善用專案管理思維 解決與「事」相關的麻煩

從結婚、搬家、創業到俄烏戰爭，都是專案，專案管理，是給一個人的最佳考驗，因此應該爭取各種機會，獨當一面，提升自己的管理才能。（圖片來源／Andrea Piacquadio@pexels）

人生從小到大，從生到死，都是不斷面臨各種專案，不管是上學、考試、留學、求職、搬家、旅遊、戀愛、結婚、聚餐⋯⋯皆然；在職場上所面臨的，也是大大小小的不同專案，諸如研發、設計、銷售、採購、報表、簡報、展覽、簽約、投標、工程、客戶服務⋯⋯。

所謂專案，英文叫project或program，是指為了達成某項特定任務的工作過程，大到送人上火星，小到辦場聚餐， 都可算是專案。

一般企業組織大都是依職能而分的階層式，例如研發、業務、行銷、財務、會計、人資、總務、生產，或是事業部制； 可是專案通常是跨部門的運作，牽涉到平行的溝通協調與團隊分工合作，甚至跨國的區域協同工作，因此難度較高。尤其是良好的專案管理必須在有限的資源下，於期限內完成使命，必須滿足預算、人力、時間、資訊、法規、技術、知識、品質、客戶滿意度等內在與外在的限制條件，而非有無限資源可為所欲為。

根據莫非的三大定律（Murphy’s Law）：一、實際所用的錢，總比預算中多；二、實際所花的時間，總比預計的長； 三、可能出錯的地方，就一定會出錯！（What can go wrong, it will go wrong.）這可說是專案管理的金科玉律。

由於專案管理是跨部門的工作，常要面對各個不同部門的本位主義，以及錯綜複雜的人際關係和組織政治，如何克服各種困難和變局，在期限內圓滿達成目標，實為專案管理的最大挑戰。

專案的生命周期

英國的科弗代爾機構（Coverdale Organization），將專案管理分為下列七個步驟：

1. 界定任務： 宣布目標、介紹任務、人員編組⋯⋯

2. 確定目標： 必要性、重要性、標準、目的、衡量基準⋯⋯

3. 蒐集資訊： 腦力激盪、以往的經驗、技術需求、可行方案⋯⋯

4. 工作內容： 管理制度、程序、作業細節⋯⋯

5. 細部計畫： 人（Who）、事（What）、時（When）、地（Where）、方法（How）以及原因（Why）

6. 實際行動：執行、控制、檢查、調整偏差、教育訓練 ⋯⋯

7. 任務檢討： 效益評估、得失探討、經驗累積⋯⋯

以下分別細究關於專案的各個部分。

專案發起

發起專案的來源很多，可能是基於業務上的需求，或新穎的創意，或客戶的抱怨、競爭者的壓力、產品的缺陷等有待解決的問題。可能是上司主動命令，也可能是由部屬提出， 但不管如何，專案從發起到立案，最好經由正式的程序，包括申請表單、審核制度、核駁基準，以免失之草率。該做而未做的專案固然可能是機會的損失，但不該進行卻貿然推動的專案，反而危害更大。

專案小組

專案小組通常是為了處理某種特別情況而形成的任務編組（task force），其成員沒有固定的隸屬關係，一旦任務完成後，小組即行解散，這種團隊的組織與常設部門大有不同。

專案團隊成員應當慎選，但也不必要求個個均為菁英， 事實上，團隊中可能需要各種不同人才，互補短長，相輔相成，諸如：

專案領導人

團隊成員中，最具關鍵性的當然是專案領導人（project leader 或project manager），他必須具備很強的領導能力、富責任感、有達成任務的使命感，更要善於解決問題，調和鼎鼐，以便有效管理眾人，群策群力，邁向共同的目標。

為了統籌全局，專案領導人最好深諳工作的細節，避免獨攬自己最擅長或最喜歡的工作，而以較高層次的著眼點， 與上下保持暢通的聯繫。

強人型的領導者，常犯了剛愎自用、凡事一把抓、事必躬親、驕縱自大、目中無人的毛病；反之，鄉愿型的領導者卻可能推動乏力，過猶不及，均非所宜。因此領導人如果選擇得當，專案等於成功了一半。

許多專案的失敗常是由於缺乏適當的宣導和教育。在尚未正式進行專案之前，領導者最好先將該專案的目標、期限、預期目標、效益，以及對各部門可能產生的影響（因為每個人最關心的事還是「這對我有什麼好處？」），利用各種管道（月會、 內部刊物、上級命令、公函、E-mail、備忘錄、LINE 群組、佈告、私下傳話等），使有關人員周知。在教育方面，亦可適時舉辦與該專案有關的訓練課程或座談會、專題講座之類，亦有助於溝通，而使專案小組的努力事半功倍。

專案計畫

一個完整的專案計畫，至少須涵蓋下列項目：

1. 專案的目標：最好以量化的數字表達，而不只是抽象的定性目標。

2. 邊界條件（boundary condition）： 各種資源的限制（constraint）。

3. 成本效益分析：預估所需的費用，及預計可產生的回收（有形及無形效益）。

4. 期限及時程安排（deadline & schedule）。

5. 所依據的策略、方法論或指導準則。

6. 專案小組之組織、職等及分工事項。

7. 請求上級或有關部門協力之事項。

評核專案計畫

擬好專案計畫後，當然就要擬定評核該專案成效的一套系統。談到專案計畫的時間管理技巧，首先必須談到赫赫有名的「計畫評核術／要徑法」（PERT / CPM）。PERT / CPM 的好處甚多，諸如：

雖然PERT / CPM 有這麼多的好處，我國推廣也已有幾十年的歷史，大多經理人均有此知識，然而實際上應用卻尚未普及。主要的原因是計算繁瑣、繪圖麻煩，一有變動，更是牽一髮而動全身。幸好電腦上的套裝軟體物美價廉，大幅簡化了計算工期和繪製網路圖的工作（如Microsoft Project、Primavera、HPM 等）。

專案的進行，亦須取得相當程度的優先，避免受到營業旺季、重要幹部出國、 重大工程（如擴建新廠）、投資新事業或其他更優先的專案影響，而發生被迫延遲的現象。萬一有這些情形，必須立刻進行協調，爭取支持，或修改專案計畫，以因應實際狀況。

專案控制

為了有效控制專案，減少執行的偏差，可採取以下方式：

1. 報告系統：

專案領導人應注意主動、定期、口頭的報告，確保上級主管知曉專案的狀況，使他們放心，並爭取他們的支持及參與。

2. 複核系統（walkthrough）

無論是如何用心、高明的規劃，最好再經過另一組客觀專家的複核，以證實其合理可行。

3. 里程碑檢查（milestone review）

在專案全程中設置幾個重要的里程碑，例如計畫核定、分析／設計定案、簡報通過、QA 完成、系統驗收等，逐步比較預期與實際的差異，必要時迅速採取措施來矯正。

4. 預算控制系統專案所花的費用，最好鉅細靡遺，列入統計，以便合理分配資源，把錢用在刀口上。

專案團隊的人性管理

專案的管理，並非單獨的學問。事實上，它綜合了計畫、控制、開會、簡報、意見溝通、談判、領導、問題分析及解決、決策、授權、時間管理、諮商、閱讀、激勵等技巧，而其中最重要的，應是人性管理，因為負責專案管理的主角，還是「人」。

一個健全的團隊之表徵，是他們擁有共同的目標和共識， 有共通的語言（工作信念、習慣、術語、風格等），而且彼此關心，肯定所有隊友的價值，並且以達成任務為唯一的使命。為了達到這樣的境界，專案管理者必須：

如此，將可擁有一個「贏的隊伍」或「夢幻團隊」，當任務圓滿達成時，專案小組的表現，必可獲得經營者的肯定， 而所有成員的能力，亦在不知不覺中長進了不少。

專案危機管理

「人生不如意者十常八九」，有時候專案的進行，也會遭遇意外的困難，嚴重者甚至可能變成危機。專案領導者要有敏銳的知覺（sense），及早察覺徵兆，例如：

解決之道是：計畫要富有彈性，決策不要下得太倉促， 針對偏差做問題分析、決策分析及潛在問題分析。如果一切的努力均已無法挽回變局，而看起來即將失敗時，也該設法使專案小組全身而退，不致無法收拾。

專案檢討

專案完成之後，還應該對整個過程進行檢討，包括以下面向：

從結婚、搬家、創業到俄烏戰爭，都是專案；從清潔工友到總統，都可能是專案領導者。專案管理，是給一個人的最佳考驗，測試其是否具有愛心、耐心、恆心及各種才華， 因此應該爭取各種機會，獨當一面，以啟發自我，激勵潛能， 提升自己的管理才能。

內容來源：《PSR全方位問題分析與解決法：1套架構X1張表格X20個工具，李良猷從破解難題到發現機會的實戰思維》商周出版授權轉載。

(原始連結)

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