Yahoo奇摩新聞 「微型會議」正在成為國際新潮流！3個訣竅，會議開15分鐘就有效
撰文者：王貞懿 編譯
短會議正在興起。《華爾街日報》報導，視訊會議軟體Microsoft Teams的數據顯示，預定1小時的會議數量變少了。現在，15分鐘的會議就占了6成，高階主管與員工都變得更精打細算。
線上簡報軟體Prezi的執行長薩弗蘭斯基（Jim Szafranski）在接受《CNBC》採訪時表示，從新創公司到全球前100強企業，有越來越多人向他諮詢如何將會議縮短成15分鐘，從而讓員工擁有更高的生產力、減少職場倦怠感。
麥肯錫（Mckinsey）最近的一項調查發現，80%的高階主管正考慮或已經改變會議結構和節奏，來面對疫情後的混合式辦公情境。
該機構也觀察到，許多公司正在增加15～30分鐘的會議比例，而非傳統預設的1小時。例如，Netflix就規定會議時間不能超過30分鐘，要利用如備忘錄、vlog或podcast，取代單向傳遞訊息的方式，與會者要先閱讀相關材料，促進雙向溝通。
前Google搜索引擎部門副總裁、前Yahoo行政總裁梅耶（Marissa Mayer）也是微型會議的愛好者，在Google時，她每週約要開70場會議，許多會議只有10分鐘，這讓她能對員工需求做出快速的回應，也讓會議行程安排變得更加容易，讓專案和計劃能不斷的被推進。
你是否也曾經有這樣的經驗？明明企劃案只需要3天就能完成，但當你知道你有兩週的時間，你就會拖到最後一天才完成。這就是著名的帕金森定律（Parkison’s Law），「工作總會不斷膨脹，直到填滿所有可用時間。」開會也是如此，你有多久沒開過提前結束的會議？
員工也更喜歡較短的會議。根據CivicScience對兩千多位美國人進行的調查顯示，超過75%的員工認為，會議時間越短效率越高；1/3的受訪者指出，在會議開始15分鐘後，他們的注意力就不再集中了。
3步驟，開一場短會議
那麼到底該怎麼開一個短會議呢？
1.設定好合適的會議主題、要求發言簡潔。
你只有15分鐘，發起會的人，必須提供明確的會議目標，並確保會議過程中，不會離題，且每個人的發言簡潔，如此一來，才能替團隊省下更多時間來完成工作。
2.只邀請真正需要參加會議的人
特斯拉執行長馬斯克（Elon Musk）曾表示，會議是人們不工作時發生的事情，請停止大型會議，若要一定開，請確認會議內容對所有參與者都能提供價值，且時間必須保持簡短。
3.讓參與者提前做好準備
Slack前高層、靈活工作智庫未來論壇聯合創始人艾略特（Brian Elliott）指出，在會議前向參與者發送會議資料，可以幫助他們更充分的準備。亞馬遜創辦人貝佐斯（Jeff Bezos）也在公司推行類似的做法，會議開始時，與會者要先進行15～20分鐘的「無聲會議」，用來閱讀資料，以提升問題與討論的品質。
組織心理學家羅格爾伯格（Steven G. Rogelberg），同時也是《會議的驚人科學：如何帶領團隊達到顛峰表現》一書的作者表示，高效、簡短的會議，已經證明能帶來巨大的正面影響，這符合人類注意力有限、會感到疲倦的事實。
但他也提醒，想確保微型會議不流於形式、變得陳舊，可以每隔幾個月舉行一次評估會議、發送匿名調查，了解員工對短會議的正、反評價，並徵求改進意見，更重要的是，短會議是一種保持同步的一種工具，還需與其他管理機制相互配合。
資料來源：華爾街日報、TED、CNBC、Mckinsey、SHRM、HRM
核稿編輯：吳和懋
責任編輯：倪旻勤
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