Yahoo奇摩新聞 解決拖延症 從列出每日代辦清單開始
養成列出每日代辦清單的習慣，就算你的清單上有更多專案等著執行，你也會擁有一套效率系統來輔助你。（圖片來源／Pxhere）
若要結束拖延並完成更多事情，待辦事項清單就是核心。待辦事項清單可以透過以下方式來幫助你：
➤ 成為你所有任務的集散地。
➤ 有助於分配優先順序和截止時間。
➤ 讓你專注於手頭上的優先任務。
➤ 確保你不會忘記重要的工作，因此不會丟三落四。
➤ 追蹤你一天的成果，讓你得以衡量一天的生產力。
➤ 完成各項任務的過程中，會讓你獲得成就感。
記住待辦事項
你是否有發現，自己經常想著「等一下絕對要記得去做這件事」，結果一兩個小時之後，你絞盡腦汁卻想不起到底是哪件重要的事？我們的腦袋並不是個保存待辦事項的好地方。使用紙本或數位待辦清單能幫助你有系統地記住任務，當有事情必須開始處理的時候，你便能輕鬆快速地想起來。
你也可以使用一些簡單、實體的提醒小物，來提高自己對於職責的認知，並將自己帶回正軌。例如，我有位學生經營一個很成功的Podcast節目，在相關領域中獲得廣大的迴響和互動。但有許多聽眾打電話進來只是為了聊天，除了社交之外，他們沒有真正的目的。而且他們的談話會一直持續下去，佔用她許多時間，卻沒有為她創造任何額外收入。因此，我們就幫她想出一個非常簡單的提醒小物，那就是在她的電腦螢幕和手機上各貼一個黃色便利貼，上面寫著「這次的談話有收費嗎？」便利貼發揮了巨大的影響力，提醒她要禮貌地縮短這些零產值的對話，這樣她就能繼續進行其他有償的工作。
為什麼要列出每日待辦清單？
待辦清單應該成為我們工作效率系統的一部份，而且每天都要使用。如果不這麼做，這套系統就也無法幫助你避免拖延和浪費時間。就算你今天只有兩項任務，還是要將它們按照優先順序寫進待辦清單中，完成後再劃掉。如此一來，你就可以養成習慣，就算你的清單上有更多專案等著執行，你也已經擁有一套效率系統來輔助你了。
持續前進
每天的待辦事項應該是一份靈活的清單，你可以不斷加入新任務、強調重要的工作，並在完工時劃掉它們，就像你會關心家裡養的寵物一樣，待辦清單也要隨時受到關注。
等到一天結束後，你可以回顧一下整份清單，把今天剩餘的任務和明天的工作都加入隔天的待辦事項中，並事先確定好事情的優先順序。如此一來，在你展開新的一天時，你就已經很清楚哪件事是最重要的，一大早又該先著手進行哪項任務，不必再多花時間評估。
確認自己是否全心投入
通常，當我們初次開始使用待辦清單或任何一套新系統時，都會先全心投入一陣子，接著又會陷入舊的習慣之中，像是疏於確認待辦事項、忘記把新任務加到清單上，並單憑自己的印象來執行下一個工作。於是，我們就失去了待辦清單本可以帶來的許多好處，比如它能讓我們明確知道優先事項和重點，並確保自己不會漏掉任何工作。
就像展開新的節食或健身計劃一樣，唯有每天堅持，你也才能從這份新的待辦清單系統中獲得幫助。定期確認的步驟也是同樣道理，你可以把確認清單當成早上的第一件事，看看該進行哪一項優先任務。吃完午餐回來時，再次檢查清單，確保你有繼續按照優先順序來工作。而每次任務完成後、工作中斷、接電話、上廁所回來等等，也同樣可以查看清單，看看接下來該做什麼。
在展開任何工作之前，都要事先查看清單，確定好優先任務是哪一件，再開始著手進行。而在展開任何新的任務之前，也一定要先把它加入清單，並為它安排優先順序。把待辦清單當成你的生產力「聖經」，全心投入吧！相信這會有所幫助。
待辦清單範本
以下有一些簡單的待辦清單範本可以讓你嘗試，雖然都是與工作相關的例子，但也適用於任何類型的待辦事。坊間也有許多應用程式都包含預設範本，以下這些簡單的列表則能讓你輕鬆編列在筆記本或試算表中。
範例一：以數字標示優先順序
在以下的例子中，只需要按優先順序列出任務即可：
1. 購買廁所衛生紙（我們都知道這為什麼非常重要）
2. 擬定明天行銷會議的議程
3. 回電
4. 回覆信件
5. 審核新職缺應徵者的履歷
6. 與團隊一起發想新產品點子
7. 考慮《與星共舞》（Dancing with the Stars）真人秀的邀約
這是一個非常簡單但有效的方法，要記得，不能因為任務很簡單或是你很喜歡，就把它們放在最前面，不管複雜程度如何，清單中的第一項任務都應該是最優先的。
你可以每天重新排列並審視一次任務的優先順序。有些人會把清單的第一項空下來，或是預留各項任務之間的空位，以防新的或更要緊的任務出現。或者，你也可以把新任務寫在最底下，並用方法來突顯，但之後務必記得回頭確認清單底部！
範例二：以工作時段來劃分
還記得前面我們討論過的內容嗎？要為你的每項任務留出工作時段。以下就是按照工作時段來排序的待辦清單：
➤ 行政工作
▪ 購買廁所衛生紙
➤ 人資
▪ 審核新職缺應徵者的履歷
➤ 客服
▪ 回電
▪ 回覆信件
➤ 行銷
▪ 擬定明天行銷會議的議程
▪ 考慮《與星共舞》（Dancing with the Stars）真人秀的邀約
➤ 產品研發
▪ 與團隊一起發想新產品點子
和前面相同，你要將任務分類，並在各個時段內依照優先接續處理。也就是說，你實際上並不是從這個列表最上層開始執行，而是要回頭去看行事曆上的時間表。如果現在來到要處理行銷工作的時段，你就要從「行銷」下的第一個任務開始進行，以上表來說，也就是要擬定明天行銷會議的議程。我自己是使用這個系統，整理出各個工作大類下的任務細節，然後再依照優先順序接續處理。
數位與紙本待辦清單
我們前面有提到，有的人會使用軟體或應用程式來組織待辦清單，也有些人會使用筆記本、手帳或工商日誌。為了幫助你找出最適合的方法，以下列出兩種方法的優缺點：
我的第一個時間管理工具是一本實體的工商風格日誌。就如我在序中所提，那是以前的主管送我的一份精美禮物。多年來，我使用日誌的成效一直都很好。後來當我開始遠端管理團隊，這才轉向了記事軟體，但我有時還是會想念紙本日誌。
想要組織好自己的時間，無論是紙本或數位都是可行的方法，但如果你需要管理更大的團隊或與人遠端共事，我則會推薦前面提到的Trello或Airtable這類記事軟體。
內容來源：《為甚麼事情明明很多卻不想做？每天20分鐘克服拖延症，從此天天睡滿8小時，工作再多也能從容做完》商周出版授權轉載。
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