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想要不加班 得先找出你的工作瓶頸

職場精力湯

/清水久三子

第一階段:挑戰兩倍快轉

回想我還在策略顧問公司上班時,負責的專案越來越多,當時的我認為「顧問是專業人士」,為了產出有價值的成果,挑燈夜戰也在所不惜,非常熱衷於工作。雖然那時候高壓高工時,但剛好也是公司快速成長的時期,工作非常有成就感,讓我至今記憶猶新。

然而,就在我處理一件出包的案子、忙得焦頭爛額的時候,祖母過世了。那時候的我竟忙到無法拋下手上的工作,去探望住院中的祖母。我的弟弟質問我:「工作真的有這麼重要嗎?你太離譜了。」

未能見祖母最後一面的打擊,促使我「想徹底改變」一直以來視為理所當然的工作方式。

在那之後,我將精力投注於系統化工作流程及顧問專業知識上,並且標準化資料的格式、簡化作業,費了很多功夫在建構事半功倍的工作方式。

但我並不是讓工作「做完就沒了」,而是從「下次該如何讓這項工作處理得更快、獲得更高品質成果」的觀點,將內隱知識(無法用言語說明的經驗知識或直覺)具體化為外顯知識。

因為專案是以團隊為單位進行的,當我領悟到「只有自己工作速度快」沒有用之後,便開始著手開發教育訓練課程,將知識分享給團隊成員。

雖然改變的契機是源自於悲傷的故事,但回顧過去,我的工作方式也因此發生大轉變,在那之後的職涯也越來越順遂。我獲得公司表揚,被提拔為人才教育部門的負責人,接受知名媒體訪問,有機會撰寫書籍傳遞自己的想法等,為我現在的工作打下了深厚的基礎。

幾年後,我結婚生子,結束育嬰假,回到了工作崗位。雖然我不得不削減花在工作上的時間,但「希望對他人有所幫助」「回應別人對自己的期待」「想從中獲得成就感」等想法有增無減。自然而然,我比過去更加認真思考,該如何運用自己有限的時間、精力、體力、知識、能力等資源。

第二階段:挑戰四倍快轉

在我離開公司、獨立創業,撰稿、演講及主辦教育訓練成為我的主要工作內容時,我再度感受到了危機感──「如果不加快工作速度的話,我的未來可能發展有限」。

同一時間,我的小孩進入小學就讀,迎面而來的是「小一撞牆期」。升小一之後,孩子放學時間比幼兒園早,而且父母必須參加的學校活動增加,若雙方都是全職的雙薪家庭,勢必難以取得平衡。

我心想:「獨立創業之後,可自由運用的時間比較多,應該可以應付得來吧!」但實際上,「照顧」工作比我想像中的還要多,例如:必須像藝人經紀人一般,管理孩子課後照顧及才藝班等行程安排;參加學校的活動,準備每天的便當,以及學習指導等,可以自由運用的時間大幅減少。

剛好當時的工作以撰稿居多,我便嘗試用十五分鐘的零碎時間集中精神、提高生產力。

我不僅閱讀了相關書籍及參與講座,也拜訪了以驚人的寫稿速度締造出暢銷書的作者,吸收了許多提高知識生產效率的技巧。

  • 不要盲目的專注於提高工作效率,而是將精力花在孕育有價值的工作上。

  • 培養商業思維,學習如何以最快的速度獲得「解決方案」。

  • 學習提高對方「點頭說好」機率的表達方式,避免陷入修改地獄,吃掉寶貴的時間。

  • 隨時隨地都能充分發揮實力,保持工作的幹勁。

四倍快轉工作法發揮了相當大的功效,我獨立創業之後,工作時間雖然只有上班工時的四分之一,但收入卻增加了兩、三倍。我系統化顧問才擁有的知識技巧,以商業管理作家之姿親自挑戰提高生產力,最後終於獲得了四倍的工作成果。

運用IPO消除妨礙高速奔馳的瓶頸

前面說明了我費盡苦心之後,終於習得四倍快轉工作法的過程。但可能有不少人即便想脫離忙碌的狀態,卻不知該從何下手吧,雖然方法百百種,但本書介紹的解決方案非常簡單且強而有力,那就是──「消除瓶頸」。

有些人可能對「瓶頸」這個詞不太熟悉。瓶頸指的是「瓶子靠近瓶口較細長的部分」,為了讓液體可以慢慢的少量流出,因此瓶頸比瓶身細長,具有攔截水流的功能。用在工作上,指的是降低整體效率、拉慢往前移動速度的主因。

用高速公路來比喻的話,車道縮減、收費站、車禍事故等都是瓶頸,是造成車流回堵的原因,這些例子應該很好理解吧。日常生活中,也潛藏著各種妨礙工作順利進行的瓶頸。

在此為各位介紹「IPO」思考法,當你想找出潛藏在工作中的瓶頸,進而實現高效率、高品質的時候,這個思考方法非常有幫助。

IPO並不是指初次公開發行的股票,而是粗略的工作步驟,即便看起來非常複雜的工作也是一樣,幾乎所有的工作都是依據「輸入」(Input)、「過程」(Process)、「產出」(Output)的流程進行。

  • 在「輸入」的階段,必須釐清必須做與不必做的工作,並準備好工作所需的資訊與工具。

  • 在「過程」的階段,整理、加工手上的資訊與想法,並且具體化。

  • 最後於「產出」的階段,將之傳遞給目標對象,做出成果。

IPO雖然是非常簡單的思考方法,但是在尋找妨礙工作效率的瓶頸時相當有效,本書則再加上「身心狀態」(Condition)項目,增加找出真正工作瓶頸的機率。人類無法像電腦一樣,隨時都能處於穩定的狀態處理事情,如何維持並增加精力與體力,也是生產力的關鍵因素,因此不可輕忽「身心狀態」。

那麼,為了讓各位檢視一下,自己是否有工作上的瓶頸,請一邊瀏覽下面的確認項目,一邊回想平時的工作情況。

【輸入瓶頸】

總是無法開口拒絕工作,來者不拒。

搞不清楚自己現在的工作內容。

不擅長自己安排工作。

按照事情發生的時間順序處理工作(無法排列工作的優先順序)。

行事曆總是被會議填滿。

花很多時間在尋找工作要用的東西。

辦公桌上堆滿了文件與雜物。

【過程瓶頸】

一邊使用網路或手機,一邊工作。

工作時總是被打斷,無法集中精神。

明明是重要的事,卻遲遲未有動作。

到公司後,才開始思考「今天要做什麼」。

同時有好幾個截止日期逼近時,就會亂了手腳。

每次都草草下結論。

覺得自己明明想得很透澈了,卻總是被說:「拿回去再仔細想想。」

認為「點子的質重於量」。

老是想不出獨特、有創意的點子。

【產出瓶頸】

重做及修改的工作很多。

經常被催促:「做完了嗎?」

別人老是不回信。

提出了報告及提案,對方卻沒什麼反應。

曾經遇過自己提的案子沒通過,同個案子換成其他人提卻通過了。

曾經被說:「我聽不懂你想表達什麼!」

企畫及提案的內容明明很好,卻遭受否決。

【身心狀態瓶頸】

覺得煩躁,無法集中精神。

慢性疲勞。

工作幹勁及表現起伏不定。

沒有做任何健康管理。

經常感到莫名不安。

一天工作結束後,沒有任何成就感、滿足感。

沒有一套自己紓解壓力、煩惱的方式。

檢視的結果如何?在輸入、過程、產出、身心狀態當中,哪邊的勾勾比較多呢?勾勾多的地方,非常有可能隱藏著,降低你工作速度的瓶頸。

集中於「輸入」的人,工作與事物多到滿出來,發生了阻塞的狀況。

集中於「過程」的人,工作及孕育點子的方式沒效率、成效差。

集中於「產出」的人,因為無法滿足主管跟顧客的期望,因此時間被各種「重做」吃掉。

集中於「身心狀態」的人,精力及體力超出負荷,追趕不上工作所需,因此無法維持一定的工作速度。

我想應該也有人的勾勾同時分散於數個地方,但是,必須弄清楚是哪個環節拉慢了生產力,才有辦法突破瓶頸。

四大能力,快速提升你的工作品質

解除瓶頸之後,透過學習「選擇力」「處理力」「突破力」「持久力」四大能力,提高你的工作速度及品質,而這四種能力也有助於消除「IPO+身心狀態」瓶頸。

第一個能力「選擇力」指的是:丟掉不必要的東西或工作任務,將精力集中於最重要事情上的能力。如果工作太多,或是根本就走錯方向,即便工作效率再高,到頭來也只是白忙一場。而且龐大的資訊與雜亂無章的東西,會妨礙判斷及工作起步的速度。選擇應該做的事與必須的工具,是避免工作時猶豫不決,能夠集中火力於一件事情上的必要能力。

第二個能力「處理力」指的是:整頓好「時間」「習慣」「思考」,使必須做的任務可以更快、更有效完成的能力。杜絕妨礙思考的各種誘惑,將注意力集中於眼前的工作,能飛快的提升你的工作品質。讓思考的品質達到最高水準,可以提高兼顧工作速度及品質的可能性。

第三個能力「突破力」指的是:回應對方的期待,在最短的時間內讓對方點頭說好的能力。沒有工作是一個人能獨立完成的,若無法符合客戶或上司的期望,即便工作速度再怎麼快,最後還是必須重做,結果只是浪費時間。「突破力」也可以避免執行階段不必要的衝突,讓自己的意見容易被接納。

第四個能力「持久力」指的是:維持穩定高生產力的重要基礎—「身心狀態」的能力。人一旦忙碌起來,就容易改變作息、忽略運動的重要。但實際上,工作能力越好的人,越是注重身心健康。像作家村上春樹就是有名的例子。村上在成為全職作家之後開始慢跑,但他是為了寫作而跑,而不是為了健康而跑。他在著作中這樣寫道:「『基礎體能』是孕育創造力不可或缺的必要項目之一。」

之後的章節將個別介紹,如何學習這四種能力。而每節最後的「倍速心得」,為讀者整理了掌握高效率、高品質工作本質的小祕訣,應用在想養成習慣,卻容易忘記的項目時非常管用。

〈本文選自全書 李幸臻 整理〉

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