在家工作Email滿天飛 學會封存、延遲、略過、直接刪除 4項信箱整理術

Yahoo奇摩(新聞)

防疫期間很多公司開始施行「在家工作」(Work from home),平常坐辦公室如坐針氈、上緊發條,換個熟悉舒適的環境、減少主管緊迫盯人的壓力後,不免擔心在工作細節上出包!根據調查顯示,同事間藉由Email溝通的比例是100%、電話通訊是80%、訊息框則是66%,可見Email是最頻繁、最需注意細節的管道!疏漏一次可能就會有不專業的形象......

今天就來將職場Email來往「一不小心會出包」的重點整理好,讓您在家工作依然專業自信!

「CC」 對方只需知悉不需執行 「BCC」保護個資不讓其他人知道誰收信
在職場上很常聽到長官說:「把這份文件CC給我。」但你知道CC和BCC的差別嗎?收件人(To)、副件(CC)和密件副本(BCC)三種區別,該傳給誰可是大有學問:

  • To(收件人): 先從「收件人」來看,不難理解就是代表「需要執行、回覆」或是「主要告知」的對象

  • CC(Carbon Copy, 寄件副本): 「副本」通常是指相關人員,需要知悉此事但非執行單位的對象,舉例來說,對方會是你的直屬主管,或者是主要收件人的直屬主管。

  • BCC(Blind Carbon Copy, 密件副本):「密件副本」是你想要某些人知道,但又不希望其他人看到資料的名單,同時能保護密件副本收信人的信箱帳號個資,是比較禮貌的做法。

此外,許多人習慣以群組發送郵件,但其實最佳狀況是確認你知道群組內的每一人,再以大群組發送,以免讓人收到無關的郵件、徒增困擾。

按「回覆所有人」讓老闆知道你有做事!
假設今天在家工作的你,收到同事寄的緊急郵件要處理,千萬不要太緊張,直接按「回覆」!如果是「直接回覆」,代表回應的內容只會傳回給發信的當事者,副件的收信人不會收到,造成長官或是相關人員無法掌握事情的進度。有可能變成你忙完一場後,主管壓根沒看到你做事、還以為你在家偷懶,那就跳到黃河洗不清啦!所以建議有收件人在副本欄的話,以「回覆所有人」會是比較保險的做法。

將信件設為「未讀」、「延遲」避免忘信窘境
以上班族來說,每天收到幾十封信是常態,尤其現在遠端工作期間,郵件往來會更加頻繁,忘記回信或是太晚回信都是大忌,不如現在就來改變處理Email的方式,養成看完信之後馬上回信的好習慣。如果沒有辦法「馬上」回覆,這時就可以把信件設成「未讀」,或是把信件「延遲」,設定好指定時間後系統會再次發信讓你看見,等同於有更多機會提醒你該處理這封郵件囉!

手機App左右滑 快速刪除、標示郵件增加效率
很多人會用手機App收發Email,快速的郵件整理術也應該學一下,以小編習慣使用的Yahoo信箱App來看,在收件匣信件列表從「右往左滑」設定為「刪除」快捷,不需要開信閱讀或開信處理的信件,直接滑掉即可刪除;而反向的「左往右滑」則設為已讀或是未讀,提醒自己還需要處理該封郵件,透過此方法,讓自己在零碎時間也能快速整理Email。

同場加映:搞懂「封存」和「略過」,處理完的信眼不見為淨!
「封存」信件其實也是整理Email的妙招,但常常有人搞不清楚被封存到哪了。平常使用信箱時,使用者會在「收件匣」內開啟信件,當選擇把郵件「封存」時,這些郵件會被移動到「所有郵件」內,在「收件匣」就不會看到已被封存的信件,對於「不想刪除又不想看到」的信件,這應該是最容易上手的郵件整理術。「封存」還有一個很聰明的地方是,平常開啟信箱在收件匣時並不會看到它,但如果有其他人回覆你這封信時,就會自動再度回到「收件匣」內。

面對猶豫不太敢刪的郵件,除了「封存」之外,還有「略過」這個功能,當郵件選擇「略過」,郵件就會被移動到「所有郵件」內,在收件匣就不會看到,而

「略過」與「封存」不同的是,如果之後還有人回覆你這封郵件,是不會再跑回收件匣內,但若想要找回這封信,可以直接用搜尋的方式找回這封郵件,很適合你已經認為這是一封「可有可無」的信件,但以備萬一之後還會想找出來,就把該封信歸到「略過」吧!

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