【Yahoo論壇／王淑華】做好時間管理，別再匆匆忙忙

作者為人力銀行職涯發展諮詢師

每天晚上不到兩點絕不上床，早上手機鬧鈴總要響個三、四次才心甘情願起床，接著開始快快快，急著買早餐、送小孩、趕捷運公車，一定要準時刷卡上班。到了周末經常睡到傍晚才吃早餐，晚上迫不及待和好友相約拼宵夜場；已婚有小孩的，不是趕著回婆家、娘家，就是接送孩子上補習班、才藝課。

在時間上老天爺是公平的，每個人都有24小時，有些人可以有效率地安排，有些人總是不夠用、匆匆忙忙，差別就在「時間管理」。如果沒有做好時間管理，情緒、壓力接踵而來，下班前發現工作仍堆積如山，先生突然來電晚上要應酬，所以妳還要趕去接小孩。

前同事思敏結婚多年，育有一子，每次看到她總是神情緊張，主管因為她的工作效率低落，無法如期完成交辦事項，經常對她冷言酸語。有一天在電梯裡，突然聽到同事說她因為確診乳癌第二期，必須請長假做治療。事後了解才得知，思敏每天下班後必須趕回婆家吃晚飯，如果碰到加班，婆婆會生氣面有難色；先生在家完全不幫忙家務，長期精神壓力造成她免疫力下降，無法集中注意力，難怪在工作上她無法有好的表現。

另一個案例是好友學文，不僅事業有成，還擔任許多商會主席或理事，平常看他一派輕鬆，其實他每天要處理許多人事問題、商業決策，日理萬機。學文經常分享他的時間管理秘訣，他說：

「很久前，我就養成早起習慣，利用我老婆、小孩仍在睡夢中的晨間做運動、詳讀各部門報告、看新聞、聽音樂，早上我會喝杯咖啡，讓頭腦保持戰鬥狀態」

「最重要是列出今天工作行程，並即時傳給助理，做必要的交通、會議安排」

「我只專注在重要事項討論，其他執行就交給各專業經理人」

「一天就只有24小時，我當然要做一些具高價值，對我有利的事」

「我最喜歡利用空檔時間，閉上眼睛讓腦袋放空」

我問學文：「工作這麼忙，還義務幫忙商會事情，你假日有時間陪孩子、老婆 ?」

學文小聲地回答：「其實擔任外部組織重要幹部，除了強化公司形象，主要目地是提昇我自身價值」

「我公私分明，相信公司看重我的價值，而不是我花了多少時間，不論平日或周末假日，我都會盡量陪伴家人」

除了佩服這些成功人士的老謀深算，他們追求最大產值、創造最佳價值的理念方法，更值得我們學習仿效。我進一步追問學文有哪些技巧運用，可以提昇時間管理效能。以下他列出五大重點：

1. 急迫性

企業以客為尊，對於客戶或商業伙伴所提出的問題、要求，必須即刻處理。另外，對於主管機關臨時來電、函文，要求負責人或權責經理人針對相關議題提出報告，這時法務、公關需要立即召集相關人員準備資料，並呈報高層主管簽核。

2. 重要性

每天到公司後列出工作項目，並確認每件待辦事項的重要性，例如有截止日，會影響下一階段進度、明天上台的簡報，或是老板臨時交辦事項。

3. 排定優先順序

根據急迫性、重要性，排列工作項目優先順序，盡量控制在 3~5項目讓自己保持專注。建議每個項目之間保留半小時空間，以免臨時會議或電話打亂你的進度。

4. 專業分工

如果你是一位主管，就要善用每位部屬專才，不要攬著工作不放，更不要鑽研於細節。透過你的領導整合，讓團隊發揮專業分工、相互合作的精神，才能創造最大產值。

5. 效率、產出為王

不論是基層員工或中高階主管，都應該思考我每天上班八小時，到底有多少時間在瞎忙，是否花太多時間八卦，或整天忙於瑣碎雜務，導致專案延宕，無法如期達成目標。在高度競爭環境下，許多企業主、老板看重的是實際產出，如果無法如期達成任務，無法產出預期的業績，你很快就會被淘汰。

善用工具

同時，學文也提到幾個時間管理工具，可以視覺化目標，幫助你達到較高效能。

1. 四象限管理 (To Do List )

根據急迫性和重要性，將你的工作項目分為四大類

(1) 馬上做：花10%時間處理最急迫、最重要事項，例如今天截止或明天要交的報告

(2) 規劃性：花40%時間處理急迫性高事項，例如已排定會議、回應緊急電話和email

(3) 交辦事項：花40%時間處理重要性高事項，例如新任務開展、下周報告準備

(4) 少做：花10%時間處理最不急迫、最不重要事項，例如滑手機、八卦

2. Follow-up List

列出上周未完成事項，追蹤並標註你需要的協助、預期完成日。這是一個提醒性質工作表，許多人經常只顧著新任務開展，卻忘記追蹤進度。

3. 蕃茄工作法

將工作項目以25～30分鐘為一單位，每個單位間安排5~10分鐘空檔。這種方式適合需要在短期間能夠專注，並且有產出的工作人員，例如業務員利用上午2小時整理客戶資料，下午外出進行拜訪。

4. Get Things Done

透過資料收集、整理、組織分類，再根據過往處理經驗給予回饋，最後列出今日工作優先順序。這種方法適合行政或客服人員，透過系統化輔助，可以專注在服務品質，整體效率也會提升。

做好時間管理，提升工作效率，讓你可以輕鬆過日子

工作項目一個接一個，家事永遠做不完，婆媳之間紛擾不斷……如果我們沒有做好時間管理，不敢採取行動改善生活品質，就會情緒化、壓力上身，有些人會開始失眠，有些人會開始焦慮進而影響工作品質。

如果前同事思敏能夠勇於爭取，即時讓先生了解家庭生活必須透過分工合作，才能圓滿地維持；同時技巧性和婆婆溝通，趕回家吃飯已造成身體不可承受的負擔，也影響工作前途，我相信她可以適時地紓解壓力。

運用好方法，善用工具，做好時間管理，你會發現突然之間多出好多時間！

作者王淑華（小黛）FB 粉絲頁

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