Yahoo奇摩新聞 開口先講「好消息」，老闆卻皺緊眉頭？進度報告會議的3句開場白
撰文者：李頤欣 整理
「接下來，換我報告A專案的進度。在專案同事的努力之下，我們目前已經完成第一階段任務，達到不錯的成績。預計第二階段的工期可以縮短一週，預計三月中就能完成⋯⋯」
Peggy站在會議室前方，拿著雷射筆比劃說明。說的明明都是好消息，在場同事卻都沒在聽，連老闆都皺著眉頭瞪著他。為什麼會這樣？
進度報告會議，遠不只是更新進度這麼簡單。很多人都以為，進度報告會議就是單純「談事實」：計畫進行了什麼、落實了什麼、我們進展到哪。實際上，彙報專案進度的用意在於「行銷專案」。
試想，如果只是單純進度報告，只要向專案同事、主管彙報就好，老闆為什麼要召集專案以外的同事參與會議？安排這類會議，是為了讓與會同事有機會了解彼此的工作、想法，以及專案對大家的重要性。換句話說，報告內容不僅要吸引老闆一人的目光，更要在開場時抓住在場同事的注意力。
一開口，就抓住注意力
報告開頭時，可以直接稱呼某位與會同事的名字、講一些他曾經提過的觀點、提起某次開會的對話⋯這些獲取注意力的方式，稱作「抓手」。抓手就像口頭的握手，能夠在溝通時建立關係，讓聽眾產生傾聽的意願。抓手會讓講者與聽眾建立連結，一旦獲得聽眾的注意力，就可以講述重點。
如果參與會議的人數很多，不方便直接和特定同事對話，也可以延續會議原先在進行的對話。你可以提出自己的看法：「剛才的討論提到，要提升表現力，我也想分享一下我的看法。」也可以強調稍早討論與接下來報告內容的關聯性：「方才提到的那位學者，也有參與接下來要報告的這個專案。」針對剛才討論的事項發表意見，會讓聽眾認為你一直在傾聽，也因此會更願意將你所說的話聽進去。
會議開場白，你可以說這3句話
1.吵雜的會議室裡，可以對與會者直呼其名、對某個團隊喊話：「吉姆，這就是上次提過的那個好方法！」「負責紐約客戶的人，會感謝這個提議。」
2.上一位報告者帶起的討論氣氛熱烈，可以接續先前討論發表意見：「我也想分享一下我的看法⋯」「我有一點不一樣的想法⋯」
3. 與會者很安靜、沒反應時，可以藉由提問吸引參與：「有多少人遇過這個狀況？」
報告進度會議，善用「抓手」讓聽眾打開耳朵，能讓老闆更滿意。
＊本文參考整理自《即興表達力》（日出出版）
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