《Google模式》:Eric Schmidt 教你 Google 人怎麼使用電子郵件

atticus
癮科技

本文承蒙天下雜誌出版授權,引述自《Google模式 - 挑戰瘋狂變化世界的經營思維與工作邏輯》一書,有興趣深入閱讀的讀者可前往天下雜誌出版官網了解。

明智地使用電子郵件

在網際網路世紀,溝通通常是使用電子郵件,電子郵件雖然非常實用和強大,但常讓原本樂觀、快樂的人引發嚴重恐懼。以下是我們為減輕這種惶惶不安感而奉行的原則: 1. 快速回應。 有些人總是快速回覆電子郵件,有些人則否,請努力快速回覆。我們認識的最優秀人士(同時也是最忙碌的人士)大多會快速處理他們的電子郵件,而且不是只針對我們或少數寄件者,他們對所有電子郵件都是快速回應。快速回覆可樹立一個積極正面的溝通反饋迴路,你的團隊和同事將更可能邀請你參與重要討論和決策。
 而且,快速回覆每一個人的電子郵件,有助於強化你試圖建立的扁平式英才文化。電子郵件回覆通常簡明扼要即可,有時相當短,我們特別喜愛的一個簡短回覆是:「了解」(got it)。當你對自己的快速回覆能力有信心時,你也能讓大家清楚知道你的無作答回覆是什麼,我們的無作答回覆通常是:「了解,繼續進行」(got it and proceed),這個回覆勝過多數人的無作答回覆:「我忙死了,不知道何時或是能不能抽出時間處理你的信,所以如果你需要我的反饋意見,你得再等久一點,況且,我不喜歡你。」 2. 撰寫電子郵件時,言之有物,別說廢話,內容力求簡潔精確。 如果你是在陳述一個問題,必須清楚說明,想做好這個工夫,投入的時間需要比較多,不能省。你必須打草稿,然後仔細琢磨,刪除不必要的文字。已故小說家艾莫爾. 李奧納(ElmoreLeonard)被問到他成為成功作家的祕訣時,回答:「我省去人們會略過不讀的部分。」多數電子郵件充滿可以略過不讀的內容。 3. 經常清除你的收件匣。 每一次為了決定接下來要回覆哪一封電子郵件,你花多少時間檢視收件匣?你花多少時間開啟和閱讀已經讀過的電子郵件?任何花在思考接下來該回覆收件匣中哪幾封信的時間都是浪費;同樣地,任何花在重新閱讀你已閱讀過(但沒有採取行動)的信件也都是浪費時間。 在開啟一個新訊息時,你有幾種選擇:閱讀到已經可以理解,不必再讀一遍;閱讀,並立刻採取行動;閱讀,留待以後才採取行動;留待稍後才閱讀(值得閱讀,但不急,而且內容太長,無法或不適合在當下閱讀)。立刻在這四個選項中做出選擇,儘量選擇前二項,記住「只保留一次」原則;當你讀信時知道需要做什麼,你應該立刻就做。 否則,你注定要重讀這封信,那是百分之百的浪費時間。如果能把這點做好,你的收件匣就會變成只剩下待辦的複雜事項清單,包括需要更深入思考的事項(把這些電子郵件貼上「採取行動」標籤,或是在Gmail 系統中標示星號),以及少數可以稍後才處理的「待閱讀」郵件。為確保不致把大批電子郵件直接從你的收件匣轉入「採取行動」匣裡,你必須天天清除工作事項,這是一項良好的下班前活動,目標是天天清空,但只要留下的事項少於5 件就算合理。 否則,你之後會浪費時間在搞清楚這麼一長串的事項當中,到底該先檢視和處理哪些事。 4. 以「後進先出」(Last In First Out)處理電子郵件。有時候,較舊的事項已經有人處理了。  5. 記住,你是路由器。 當你收到的電子郵件中內含有用的資訊時,請思考這個資訊是否對其他人也有用。每天結束時,腦海中思考一遍你收到的電子郵件,想想:「有哪些信件和資訊是我應該轉寄而尚未轉寄的?」 6. 使用「密件副本」(blind carbon copy,簡稱bcc)功能時,請先思考為何要使用這個功能。 答案通常是因為想隱瞞什麼,這在透明化的文化中會有不良的效果,而且會暗藏無賴,對透明化文化有害。如果你是為了隱瞞什麼而使用這個功能,請修正,要不就是公開傳送副本,要不就是不要傳送副本。 建議你, 只有當你想把電子郵件執行緒(thread)中的某人移除時才使用密件副本功能:當你使用「全部回覆」(reply all)功能來回覆一長串電子郵件地址時,把已經和這個執行緒不再有關的人移到密件副本中,並且在文本中註明你做了這件事,收件者得知他們的收件匣以後將減少一個不相關的信件,他們會覺得更輕鬆。 7. 別在電子郵件中喊叫,如果你需要喊叫,當面做這件事。如今,電子通訊的便利性使人們太容易太隨便地喊叫。 8. 讓要求事項很容易後續追蹤。當你發送一封電子郵件詢問或要求某個人執行一項你想後續追蹤的行動事項時,記得傳送一個副本給自己,並標示「後續追蹤」,便利你發現並後續追蹤尚未完成的事項,稍後,你只需要發送原郵件加上一句新引言:「這件事完成了嗎?」。 9. 幫助自己在未來回顧搜尋。如果你看到某個資訊,認為自己將來可能會想回顧這個資訊,你可以把它轉寄給自己,加上幾個關鍵字描述內容。問問自己:我將來會如何搜尋這個資訊?  日後想搜尋這個資訊時,大概就會使用相同的搜尋關鍵字。這做法不僅適用於電子郵件,也適用於重要文件。羅森柏格把家人的護照、駕駛執照和健保卡掃描下來,用電子郵件傳送給自己,加上描述性關鍵字。萬一有一天在旅行途中有任何文件遺失,可以很輕易地從任何瀏覽器中取出影本。  

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