好好說話》執行力強的人,更要懂得問這5種問題!才能幫主管省心、幫你省力

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執行力強的人,更要懂得問這5種問題!才能幫主管省心、幫你省力 (來源:Dreamstime)
執行力強的人,更要懂得問這5種問題!才能幫主管省心、幫你省力 (來源:Dreamstime)

撰文者:易佳蓉 整理

兩週後,小安的部門要協辦一個千人的頒獎典禮。因為時間緊迫,執行力高的小安被分配到聯繫並整理獲獎名單、製作獎狀以及負責聯繫活動背景布幕廠商,這類需要密切聯繫、盯緊時程的工作。

主管:「妳把名單整理好後,直接交給印刷廠就好。他們那邊有我們固定的規格,知道該怎麼印。還有記得再確認一下,請布幕在前一天早上10點之前進場裝設。」

小安:「好,我會再問一下。」

經過兩天的名單整理,小安終於把受獎人的資料、聯繫方式按照受獎順序整理成表,沒想到送到印刷廠時,印刷廠卻說這樣「沒辦法印」。原因是資料的格式不符,要小安再重新整理一份符合格式需求的檔案。

另一頭,和布幕廠商聯繫時,廠商說9點半進場裝設。小安心想,老闆說10點前那9點半應該沒問題,就答應了。沒想到,其實老闆是希望「10點前裝設完畢。」因為小安沒有二次確認,導致當天現場的彩排延後半小時,等待布幕裝設。

善用5W1H原則提問

其實小安遇到的狀況,早在主管交辦工作時就可以預先排除,然而因為小安「高執行力」,反而在後續需要更多的補強。未來可以善用5W1H原則提問,幫助自己想清楚有沒有什麼地方遺漏:

  • Why(為什麼):做這件事的目的為何?

  • When(何時):這項工作最晚什麼時候完成?

  • Where(哪裡):這件事要在哪裡完成?有沒有特定地點?需不需要提前借用聯繫?

  • Who(給誰):這份資料、名單會給誰看?這項工作會影響到誰?

  • What(格式):有沒有先前文稿案例可以參考?

  • How(如何製作/撰寫):輸出成指定文件,這些基本的流程有沒有什麼需要注意的事項?

小安可以這樣問

主管:「整理名單」

小安:「請問這份名單是後續要交給印刷廠的嗎?先前有沒有固定的格式可以參考,還是可以問Amy?」如果是,就得考量不同單位,格式的問題;如果不是,就得再次釐清整理這份資料主要的目的,才不會漏了重要的訊息做白工。

「有沒有預計什麼時候要先拿到印刷好的獎狀,還是我先壓後天送印、大後天取件,這樣也來得及再檢查一次。」除了詢問老闆怎麼做,也可以提出你建議可以怎麼做,如果老闆覺得需要調整也可以再跟你說。

主管:「布幕10點前裝設。」

小安:「請問是10點前要裝設完畢嗎?我看目前規劃的行程,10點15分要彩排。如果彩排時間不變,我可能需要提前開禮堂的門讓廠商可以進來。這樣我也需要先請保全協助取消電梯門禁,也先跟您說一下。」

在答應、執行前,先多想一步:這樣做的目的是什麼。以這個例子來說,廠商幾點進場裝設不是最重要的,主管希望的是不要拖延到後面的行程。而小安的二次確認,除了避免掉主管在意的問題之外,也預先設想到其他相關、可能需要聯繫的人事並知會主管。

*本文參考整理自《職場又不是沙發,追求舒適要幹嘛?》、Amigo阿米果的人生攻略-自學派對

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