發信時間可排程?你不知道的5種Gmail祕密活用術

Gmail全球使用人數超過15億,普及率相當高,台灣的上班族們也幾乎人人都有一個Gmail帳號,每天會反覆的確認新郵件,但有些超實用的功能不能不知,快來看看5款必學的Gmail活用術,讓你收發信件更能事半功倍。

▲全球有超過15億人口在使用Gmail,功能不斷演化,以下5招,讓你更能活用Gmail。圖片來源:取自Getty Images
▲全球有超過15億人口在使用Gmail,功能不斷演化,以下5招,讓你更能活用Gmail。圖片來源:取自Getty Images

設定發送時間 生日祝福提早排程

很多人總是在深夜才有靈感,完成了代辦事項後,想要立即把文件寄出,但半夜發信,可能會擾人清夢,現在Gmail除了桌機版有「排定傳送時間」功能,App也提供此功能,半夜寫完信之後,先別急著發出去,手機版點選右上方三點的功能鍵(桌機在「傳送鍵」旁的「箭頭」),就會出現4種選項,可以在隔天8點、下午1點、下一周的早上或是自己選擇日期和時間,設定完成後就會在指定時間內自動發出信件。尚未寄出的預排信件會出現在收件匣下的「已排程」,如果一早起床,臨時反悔不想寄出,也可以直接刪除,有此功能加入,也可以預先安排對方生日時發送祝福。

▲Gmail可自行設定發信時間,避免遺忘替重要的人來一封生日祝福。圖片為螢幕截圖
▲Gmail可自行設定發信時間,避免遺忘替重要的人來一封生日祝福。圖片為螢幕截圖

離線使用 不用乞求Wi-Fi帳密

雖然網路無所不在,但有時到外地開會,手機又快沒電,無法分享熱點,又不好意思開口問Wi-Fi的帳號密碼,如果正好又有重要資料在Gmail裡面需要讀取,這是心中可能就會出現天人交戰的小劇場,其實可以善用「Gmail離線版」,在齒輪符號內點選「設定」,在選項內按下「離線設定」,可以自訂要同步處理7、30或是90天的信件,設定之後,沒有網路也能讀取、搜尋信件,也能先回覆,待有網路時就會自動寄出,但別忘記一定要設定在「書籤」才能離線使用。

▲設定離線功能後,不管有沒有網路都能讀取信件。圖片為螢幕截圖
▲設定離線功能後,不管有沒有網路都能讀取信件。圖片為螢幕截圖

Gamil App滑動設定變更 不怕手殘

手機除了用來上網、打Game之外,很多人也會用來瀏覽信件,但是在App上的滑動設定為封存,有時手殘滑到,信件就被封印了,就連在垃圾桶都找不到,但其實滑動動作是可以自訂義,在Gmail的App內點按三橫線的「功能列」,下方有的齒輪符號的「設定」功能,點入「滑動動作」,就可以自行設定向右滑動或是向左滑動的快捷指令,像是可以設定直接丟入垃圾桶,至少誤刪時可以快速找出,或是乾脆把滑動的功能全設成「無」,這樣左右滑都不會誤觸。

介面簡約 工作更專心

簡單的使用介面,可以讓使用者更專心在重要的事情上面,Gmail加入越來越多的功能,也因此讓界面更加複雜,前Google Inbox創辦人之ㄧ開發了一款Gmail在Chrome的外掛程式「Simplify Gmail」,就是要讓所有功能簡化,讓畫面只有郵件,所有的功能都隱藏在三橫線的功能列內,需要時再點開即可。

機密文件 還能自動銷毀

重要的文件想要禁止收件者轉寄、列印或是下載,可以再發信前點選「機密模式」,收信者就無法進襲轉寄等動作,但還是防君子不防小人,用截圖的方式就能輕鬆破解,但「機密模式」還有限時設定,時間到該封信件就會自動銷毀,現在有「標準」和更高一階的「簡訊密碼驗證」,但實際測試簡訊密碼驗證,發現台灣的電話號碼還不能支援,可使用簡訊認證的國家還是以歐美為主,台灣目前還是只能使用標準模式設定機密文件。

▲重要的文件,可以於發信前開啟「機密模式」,時間到信件就會自動銷毀。圖片為螢幕截圖
▲重要的文件,可以於發信前開啟「機密模式」,時間到信件就會自動銷毀。圖片為螢幕截圖

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