人生路引》要事第一、自我管理第一人 讀史蒂芬.柯維《與成功有約》

信傳媒編輯部
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每個人都覺得時間不夠用,但聰明的人懂得認識時間管理的排序重要性。(圖片來源/Pixabay)

柯維生前著作等身,聲譽斐然,不識者譏他為成功學大師,以雞湯一詞概括他的種種創見。不過,若以如此偏狹的角度定調,可能會錯過他許多重要的觀點。

他自謙所述非創見,只是整理前人智慧,我不這麼看。自古以來談時間效率、自我管理之人所在多有,談得扼要又發人深省的,柯維是當中的佼佼者。他擅用簡單道具,在短時間內釐清重要觀念,還讓人終身牢記。

他提過的觀念中,至少有三個,我認為非常值得內化成自己的行事依據。

要事第一

過去在接觸其作品的過程中,我被他一段名為「認識時間管理的排序重要性」的影片內容所震懾到。

影片中他在一個上百人的演講場合侃侃而談,他引導一位女士,問對方是否身陷一堆小事中?女士的答案跟你我一樣:「是。」他一邊解釋、鋪陳時,把一堆綠色小塑膠球,倒進一個空盆中,他說這些塑膠球好比是生活瑣事。接著,柯維請女士把幾顆稍大一點的石頭也放進這個空盆中,但不能超過空盆表面。不能超過的理由是:空盆內的空間,象徵上帝公平給我們每個人的24小時。

擺放過程中,女士不得不放棄一塊名為「sharpen the saw」的石頭,直譯是:磨利你的鋸子。我用一個小故事來詮釋:有一個樵夫用一把鈍斧頭,砍柴砍了六小時,他雖自知斧頭鈍,但他不知道,如果他花一個小時把斧頭變銳利,無論用磨刀石或乾脆花錢買一把新的都好,他可能只要再花兩小時就可以砍完本來六小時才能砍完的柴。

在工作或生活上,很多地方我們都可以花點時間「把斧頭變利」。如果我們沒有轉念,屈就老舊工具、軟體、設備,長期來看,我們將耗費更多金錢跟人力。

回到那位女士身上,她無法完成任務,擺放石頭到最後,仍有很多大石頭突出小塑膠球表面。大石頭上各自貼了一些說明,代表我們生活中的諸多重要事項:「就業」「假期」「關係跟家庭」「服務、社區、教會」「計畫、籌備、預防、授權」。意思是說,如果我們的時間被瑣事所困,就不敢放假,也沒有心力去經營家庭關係等更重要的事情。

柯維繼續引導那位女士,暗示她可以換個方法,重置這些大石頭跟小塑膠球。此時女士似乎靈光一閃,眼神望向桌上另一個空盆,這時她決定先放進所有的大石頭,然後再依序放入小塑膠球,最後她成功完成任務。這表示她領略到,如果重要的事先做,剩下的時間仍足以完成其他小事。此時全場歡呼,你可以發現,所有觀眾都很享受這個「Aha Moment」。

在影片中,柯維藏了一步,他雖語帶肯定的和那位女士互動:「你是個親力親為的人。」(You are a hands-on person.)其實柯維的觀念反對人們事必躬親,他強調要懂得拒絕跟勇於授權。成功的人一天也只有24小時,但是他們懂得在該說不的時候說不,也比我們更勇於交付任務。

時間管理矩陣

柯維用的道具其實只有空盆、小塑膠球與大石頭。影片裡大石頭中的兩塊:一個是「第二象限」,一個叫「第一象限」。這是柯維另一道招牌菜:時間管理矩陣的內容。

柯維用四個象限來釐清所有事物的調性,兩條軸線分別代表緊急跟重要程度,交織出:緊急但重要、不緊急但重要、緊急但不重要、不緊急也不重要,共四個象限。

第一象限代表緊急且重要的事情。影片中的例子是:需立刻回覆最大客戶訊息,不然會……

第二象限代表不緊急但重要的事,也就是影片中說的計畫、籌備、預防、授權類的事情。

影片中沒有著墨的第三、第四象限,就是那些小塑膠球代表的事情。

柯維詮釋很多人把時間花在緊急但本質不重要的事情,被事情的急切性牽著鼻子走,而花掉了時間;相對重要但不急的事卻選擇擱置,擱置久了,不急變成急事,結果要花更多倍的時間才能完事。柯維鼓勵大家捨棄第三、第四象限類的事情,投注心力在第二象限那些重要但眼前尚不急迫之事,這才是個人管理之鑰。

關注圈VS.影響圈

柯維曾提過「關注」一詞,我們可以想像這是社群媒體按下「關注」某人的概念。關注下個月會不會獲得加薪?關注武漢肺炎肆虐期間的股價漲跌?關注大樂透能不能中獎?

加薪與否、股價漲跌、流感疫情,都非操之在我。很多人希望有夠用的退休金,希望世界不要有戰爭,希望匯率不要變動太大。凡此種種,都可視為關注圈內之事。關注圈內問題的調性,我們只能遠眺。你再關心美、中議題,美、中貿易戰也不可能因你一人而改變開打與否的既定態勢。所以一個整天談中論美、卻絲毫不改變自己的人,他心力都放在關注圈,而非影響圈。

而柯維說的影響圈所指涉的事情,我們可以理解為:那些操之在我,我的作為可以決定結果的事情。也許這個結果小到近乎不起眼,但扎扎實實的由我百分之百所影響。我若不抽菸,家中長輩、稚童在家中,就不可能因為我而吸到二手菸。我們可以控制自己不抽菸,不碰檳榔,把心力投注於自己能有所作為,或約束自己有所不為的事情。最後的結果,會讓我們得到關注圈內的理想結果,以此例來說,就是健康。

我把心力主要放在影響圈的人稱為「影響圈型人」,這型人遇事反求諸己,凡事總問我還能不能多做一點什麼;而把心力主要放在關注圈的人名為「關注圈型人」,這類人最擅長談天論地,甚至指天罵地。

關於退休生活,這兩種類型的人從年輕時的思維跟行動就截然不同。影響圈型人的心力會花在:及早規畫房貸、壽險、儲蓄、定期買一筆ETF。關注圈型人則會花很多時間跟朋友討論,政府應該怎麼打造出一個理想國,或者養老院收費應該一個月多少錢,要讓百姓付得起云云。

闕又上先生的大作《為什麼你的退休金只有別人的一半?》有很多好觀點,閱讀的時候可以檢視自己的切入點是偏向關注圈型人,還是影響圈型人。

從關注圈到影響圈事情可能會有大改變

台灣很多學校的校務基金是放郵局定存,投報率在1%上下,連通膨都追不過,伊利諾或耶魯大學的校務基金則有6%到13%的年均報酬。(成大前校長賴明詔曾分享:「相較美國大學在景氣好時獲利可以超過20%,台灣的大學在景氣好時,還是只有2%,差距很大。」)

若從校務基金縮小範圍來討論社區管委會基金的話,我曾經天馬行空的想過,如果我以前住的社區,在近年幾度的低點買下0050,他的配息就可以讓大家的管理費至少打對折,再過幾年甚至可以免費。當時我的想法很像是關注圈型人的典型想法:希望別人去做一點什麼改變,以達到我的願望,己願他力也。

那麼,影響圈型人會怎麼做?他會開始自己存下0050,如果你從2005年到2020年,就算每年都用當年度最高價買一張0050,你總共需要花113萬元,最後你會有16張0050,股利以3元計算的話,你一年的配息大約有4萬8千元,這已經足以支付一個月管理費4千元的社區。而且你終身不用再掏自己的錢就可繳管理費,股息足以勝任。

如果我們把這套方法一個一個說服社區裡的住戶好友,愈來愈多人如法泡製,甚至共識可以強大到讓住戶大會通過每年都把社區裡的閒置資金購置0050(甚至是美國的VTI),真有一天,股息就能幫我們繳清管理費。

內容來源:《人生路引:我從閱讀中練就的28個基本功》先覺出版社授權轉載。

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