Yahoo奇摩新聞 武漢肺炎爆發，需常到中國出差的企業怎麼辦？四大會計師事務所這樣做
作者・張庭瑋／商周
隨著武漢肺炎持續在全球傳播擴散，企業必須考慮，如何在高度限制人與人接觸的情況下，有效的利用員工。
商周根據美國雜誌《Entrepreneur》和管理諮詢公司Dezan Shira & Associates的文章，匯整了三大重點，讓企業在疫情爆發期間，可以照常經營業務，同時讓員工免於受到感染，也能將公司的損害降到最低。
一. 有效溝通＋資訊傳播
疫情爆發，首先觸發的是人心的恐慌。此時公司的人力資源部門，要動起來收集與疾病相關的訊息，為員工創建一個隨時可用的指導性指南，讓人們獲取相關資訊，也能立刻掌握防疫知識。
公司內部傳播資訊應多管齊下，利用所有可能的方法。「在牆上貼海報、發電子郵件、在各自的群組中發訊息，任何媒介，都能將訊息傳達給員工。」人力資源科技供應商亞太地區主管阿德里安（Adrian Tan）說。
接下來，要為員工，尤其是高階主管，建立一個清楚明瞭的定期溝通計畫，以確保資訊不斷流通，讓負責決策的高層更隨時在狀況內。
二. 善用網路、雲端，靈活的安排工作計畫
阿德里安表示，他的公司有良好的遠端工作基礎，透過線上雲端、聊天程式，專案管理系統，在疫情中較容易「照常營業」。
管理諮詢公司Dezan Shira & Associates面對這次疫情爆發，大量使用微軟的平台，讓所有員工在線上保持聯絡，加上平台的傳輸系統已加密，資安比較有保障。要聯絡外部客戶時，也可以直接以「外部用戶」的方式，邀請進入該平台，進行溝通。
但不是每間公司，都事先有萬全的準備。在沒有遠端工作基礎的情況下，Dezan Shira & Associates建議企業可以從以下幾點做起，特別是疫情最嚴重的中國，跨國公司在中國的業務如何繼續運作，以下方法值得參考：
首先，要確保員工們都有在中國境內可使用的通訊軟體，像是微信，並且有帳號和知道如何使用，如此一來，才不會與在中國的同事失去聯繫。
第二，如果要用手機或傳統電話聯絡工作事項，讓員工知道公司將會負擔這筆費用，讓他們能放心工作，不會顧忌於電話費。
第三，如果發出的電子郵件常夾帶附件，由於發送伺服器位置在海外，位於中國的員工很可能會延遲收到郵件。可以考慮將信件與附件分開、縮小附件的檔案大小，或用其他管道傳送檔案大的附件，但要注意，有些服務，像是Dropbox在中國是被封鎖的。
第四，如果有員工一定得用非正式平台，比如說微信傳送文件，務必訂下規矩，說明哪些資料是不能在這類平台上共享。這方面可能需要法務部門提供相關建議，例如：公司與供應商簽訂了不能洩漏機密的合約，那就要非常小心。如果沒有事先提醒，在非常時期，你會發現中國員工用個人微信帳號，傳送各種文件和檔案，不小心可能會吃上官司。
有些公司的業務，需要經常到中國或世界各地出差，在防疫期間，許多航空公司停飛中國航線，又該怎麼辦？
根據《華爾街日報》（The Wall Street Journal）報導舉例，證券律師及監管人員稱武漢肺炎造成的旅行限制，可能會影響到審計工作。美國上市公司會計監管委員會（Public Company Accounting Oversight Board, 簡稱PCAOB）前註冊和調查部門主任蒙特（Helen Munter）表示：「審計人員出差的優點是，他們能夠更好地了解當地環境和客戶。」但面對嚴重疫情當前，不少公司提出替代方案。
四大會計師事務所（The Big Four Firm）就靠著世界各地的分公司，透過網路連結，進行審計；跨國業務不多的小公司也仍然可遠端進行一些審計工作，利用電子文件審查和視訊面談來落實。
美國行銷顧問公司RiverTown採訪馬奧尼（Mahoney），他的公司主要負責在美國替客戶與中國工廠配對，他認為，旅行限制雖然不方便，但不會破壞他的生意，反而可以讓美國客戶好好學學如何遠端做生意，「科技就是在這時候拿來利用。」他說。
三. 調整休假策略
公司最不希望看到的是，生病的員工因為沒有假可休，硬著頭皮去上班。這不僅對生病的員工健康沒有幫助，也可能因此傳染給其他同仁。因此在疫情擴散之際，彈性調整休假策略，讓員工可以在家休息，減少傳染風險，利大於弊。
對那些經常出差、可能生病，或在工作期間感到不適的員工，應該優先考慮通知相關衛生單位，不要隨意將員工隔離，可能會因此散播恐懼。
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