換名片、寄mail、打電話都沒用!要做日本人生意,該怎麼見到高層?

作者●鍾子偉/商周網站專欄作者

我記得約在2年前,我們公司受邀參加一場非常盛大的日本新創公司活動。在我們要出發前,我們其中一位重要投資人,對日本投資人與日本市場經驗豐富,他半開玩笑的警告我們說,日本跟其他矽谷、香港或新加坡的新創聚會不太一樣,對來自不同國家創業圈的陌生人上前介紹自己公司,隨後直接建立聯繫方式,是很常見的。但這在日本並不常見。

根據他的經驗,首先,即便這些都是受過高等教育的人,但大多數日本人依然不太說英文,或是對於外國人說英文不是太有自信。其次,因為巨大的文化差異,對一個我們不太認識的日本企業人士,試著上前立刻介紹自己公司,或想要建立關係,以日本慣例來說,會被認為非常奇怪,幾乎是有點不禮貌的。

對於年輕一輩來說,這種狀況還好一點,但依然不常見,通常不會建立真正關係。即便你成功拿到他們名片,但最常見情況是,既然他們不認識你,也不是從一個熟識的朋友那邊轉介過來,即使我們寄出mail了,他們通常不會回覆,所以整個過程就是在浪費時間。日本人在這種情況通常不會直接拒絕你,而是會繞圈圈或是乾脆不回覆。

因為我之前曾在一家日商工作過,和圈子裡的一些日本人有些私交。但沒想到,在新創圈依舊是這樣。在這3天的會議中,我不斷重複看到許多非日本與會者,不管他們是美國人、歐洲人或非日本的亞洲人,想要建立真正關係有多麼困難。其他日本與會者,當他們想要認識某人時,總是會有一個前輩,或信任的共同朋友,在那邊介紹彼此給新朋友認識。

後來,即便我們很幸運,有些人真的回覆我們的信件,之後也同意我們下次去日本的時候碰個面,他們多半都是資淺的聯繫窗口,當我們自我介紹時僅僅是做筆記,很有可能之後會再回歸到無消無息。

在這2年間,隨著公司持續發展,我們開始跟日本企業有越來越多穩定的合作關係,我們開始與日本聯絡人和資深主管有更多接觸。幾個月前,接獲一個日本企業伙伴邀請,前往東京與一些潛在合作對象碰面。

這次,甚至在我們抵達東京之前,我們的企業伙伴提供了,必須要拜訪的3到5家企業的完整名單。這些企業的基本介紹與聯絡窗口,以及我們該一同晚餐的1到2家重要的公司名單。但他們卻堅持他們的資深主管必須要全程隨行。

這兩天,我們做為局外人,見識到高階日本資深主管介紹模式。由於帶我們去的團隊本身就是資深主管,接待我們的對方團隊也是資深主管。當我介紹我們公司和理念時,我可以看到我們這邊的窗口很仔細聆聽,以及某些時刻會介入,把話題引導到他們認為對方公司,可能會有興趣聆聽的焦點上。

隨後,我們一起去吃晚餐、喝酒,就像是有人介紹的第一次約會一樣,我們在當地的日本夥伴非常努力想確保我們對彼此感到滿意,對未來合作會有信任感。最終,讓彼此感覺像是多年老友。 在每次會議或晚餐結束後,當我們要離來搭計程車前,我會問我當地的夥伴說,他們對這場會議感覺如何?

他們會迅速總結幾個重點,然後面帶微笑說:「不用擔心,我們會處理好剩下的事,必需時,會催促和提醒他們,繼續執行方案。」

確實,這次我們獨自前往日本市場,全靠自己、而沒有中間人,或在地日本窗口來接觸企業。與之前的狀況,收到的名片上的電話,或寄信給他們都未獲得良好的回應,顯然有很大的不同。通常在其他國家可行的方式,在日本,即便在如今這個年代依然不太被接受。

之後,我跟我們投資人分享了整個經驗,有一位人士在日本市場擁有非常豐富經驗,並點頭說:

沒錯,他們的商業文化與其他國家非常不同,對許多外國人來說是非常令人震驚。從外部來看,日本是一個現代已開發國家,但當談到商業實務,在其他國家看來非常正常的事情,例如說,鼓勵大家快速認識彼此、上前跟陌生人自我介紹、專注在談生意,既然對於雙方公司的投資報酬率互惠,那可以立刻開始討論商業合作,來節省時間等等,但這在日本,依舊是採取非常傳統和保守方式。對於那些非日本人而言,常常感受到浪費時間且十分挫折。

多年來,日本本身的市場夠大,以至於內需足夠撐起多數在地企業。因此,除了需要往海外擴張的大型企業像是SONY或TOYOTA,對於多數日本企業,要會說英文或是跟非日本人互動的動機並不高。從長遠來看,這意味著他們的心態從未真正改變過。如果他們不認識你,他們就不會信任你,也沒有動機和你交談。因此,想打破這一點,需要有一個夠資深、夠了解你的人,作為介紹人,將你推廣出去。

實際上這間接釋出一個訊息,就是介紹人已經在為你擔保,就像是個人信用保證一樣。由於這種個人擔保,對方企業也需要派出資深主管來碰面,以示對每個人有禮和尊重。對一個外國人,想要真正打進這個圈子,從一開始作法就非常不一樣。這是多數外國人,即便在日本已有經驗和背景,也從未真正瞭解過的事,或者對於真正打進他們圈子,會感到很困難的地方。

未來,如果要進入日本市場,請試著找一個值得信賴的當地合作夥伴帶你入場。其他市場可能不需要這樣做,但日本在這方面和其他國家不同。如果他們不認識你,並不會信任你,沒有動機和你交談,跟他們要名片,或直接打電話或寄信給他們是行不通的。

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