Yahoo奇摩新聞 多問老闆一句話，了解目的在行動！4個「一分鐘思維」讓工作效率加倍、業績達標
人生苦短，不該花那麼多時間在瑣碎、自己不開心的事情上，要是能省下被提案打槍、工作修正作業的時間，不就可以多刷幾部劇了嗎？
根據日本作家松尾昭仁在書中《1分鐘高效工作術：6種一分鐘思維與71項實戰心法，讓你工作提速、業績超標、下班準時！》的介紹，每件事情只要多花一分鐘，就能化繁為簡、提高效率，甚至能獲得老闆、客戶的賞識。
1.提案準備「2個選項」
「原本沒打算買的，但一回神才發現已經買下來了。」相信大家都曾經有此經驗吧？
我去選購衣服時，經常陷入這種狀況。試穿一件還算喜歡的衣服，走出試衣間，店員又拿了另一件給我看：「這是類似款式的襯衫，我覺得您很適合這種明亮的顏色，您要不要試穿看看呢？」既然店員推薦，就試穿看看吧，結果原本不打算買的，卻變成開始思考：「要不要從這兩件中挑一件呢？」
把「要？不要？」變成「要哪一個？」
聰明的人在工作上一定都會「準備兩個選項」
當眼前只有一件商品時，我們猶豫著「買？不買？」，當你這麼猶豫的時候，就代表有五成的機率不會買；而且，如果當下被店員強迫推銷，就會乾脆不買了——這是人性。但若有另一件商品可選擇，眼前擺著兩個選項，情形又會如何呢？
「買？不買？」這個選項，不知不覺間就變成了「該買哪一件？」也就是以購買為前提，演變成二選一的狀況。這樣的變化只需要短短數十秒鐘。連一分鐘都不到，人心說變就變。因為了解這個道理，所以聰明的人在工作上一定都會「準備兩個選項」。
舉例來說，家電量販店的超級銷售員，會對欲購買電視的顧客說：「我推薦這款和那款電視。這款有節能省電功能，而另一款的螢幕效果對眼睛比較好。」換句話說，他當下會立即提供顧客兩個選項。將可供比較的條件提示出來後，原本考量「買？不買？」的階段瞬間結束了。
不僅在銷售技巧上，這種訣竅也可應用於對客戶的契約內容，以及對上司的提案等。提供兩個選項，可以成為關鍵時刻的突破口。例如，你向上司如此提案：
「這是我針對三十到四十歲男性所企劃出來的商品，請您過目。其他公司推出以三十到四十歲男性為主的同樣商品，銷路似乎不錯。我提出的這項企劃案也是以同一客群為目標，想必具有相當的接受度，我對這項企劃案深具信心。不過，另外這一類小眾市場的商品也挺有意思的。與其針對一般消費者，這個企劃更能抓住核心客群，如果中了，一定大發。」
兩個選項一定要「差很多」
此時若提出兩個太相近的選項，反而會給主管帶來「兩個都沒什麼特別感覺」的印象。因此，不妨準備一個比較極端的企劃。順帶一提，選項太多的話反而無法定奪。請將選項縮減到兩個，如果兩個都不能發揮決勝負的一擊，就納入對方的建議，提出第三、第四個選項。然後設法引導對方在最後兩個選項中擇其一。
2.清楚了解「目的」再行動
「這個文件印十份。」若上司下此指示，你會怎麼做呢？立刻拿著文件跑到影印機前面？
其實，這樣是不夠的。對上司而言，你是他的「眾多部屬之一」，而一位予人好評的部屬應該這麼反問：「請問這份文件的用途是什麼呢？」這麼一問，能夠加深上司的印象。「是部門開會要用的資料。」
如果上司這樣回答，你可以再問：「那麼，我將資料印為雙面好嗎？這樣可以減少文件的分量。」；如果上司回答：「是要提供給客戶的。」你則可以主動提議：「要不要加上封面裝訂起來呢？」這麼一來，有些上司會認為你很「聰明伶俐」，有些上司則不然，說不定還會說出一些不客氣的話：「是下午開會要用的，你難道連這都不知道嗎？」「當然是要拿去客戶那裡的，你要加裝個封面。」即使如此也無妨。和那些言聽計從、拿著資料就印的同事相比，你的勇於表達以及思考後再行動的表現會令上司印象深刻，久而久之就會對你另眼相看了。
被指派任何事情時，你要能洞悉下一步。
「這份報告何時交出來最理想？」「是特別的客戶嗎？那我來準備咖啡吧。」這種細心的詢問不必花到一分鐘，但日積月累就能加深上司對你的信賴了。
3.「一張資料」只傳達「一個訊息」
不管是開會、向客戶簡報或向上司提案，工作上不少場合都是必須爭取對方的認同。但對方並不會如我們所願地仔細聆聽，也不會認真閱讀資料。若要對方聆聽和閱讀，你必須自己多下一點工夫。
那麼，進行提案時，可以下怎樣的工夫呢？
提案時，一般都是用PowerPoint製作簡報資料。此時，如果你看了自己製作的資料，自信十足地認為：「我想表達的內容全都寫在這裡了！」那麼這份資料是失敗的。為什麼呢？因為發言的人把內容寫得越詳盡，對方就越不想聽、不想看。他們會認為：「現在不聽也沒關係，之後再看資料就行了。」
資料準備得越周到詳盡，反而越會削減對方想聽的欲望。而且，如果資料上都寫得清清楚楚了，實際的提案會變成什麼狀況？請試想一下。把資料內容全都讀過一遍就完了。不僅對發言的人，對聽眾也一樣，「與其聽，不如讀資料」，那場提案就變得窮極無聊。那麼，你製作資料所花費的時間可說是完全浪費掉了。
不然，該怎麼做呢？資料上只寫出能引起對方興趣的內容即可。使用PowerPoint製作簡報時，基本上一張簡報只放一個訊息。
一張簡報所給予的思考時間，以一分鐘為鐵則
內容最好是能讓人產生意外的連想，也不妨放進可以佐證說法的圖表。當然，重要的關鍵字一定要寫上去，可能的話，能寫出令人印象深刻的標語則效果更佳。
與其用「以目標客群女高中生為主的意向分析」這個標題，然後羅列分析結果於後，不如直接給一個簡明的訊息，例如：「女高中生竟然邁向歐吉桑化！」這樣更能引人注目吧。
・先用資料引發興趣，再以口頭說明詳細內容
換句話說，提案的要訣是先用資料引發興趣，再以口頭說明詳細內容。這樣一來，就必須分開準備說明的資料以及給對方閱讀的資料。或許多費了一番工夫，但所花的時間不會浪費，絕對值回票價。
順帶一提，我在講座上並不會積極準備資料，真的很重要的關鍵字才會寫在白板上。在講解時不太使用白板的人，一旦開始寫白板，聽者就會認為「這肯定是非常重要的訊息」。提案資料也一樣。如果寫得鉅細靡遺，重點反而容易模糊。為避免無法聚焦，應該只將真正重要的關鍵點彙整出來，給對方一份簡潔又容易理解的資料。
4.「請給我1分鐘時間」的前置效果
不論對方是客戶、上司或部屬，溝通的基本要件就是「傳達」。那麼，要將你想說的話確實傳達給對方，需要怎樣的技巧呢？尤其上司如果正在忙，你可不能妨礙到他的工作。
・先告知「請給我一分鐘時間」
對忙碌的上司而言，部屬報告的時間長度是很重要的問題。如果讓上司覺得你會囉嗦個沒停，他就會把你的問題延後處理。因此，一開始就說明「一分鐘」，讓上司能夠放心地聽你說話。當然，既然這麼說了，就必須真的在一分鐘之內把話說完。這就是用一分鐘傳達的工夫。
・用一句話說明「想說什麼」
「今天，蘋果發明新手機了。」這是已故的賈伯斯在iPhone發表會上所說的第一句話，讓人一聽即知他接下來要說什麼。雖然對上司沒必要這麼說話，但必須第一句話就傳達出重點，例如：「我想向您報告一下A公司的要求」、「我想提出提高作業效率的改善方案」等等。
・不使用專業術語
真正有才幹的人，並不會特意使用晦澀難解的專業術語。例如，不使用「紅海策略」（Red Ocean Strategy）、「藍海策略」（Blue Ocean Strategy）這類經營戰略的專業術語，而直接說：「商業市場有兩種，一種是競爭激烈的市場，一種是競爭對手少、容易取勝的市場。」不要自以為是地滿口都是專業術語，這樣只會惹上司不耐煩。
書名：1分鐘高效工作術：6種一分鐘思維與71項實戰心法，讓你工作提速、業績超標、下班準時！
作者：松尾昭仁
出版社：時報出版
主圖來源：《今日的網漫》
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