【換日線學習】不論學術或商用，3 原則助你攻克英文寫作

作者：張育誠

高中時期我最討厭的課程便是「英文作文」，倒不是因為拿不到好的分數，事實上我每次分數都蠻高的；但分數高的原因，僅僅只是把課本上有的句型、片語、單字、例句等，想盡辦法寫出來，證明自己會這些東西，然後給個開頭及結尾──只要文法及拼字不要錯太多，基本上都能拿到不錯的分數。但在這種寫作裡，我完全找不到意義，不知為何而寫，寫作只是為了考試本身，久而久之便開始痛恨寫作這件事。

一直到英國讀了人類學研究所，被逼著每數週交出一篇 3,000 字的論說文（essay），及最後一萬字的畢業論文（dissertation）後，才發現寫作其實是整理自己思緒的最佳方式。在引用其他人類學家論點來佐證或反駁立場時，更能釐清自己的論述，也因此漸漸明白寫作的重要性，並且找到其意義與價值。

我並不覺得自己是個厲害的英文寫作專家，也不認為自己擁有豐富的單字量，能使用華麗的文藻讓文章生動有趣，但當初畢業論文拿到了 “ Distinction ” 的最高榮譽及評分教授的讚賞，在英國工作 10 年來也撰寫過不少投資研究報告，因此我在構思英文文章架構上，尤其是學術文章或職場報告如 Personal Statement（自傳）、Cover Letter（求職信）、Essay、Dissertation、Whitepaper（白皮書）等，個人倒是蠻有自信的。以下根據我的自身經驗，加上公司訓練課程所傳授的一些商業寫作技巧，發表自己對英文寫作的淺見。

寫作前，請先設定 3 個問題

首先，寫英文文章要俐落地回答問題，並且最好不要回答超過 3 個問題。這裡說的問題也可以想成是主題，我用「問題」這兩個字是為了讓你能換位思考，想想閱讀文章的人想要從中得到什麼，不同的文章會有著不一樣的問題需要解答。

例如 Personal Statement 或 Cover Letter 要回答的問題大概會是：你是誰？你為什麼申請這個科系／職位？你有甚麼突出之處要我們大學／公司錄取你？會議記錄要回答的問題則通常包括：會議的重點是甚麼？有沒有誰下一步應該做哪些事（action points）？

在大學或研究所，通常教授便會針對 Essay 給予一個問題或要申論的主題，該主題便是要專注回答的問題；至於 Dissertation 的主題甚至是章節內容都能自訂，而每個章節的主題便是一個你需要回答的問題。

這裡提到不要超過 3 個問題或主題，乃是因為我一向奉行 Rules of three，超過 3 點的內容通常大家從第四點開始印象就會逐漸模糊；再加上太多主題會模糊焦點，更有可能造成雜而不精的印象。例如你的 Cover Letter 除了上述的問題以外，如果還加入其他主題像是你的工作資歷、你正在進修的證照、你專業技能以外的興趣等，便會分散面試官對你「突出之處」的注意力；再加上工作資歷從 CV 便可以一窺究竟，而興趣通常會在面試階段聊到，也因此這些主題加在這個地方對我來說便成了累贅。

開門見山，直入主題

而要「俐落地」回答問題，建議開門見山的切入主題。以 Personal Statement 為例，若你申請的科系是熱門科系，教授一天看好幾十份文件，恐怕沒那麼太多時間看你鋪陳的故事。例如假設你從化工系轉人類學系，與其長篇大論從你過去在化工系時發生了甚麼心境轉換，一直到現在終於對人類學充滿熱情之類的；我會建議顛倒過來，先闡述你現在對人類學系的熱情、對這個科系哪個教授的研究特別感興趣之類的，先回答了必須回答的問題，再花時間及版面在其他補充方面。

當然有些經驗老到的寫作者能把文章寫得文情並茂，讓人讀了前幾個句子便眼睛為之一亮想繼續讀下去，如此也不用拘泥於開門見山的架構。但一般情況之下，我會建議先把及格分數拿到了，再往上疊加其他加分項目。而商業用寫作更是需要一針見血，句子短、用字簡潔，第一段前幾句話便清晰表達整篇文章的重點，絕對是八成以上文章的基本開頭。

佐證、強化你的答案

接下來，佐證你的答案，以不同方式繼續強化你的回答。在研究所我給 Writing tutor 改文章時，他其中一個批評令我印象深刻：

A statement without further explanation is a dumb statement.

意即一個聲明必須加以說明解釋，否則只是個愚蠢的聲明。一個罪犯上法庭若一直聲明自己是無罪的，但既不解釋為何無罪又拿不出證據顛覆檢察官的搜證，想必沒人會信服，他的聲明便毫無意義。

先前在改一些後輩的 Personal Statement 的時候，常會看到有人寫說「除了對這個科系及學校的熱情之外，我也想在倫敦生活，因為我喜歡倫敦的多元」，寫完這句後，話題便轉向別處。我不禁思考「倫敦的多元」究竟指的是什麼？是人種多元、食物多元、犯罪多元還是天氣多元？而多元帶給你求學或人生的益處在哪？多元能讓你產生靈感應用在所學，還是多元能讓你拍很多網紅照片上傳到社群媒體？多元若對你來說是重要的，那你便必需花心思傳遞那份重要性，任何的陳述都必須有相對應的佐證及說明。

其他類型的寫作，像是填寫公司制式的年度同事表現時，不要僅僅寫同事工作很有調理（organised），因為這種年度回饋便是要 Factual（基於事實）及提供 Evidence（證據），若能提到他在哪幾個案子做了什麼特別有規畫的事便是最佳的證明。

而以不同方式再次回答問題也是非常重要的。若以音樂來譬喻的話，一個美妙的旋律或副歌，絕對不會只是彈個兩三小節便結束，副歌也通常會重複兩三次來強化大家對它的印象，每次的副歌又會稍有變化增添巧思及樂趣。用在寫作也是同樣的道理，同樣的答案，引用不同學者的論點，乃是寫論文慣用的手法。

寫 Cover Letter 時，假設主題訂為「我有能力勝任這份工作」，除了說明自己就讀相關科系、專業知識足以勝任以外，也能描繪某個實習給予自己實務面操作的經驗，或是某個課外活動或興趣賦予了你這份工作非常需要的問題解決能力（problem solving skill）等，都是能運用來再次強調自己擁有這份工作所需技能的例子。

正向收尾，首尾呼應

第三，把握基本結尾用法，以正向收尾帶給讀者愉悅的心。再次以音樂作為譬喻，一首歌的結尾可以有上千種可能，爵士歌曲的結尾更可能千奇百怪，但基本的終止式如 5 級和弦轉 1 級，或全音向上結尾（Backdoor progression）乃是經典不敗。寫英文文章也是同樣的概念，中規中矩的收尾通常都是最佳解，而最常用的收尾便是總結及前後呼應。

例如在 Personal Statement 的第一段可能提及你對這個科系的嚮往與熱情，最後一段便可以重申這份心情，也可以再一次以簡短的兩三句話帶過你的優勢及能為學校、課程、其他學生帶來的正面貢獻之類的。這裡提到的「正面貢獻」正是我所說的正向收尾。一般而言，大家普遍都喜歡完美大結局。有些電影、戲劇或動畫用悲劇收場，確實能很有衝擊力，但個人覺得用得不好的話只會壞上加壞。

其他例子如給同事的年度回饋，若是提及同事做不好的地方，一定得在最後一段給一些建設性的建議並補上一個同事做得好的地方。這同時也是管理學上有名的「三明治理論」──批評與指教要夾在兩個正面鼓勵與讚美之間，此方法最容易傳達須改進之處，而不至於傷害當事人的自尊心，並給閱讀者一個能積極面對自己缺點的動力。

以上這三點乃是我最常使用的英文寫作手法，小至回覆一封 email，大至畢業論文，基本上都是圍繞在這三個基本手法上做發揮。寫習慣之後其實也不用一直想著這三點便能自然地運用出來，但偶爾少了點靈感或需要寫一些較為正式重要的文章時，回歸這三點的運用一向都是我習慣的寫作方式，在此分享給大家。

※本文由換日線網站授權刊載，原標題為《不論學術或商用，「3 原則」助你攻克「英文寫作」》，未經同意禁止轉載

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作者簡介：

張育誠，大學畢業於台灣大學化學工程學系，研究所到英國 UCL 就讀人類學，畢業後在英國最大的投資顧問公司 Willis Towers Watson 做投資分析師。滯英約十年左右，期間在溫布頓買了一間小屋，生了一個女兒，去了42個國家。興趣是旅遊、彈琴、健行、園藝。