計畫趕不上變化? 專家教你5招妙計應對風險

許多人會希望自己在事情發生當下,可以知道該如何做最「正確」且「安全」的選擇,這是可以辦到的嗎?

Podcast節目《大人的Small Talk》主持人、也是管理顧問的Joe,想針對這個問題,以專案管理的思維,分享5招「錦囊妙計」,讓大家能夠提升應變能力,做好風險管理,好去面對前方的各種挑戰與變化。

Joe表示,大家並非未卜先知,世界上沒有什麼辦法可預想到哪個選擇是正確的,可是雖然沒辦法找到最佳的神機妙算,但大家倒是可以做些事情,讓自己的決策能力和應對狀況能力,都能夠提升。以下5招儲備實力的妙計,學著點!

【第一招:多準備幾個錦囊】

以前大家看《三國演義》都覺得諸葛亮好厲害,一下子可以拿出三個、五個錦囊,然後告訴關羽、張飛,碰到什麼情況該怎麼做?當時每個人看了都覺得好佩服,後來長大才發現,其實這就是做風險管理的態度。

Joe表示,如果是工作方面的大事,他習慣會先想一想,這件事一路走下去可能發生的不同變化,或許我們不可能把每一個變化都預先設想到,可是至少可以想到三種,萬一某個狀況發生變得非常嚴重,那有沒有什麼應對機制?或者它發展下去可能中等嚴重或不太嚴重,又會是什麼樣貌?

先試著想出可能的三個問題,讓每一個問題都有一個方案或一個對策和劇本,那不管事情怎麼發展,你的手上便都會有應對策略了。

【第二招:逼自己練習因應變動的能力,也就是專案管理能力】

所謂應對變動的能力,就是指真實世界雖然有劇本,但沒有事情會照著劇本來進行,所以一個理性的人,不管做什麼事情都會有計畫。有些人可能覺得做計畫未必有用,但不去做遇到問題更麻煩,而且這個計畫是用來改的,畢竟計畫趕不上變化,必須時時在原先想好的計畫上做更新才成,這樣也不至於太過混亂。

此外,有計畫反而容易去溝通協調、去影響計算衝擊,然後可以因應做出能夠調整的計畫,更有底氣去說服相關人士,你心中也會比較踏實,讓變動變得不那麼可怕,反正變動一定會發生的話,那不妨好好地正面直球對決。

【第三招:盡量讓自己保持餘裕 (留出時間和錢的餘裕)】

為什麼餘裕很重要?因為你不管計算得再精密,也不可能什麼事都防禦到,一定會有一些是出乎意料的,一定會有一個變動是沒想到的,到時會很慌亂,所以要讓自己有餘裕。

所謂餘裕,可能是時間或者是金錢,所以做計畫的時候,不要把每件事情都算到很緊、全部都消耗掉,手上盡量要有多一些時間或金錢,當遇到變動又想不到臨時方案之際,搞不好手上的時間和金錢,便可以把變動化於無形。

所以不要算太緊,做什麼事都應該幫自己留一些餘地。倘若去一家公司,也應先注意他們的文化,如果老闆對於餘裕這件事看很淡,卻讓員工每天加班,那表示這家公司在餘裕上面,呈現了過重的風險,因為只要碰到不如意或劇本上沒有的事 (經濟或營運的動盪),他的手中餘裕不夠,那這個公司長期而言就是不穩定的存在。

【第四招:事先想到萬一走到這一步要怎麼做取捨?】

就因為你再怎麼防禦、再怎麼想得周全,都不可能做到百分之百,所以如果前面三招都被攻破了,不能面面俱到的話,那這個時候唯一能做的,就是取捨。如果一定要犧牲一些東西的話,那應該是什麼?

也就是說,最後你可能只能得到一樣東西,其他都必須捨棄。倘若你事先想過了,在危急的關卡,就很清楚知道什麼可以放棄、什麼一定要留下來。

而大部分人在決策上面會做得很辛苦,就是因為他什麼都要,不想犧牲任何東西所導致。應該要先知道一件事情最核心需要的是什麼,這樣處理事情到最後才會滿意,如果沒先想好又什麼都要,反而會不開心,最後吵吵鬧鬧。所以核心取捨想清楚了,那個關鍵有達成,你還是會感到快樂的。

【第五招:在過程中盡量跟大家保持好關係】

因為你終究還是要接納一件事,不管千算萬算,事情都有可能走到一個跟你計算毫無關聯的結果,可能失敗或不愉快的結果,但如果你跟周圍的人都保持好關係,又很努力去做,即使你盡力了最後失敗或不如預期,至少大家會看到你的認真,知道你不是隨便的人,這樣就不會因為一次失敗,便讓周圍的人都怪你,所謂盡力不是很拚,而是要想得周全。