如何向主管報告？開口前做到「3件事」提升好感：事先找出他的喜好

你是否有過這樣的經驗，因為不擅長表達，每次和主管報告都很緊張？訂閱人數超過25萬、日本人氣YouTube頻道「駭客大學」（ハック大学）創作者，於《最少話的最強說明法》一書中，分享最少話卻最有效的說明法，幫助讀者有效溝通。以下為原書摘文：



怎麼跟主管報告？

我想對許多人來說，平時經常要向主管報告，也容易因為講得不盡理想，而煩惱自己真的很不擅長說明，甚至被其他人的表現影響。但只要能克敵制勝，透過成功經驗，就能大幅提升你的信心。假設你為此很煩惱，可以考慮先從提升對主管的說明力開始，這是個高CP值、高效率的選擇。

只要沒有轉調部門、沒有換主管、自己沒有辭掉工作，就算討厭也得頻繁向主管報告，所以你可以將對方設定為優先攻略對象。當然，每個主管的喜好與攻略重點不一樣，所以最好能事先歸納出他的個人喜好。我會把向主管說明之前的重要技巧，區分成3個階段解說。

3階段技巧攻略主管

• 第1個階段是蒐集：為了掌握對方的思考習慣、偏好、性格等，包括過去在報告時發生的細節，或是在會議上、與第三方溝通時的所見所聞，觀察對方獨特的反應，並全部記錄下來。

• 第2階段是概念化：在第一個階段獲得的情報十分具體，而在這階段要做的是，將具體化作抽象。歸納蒐集到的情報、解讀主管所具備的特徵，可能會得出對方「重視實際資料」、「對於衝勁與熱忱會給予好評」、「一定會提問題」、「資料偏好圖表或照片等視覺要素」等結果。

• 最後階段就是飾演：將主管的這些特點記進腦中，並在腦海裡演練自己想怎麼表達，想像主管會對這些內容做出什麼反應，完全站在對方的角度判斷。在這個階段，整理可能被問到的問題並找出答案。跟一般表格比較起來，圖表的接受度會比較高、稍微提高音調、對方可能會提出什麼問題⋯⋯透過這些假設問答，就能大幅提升實際水準。

現場報告時，對方的反應就等於是在對答案，對你而言也是珍貴的反饋，這時也別忘了蒐集起來。這個技巧同樣適用於主管以外的人，而在了解不同人的傾向之後，也能逐漸掌握其中的模式，就比較容易假設「那個人是不是跟〇〇同類型？」迅速判斷出合適的回答。

對主管說明的主要目的，不外乎是報告、聯絡、商談，不過設法獲得許可，也是工作中十分重要的一環。像是預計進行新的挑戰，或是準備進展到下個階段時，所須通過的預算和規章等，都要主管允許，畢竟批准之後，後續發生什麼問題，主管必須扛起責任，所以他會慎重應對。

希望爭取到主管的許可時，重點在於數據資料所呈現出的客觀性。不能只是自己想，還必須以客觀角度審視之後，再向對方說明，如此才能獲得認同。

告知部屬目的，他會做更多

主管的能力比部屬優秀，所以部屬只需要依照指示報告即可。但主管面對部屬時，必須向經驗和能力都比自己不足的人說明意圖，並指示對方行動。也就是說，向部屬說明時，必須適當指點，並激發出部屬的潛能，透過團隊力量，盡可能完成重要的工作項目，引導部屬追求自我成長。因此，用面對上級的做法套在面對部屬上，就很可能發生問題。

我在對部屬下指示時，比起內容，我會更著重在目的。在指示部屬工作內容時，很多人經常會簡單丟下一句：「調查一下這些情報」、「做好這份資料」，但這些任務，原本應該是為了某些目的才需要執行，因此我會先說明目的。

例如，是為了推銷新產品給A企業要用的資料，或是要向幹部提出季度銷售額所需的數據等，因為，即使有告知部屬該怎麼去做，光憑簡單幾句「去做〇〇」，對方即使發揮強大的工作能力，最好的結果也只會是「我依照指示完成〇〇了」，不可能多做其他。

畢竟要是做得更多，必須耗費更多時間，越是聰明的部屬，就會選擇不去做多餘的事。另一種最糟糕的情況是部屬因為害怕被責備，就先回覆你「我知道了」，但其實他根本不知道該怎麼辦，最後拖到期限將近才事跡敗露。

若是能先說明目的，部屬也會有空間去思考：「最近好像有還不錯的新情報可以當作參考」、「只要使用這個新發售的軟體，馬上就能處理好了」，「XX主管最近老花眼蠻嚴重的，文字應該可以再放大一點」等，可能會出現一些自己不知道的知識或資訊。

在不同領域或技能上，有時部屬會比自己優秀，這時我會盡可能分派部屬擅長的任務，讓他有發揮能力的機會，並給予正面回應：「是這樣啊！我都不知道呢。那你試試看。」部屬也會因為自己的想法得到認可，覺得自己發揮了專業或知識，就會愉快的開始作業，並拿出更好的表現。

掌握不同部屬其擅長與不擅長的領域，就能有效將適合的任務交辦給部屬，由於會產生更多的溝通機會，也比較能仔細說明任務重點。

（本文摘自／最少話的最強說明法：「擅長說明」的人無須很會說話。年薪四百萬的外資菁英示範，怎麼說明不費力，聽者給好評，還給高薪。／大是文化）

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本文授權轉載自《優活健康網》，原文為如何向主管報告？開口前做到「3件事」提升好感：事先找出他的喜好