每天善用5公分文件清理法 讓你工作不分心

撰文/ 今周刊書摘 大衛・史迪宏

以前我常去拜訪客戶時，總是聽到他們對我說：「我們辦公室好亂，真是抱歉啊！我應該在你來之前整理一下的。」

但我不是那個可以隨便過問他人公司的人，他們也沒理由因為要與我見面，就對自己的工作環境感到不快。其實我擔心的是他們工作時會被這種雜亂無章的環境所影響，那些都不是會激勵或啟發他們的東西。

我當然知道，紙張文件擺在隨手可得的地方很方便，可是鼓勵這樣的舒適很可能會讓文件到處都是。當我們在桌上疊起兩堆文件，第三堆也很快就會出現，然後不知不覺桌上就是一疊疊臨時放置的文件。

這些文件紙張堆了越多，能夠工作的使用空間就越少，更重要的核心問題是在於安全和品質。你或許很清楚這堆文件都放那些資料，但萬一你生病請假，同事如何從這堆的文件中找到所需要的呢？

而且在那一堆堆的文件間工作，最常見的狀況就是分心。在全心全意專注於當前任務時，抬頭就看到旁邊堆滿文件，上面還有一些隨手做的筆記，說不定會突然想起上周答應要打電話給誰，原本專注眼前任務的心神瞬間渙散，又得重新集中注意力。

要是能夠保持周圍整潔，東西不亂擺，你的目光和思緒可以自由移動，不會看到、想到那些會讓你分散注意力的東西，或是只會看到激勵你完成任務的圖像或文字，如果是這樣的話會如何？

你會發現用來存放文件紙張的地方越多，它們就越容易在辦公室裡堆得到處都是。要是有許多不同的空間可以選擇（例如：雜誌箱、收件箱……等），就更難需要時找得到你要的文件。

存放地點的選項越多，你就越擔心以後找不到，結果不敢擺進應該放置的位置。你希望有安全感、覺得自己有控制權，於是將文件擺在眼睛看得到的地方，或在桌上隨便擺，最後它們就會一直堆疊上去。

數位文件的存放也是個大問題。數位檔案管理不斷有新程式或系統發布，不管是提供大型組織或個人用戶使用都有。

這些新程式每個都有它的優點，有的具備索引功能，有的可以使用標籤，有的提供雲端分享，讓你可以直接跟其他用戶共同使用數位檔案，甚至在全球各個不同地點同時處理相同的檔案。

當你登入雲端系統後，不同地點、不同電子設備上的管理程式都能同步更新分類、檢查和選擇查看檔案。

必要的數位檔案可以存在自己的筆記型電腦中，也可以放在文件共享的伺服器，專案管理程式的文件區，也可以把文件檔案上傳到雲端服務系統。

有些人為了方便找到某些重要文件檔案，就直接放置在電腦桌面上，小圖示多到把桌布都覆蓋住。不過這些文件檔案就算已經數位化，要是分散在太多地方，也會讓自己工作起來變得更加困難，最好是把它們集中放置在少數幾個地方，管理起來也比較方便，更容易找到它們。

每天丟三樣、清理5公分文件

檢查自己儲放文件紙張的位置，之後要解決這個問題：

• 先決定騰出哪些地點或位置。

• 這些將清理的空間中所存放的東西，要先清掉三「件」。

• 可以將清理存放空間歸類到你的任務中，並列在摘要總覽表裡。

假設你選擇每天清理5公分高的文件。每到固定的時間，就用尺量好5公分高的文件，插入一張有顏色的紙做標記，這樣就會知道要做到哪。

這會給你一個清晰明確的目標：就一直做，做到那張色紙出現為止。這5公分文件處理完畢後，再測量出另外5公分，那張色紙照樣插進去做標記。

要是你處理得很順利，時間還很充裕，可以再繼續清理5公分的文件，不必等到明天或下次。

不再因分心而浪費時間

如果桌上那一堆文件山全清理掉了，需要專注工作時就不會因此分心。你如果是把數位檔案改存放在少數幾個地方，也不會因為到處找不著而浪費時間。

要是每天能夠減少浪費十分之一的時間，一年下來可就是三天半的工作日。如果每天利用多出來的分鐘，你就可以多打通電話、休息，或是對當時進行的任務再多加一點點努力，讓你獲得更好的工作成果。

本文取自《把結構力變習慣：結構訓練師教你如何運用待辦清單，從此不忙亂、不心煩、事半功倍》，今周刊出版

延伸閱讀
甘願降薪一萬轉行！暫時委屈的薪水是為了身價翻倍的未來

★ 更多Yahoo論壇文章
天黑請閉眼 睡醒你就加薪了
故意「買貴」多明尼加 中共打壓升級
瘦下來我才明白：這世界就是看臉的
有血緣都來分一杯祖產：農地破碎的隱形殺手
賴揆秒怒勞工 神話變笑話
________________________

【Yahoo論壇】歡迎您投稿！對於這個社會大小事有話想說？歡迎各界好手來發聲！用文字表達你的觀點。投稿去—–>https://goo.gl/iy5TCA