Yahoo奇摩新聞 時間總是不夠用？ 避免火燒屁股的5種方式
距離過年只剩2週，你的工作做完了嗎？每回總得趕在死線（dead line）交差，究竟是事情太多、還是個性使然？不想壓線交差，從容完成任務，該怎麼做？
歲末年終，想著過年和家人團聚，或出國逍遙放鬆，但看著行事曆滿滿的工作任務，自忖著是否能如期在過年前完成，頓時覺得過年連假遙不可及。
太樂觀、規畫失敗 壓線反而做不好事情
身為老師，大概對「壓線交差」最有感。
「期末了，老師們在等待學生繳交期末作業，總會覺得為什麼大家都要拖到最後一刻才要交，然後又會有不少虎頭蛇尾或敷衍了事；學生總會覺得怎麼一堆作業軋在一起，好像老師們聯合起來整人。」
這是高雄醫學大學心理系助理教授蔡宇哲在個人臉書留下的文字。他說，這樣的情形不完全是學生不乖，而是人多半有「規畫謬誤（Planning Fallacy）」的傾向。他指出，有個研究找了一群大學生，事先請他們估計要完成期末論文需要多少時間，也同時請他們假想最糟情況，在最不順利的情況下，會需要多少天會完成論文。
結果發現，這些學生事前認為自己34天可以完成作業，最糟的也預估49天可以完成，但實際上完成所需的時間是56天，還比最糟情況還來得久。
而所有學生中，可以在自己預期時間內完成的，只有三成左右，換句話說，七成的學生都低估了自己所需要花的時間，造成所有作業都軋在最後一天才交。
時間太多反而會不夠用
這句話有點矛盾，但其實很有道理。在《匱乏經濟學（Scarcity：Why having too little means so much）》中，哈佛大學經濟學教授穆蘭納珊（Sendhil Mullainathan）和普林斯頓大學行為心理專家夏菲爾（Eldar Shafir）就明確指出，「過多的餘裕只會讓人恣意浪費，因為餘裕讓人不用去選擇」--如果還有那麼多時間可以用，我幹嘛非得要去做正事？這就掉入了「匱乏陷阱（scarcity trap）」中。
所以餘裕最後會造成匱乏，在完成期限還很遙遠時，我們總是悠哉，這也是為什麼人們常在最後才努力趕工的原因之一。
要怎麼克服這種情況？其實只要5個方式
要解決這樣的情況其實不難，只要做到下列幾點：
先想想自己以前所花的時間
蔡宇哲指出，在一開始做時間規劃時，要先回想自己最相近的工作進行情況，過去類似的工作要花多少時間才能完成，先仔細回想後再做估計，就會比較符合現實一點。研究也發現，先做回想過去經驗的話，估計起來就不會差太多。
（圖片來源：Pixabay）
把工作分割
另外就是把任務分成幾個部分，每個部份愈單純愈好，然後針對每一個部份進行規劃並估計時間。蔡宇哲認為，透過這樣具體的估計方式，就可以減少許多自我感覺良好的情況，不會以為可以很快完成，但到最後都在拖延。
《匱乏經濟學》也指出，一件任務從開始到完成，可用的時間很長，但過多的餘裕會造成浪費，所以將任務分割成幾個區塊，立下每個區塊各自的期限，就能打破這種情形。
把工作分割還有一個好處：在時間比盡緊迫時，工作效率會更高，因為會為了完成任務把其他雜事都擱下。
設想備案，如果可以最好想好幾個
即使你已經建構了完整的規畫可能還是不夠，「你永遠不知道什麼時候會有事情冒出來打亂你的計畫，而且這種事一定會發生，」《One Simple Idea Series》作者基奇（Stephen Key）說。因此他建議，在開始進行工作前，先想好替代方案，這樣碰到麻煩不僅能立刻調整，心理負擔也比較輕。
預留一點時間
過多的餘裕最後導致匱乏，並不是餘裕不好，而是我們沒有為未來的突發事件預留空間。如同第三點提到的，要有備案以備不時之需，在規畫任務進度時，也應該預留些時間應付突發狀況，可能是臨時有活動需要支援、臨時被指派新任務，這時候預留的時間就會派上用場。
《匱乏經濟學》中寫道，必須要在工作初期沒那麼忙碌、還相當寬裕時就要開始預留空間或空間，假如一件任務有60個小時的工作時數，該怎麼預留呢？可能的做法是，一開始就努力衝刺進度，或在規畫時就該以50個小時作為工作時數，而非60個小時，「會在接近完成期限感到時間不夠，原因往往是在充裕時期沒有做好時間和做管理，」穆蘭納珊和夏菲爾說。
他們也指出，即使已經分割了工作區塊，但沒有預留時間，當有新工作加入，還是會造成寅吃卯糧的情形，因為上一個工作沒做完，勢必會佔用下一個工作的時間。
評估期限是否合理，如果不行，趕緊反映
《The Email Overload Survival Kit》作者羅賓森（Joe Robinson）指出，在他舉辦工作坊時，常碰到主管階級抱怨，安排工作時程和期限時，下屬總是會不假思索說沒問題，但後來往往沒辦法達成，拖延甚至造成員工心裡痛苦。
「如果接受了超乎自身能力的工作或截止期限，對任何人、對公司都沒有幫助，」他說。
所以羅賓森建議，如果可以，就提出替代的日期或協商可否另訂日期，證明延後可以為工作帶來更好的結果，相信主管都會樂意接受。
美國大文豪、哲學家梭羅（Henry David Thoreau）曾說：「真正有效率的勞動者不是把自己一整天排滿工作，而是在輕鬆愜意的氣氛下悠哉面對他的任務。」所以做好安排，在還相當有餘裕時就趕緊進行，並規畫備案和預留時間，就能避免火燒屁股的困境。
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