字反而讓大家頭昏腦脹。』

「從數字來看最清楚優點在哪裡,也更有說服力啊!我還是堅持,數字必須放入。」

『但我們的目標是菜籃族,她們最在乎的無非是省多少錢、CP值高不高,目前這些數字著重在談效能,我覺得不如實際例子來得有感。』

會議室裡,阿元和Jamie爭論了許久,眼看時間一分一秒地過去,還是無法討論出兩方都可以接受的方案。甚至說了許久,都還在原地打轉、誰也不讓誰。這樣的情況很常見,為了避免無效時間的浪費,有什麼說法更能聚焦在會議討論的重點上呢?

面對開會衝突的3大Step

1.先正心態再傾聽對方想法

發現當下討論進入「無意義」爭論時,必須先提醒自己:會議最重要的目標是什麼?雙方目前是否有共識?確認了彼此目標一致後,在傾聽對方陳述時也能避免急著反駁、下結論。

即使你認為自己已經很清楚對方的意見,還是可能從對方的話語中聽到不同於先前的切入點,進而能找到合乎彼此共識的做法。同樣地,當你在說明時也要不帶情緒、真誠的說出你的想法,更有利於雙方交流。

2.綜合雙方意見下結論

最後該下結論時,要綜合雙方提出的意見,總結出一個新的結論。避免出現作戰姿勢,再度挑起對立。要是對方還是不滿意,那麼可以再重新走一次問題解決的流程。

3.如果鬧翻,重回「共同目標」

通常會議演變成個人對立、對人不對事的場面時,局勢就會變得很難堪。此時,最好再一次對齊「目標」。如果對立很嚴重,也可將會議暫停,讓雙方冷靜,重新以第三者的角度來思考。

你可以這樣說

一、避免無意義爭論時

1.「我的想法和你的不一樣。」強調「想法」、就事論事,要讓對方知道你只是不認同他的某個觀點而不是不認同他。

2.「重新聚焦一下,我們正在討論的是……(某事)嗎?」發現話題有分歧時,可以和對方確認主題。

3.「我們的觀點並不矛盾。」當你發現到這一點時,要告訴對方。

二、當爭論僵持不下時

1.「不好意思,我想去一下洗手間,我們待會再繼續討論。」暫時離開現場,可以讓你平復心情,同時也能更加冷靜思考。

2.「你說得沒錯!」無關緊要的問題可以附和對方,不必事事都爭論,將精力花費在重要的20%事情上。

3.「我們的出發點都是為了把這件事情做好,只是方法不同。也許可以換個方式看看有沒有彼此都能接受的作法…」將衝突虛化,避免過度將焦點放在彼此身上,而要把重心放在事情的討論上。

*本文參考整理自:《怪物新人必修的職場說話課》(好的文化)、HBR劉潤專欄

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