文件堆滿桌子怎解?怦然心動整理術 3步驟教你斷捨離

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你是否常常在家裡的角落或辦公室的抽屜看到堆積的文件呢?雖然有心想要整理,卻不知道從何做起?在實境秀節目《怦然心動的人生整理魔法》大展身手的整理師近藤麻理惠不藏私,分享整理文件的妙招,讓整理不再是難事!

文件的處理方式,基本上就是「全部丟掉」。整理文件容易猶豫不決,因此必須堅定意志,狠下心嚴選。當然,合約的必要性跟怦然心動一點關係都沒有,所以該留什麼就留什麼吧。舉凡合約、郵件、外送菜單、傳單這類「不屬於文具範疇的紙張」,都算是文件。請冷靜地一張一張拿起來檢視,看看該丟或是該留。

要留下哪些文件呢?

如果是「現在使用中的」「暫時需要的」「必須一直保留的」,全都可以留下,其餘都要丟掉。桌上、廚房流理檯的角落,家裡有些角落就是特別容易堆積文件。請務必地毯式搜查,把家中所有地方的文件找出來,集中在一個地方。

麻煩的文件,該如何判斷丟或不丟?

文件種類繁多,有些實在很難判斷該不該丟。 以下,我將介紹自己在課堂上常提到的「文件處理教戰守則」。

● 用完的存摺

除非你要報稅,否則請單純看著存摺,感受一下心不心動即可。如果覺得以後用得到,請為自己制定規則(例:只保留○年)。

● 研討會的資料

參加完研討會後,你回頭閱讀過研討會的資料嗎?參加研討會的目的,在於將自己在會議中得到的鼓勵或所學運用在職場與日常生活中,當這些資料已功成身退,就該放手。

● 信用卡 消費明細

當你檢查過信用卡消費明細並記帳完畢後,就可以把明細丟掉了。除非要報稅,否則全部丟掉。建議改用電子明細。

●剪報

想留下來的剪報可以收在一本一本的資料夾裡,或是自己做一本剪貼簿,也很有趣唷!

● 說明書.保證書

這年頭,很多家電產品都可以在官網查閱說明書,只要把還在保固內的保證書收納在資料夾或收納盒裡即可。

● 薪資明細

當你檢查完金額與詳細內容的那一刻,就不再需要它了。這部分也一樣,除非需要報稅,否則看完就馬上丟掉。如果想暫且留下來,就必須先想好要保留幾年。

如何收納留下的文件?

收納、過濾完畢後,請將留下來的文件分成三大類:「不常用到卻很重要的合約」「使用頻率高的非合約文件」「待辦文件」。記得一併收納在收納盒或資料夾裡,免得散落各方。

● 合約之類的重要文件

保險契約、租賃契約書這類合約書或是家電產品保證書,是屬於需要保留卻不常用到的東西。建議簡單收納即可,例如:一併收在資料夾或收納盒。

● 合約之外的必須保留文件

合約以外的必須保存文件,全歸在這類。工作行程表、學校的年度行事曆、食譜剪報這類與嗜好相關的文件也包含在內。建議使用便於翻閱的資料夾,按照類別收納。

● 待辦文件

匯款單、回覆信件這類只能自己處理的文件,必須設立待辦專區,以免四散。建議收納在便於拿取、歸位的直立型檔案盒。

另外,記得為待辦文件設定處理日期。基本上,待辦專區最好是空的。回信、變更各種服務內容,這類事情最好找一天快速處理完。

本文摘自《麻理惠的怦然心動筆記:整理專家的第一本插畫問答整理魔法書》/近藤麻理惠/本文由圓神出版授權提供

●以上言論不代表東森財經立場

(封面示意圖/Pexels)

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