好好說話》想都沒想,就把問題丟出來⋯愛問「怎麼辦」的員工,該怎麼帶?

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圖片來源:Dreamstime
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撰文者:李頤欣 整理

張主任很不開心。

前天,他讓屬下A去約見一位作者,跟對方談新書簽售事宜。A卻反問他:「這要怎麼談呀?我從來沒有談過。平常不是發行部才會跟作者溝通推廣行銷的事嗎?」

張主任聽到A的話,一把火上來了:「怎麼談你都不知道?要不要我去幫你談?告訴我你能幹點什麼!」

他想,這個A總是一臉委屈,卻不愛動腦,本應自己解決的問題,卻是原封不動地拿來「回敬」他。偏偏最近人力吃緊,工作已經夠多了,這樣的麻煩員工,到底該拿他怎麼辦?

員工的責任,為何變相轉給主管?

張主任的不滿其來有自。如果所有事情,都要老闆說清道明、安排妥當,那為什麼還要花錢請員工呢?

《別讓猴子跳回你背上》作者安肯(William Oncken),把「責任」比作猴子。因為人有逃避責任的天性,下屬遇到困難時,會習慣問主管怎麼處理才好。於是,本來屬於下屬的責任,卻變相交給了主管,等於是讓自己肩上的猴子,跳回主管身上。

要讓猴子待在「主人」身邊,該怎麼做?安肯指出,管理者在具體執行時,要注意5個面向:

  • 向員工明確告知責任歸屬

  • 輔導討論時間,控制在15分鐘以內,並控制每天的討論次數

  • 只在約定的時間討論,不要耽誤自己的責任跟時間

  • 討論形式,要限定在電話、面對面兩種形式,不要用郵件討論

  • 每次討論結束,要約定下次討論時間,以便追蹤成果

你可以這樣說

除了以上5點原則,在輔導員工時,管理者也可以把握以下兩點:

1.反問問題

一般來說,用「你覺得呢」提問,會因提問範圍不明,讓對方頓時卡住、不知如何接話,但面對不動腦的員工,主管卻可以善用這句話,培養員工思考能力。

好好說話》別再問「你覺得呢」!3種讓人「不想接話」問句,一次看懂

例如,A抱著問題來問怎麼處理,張主任可以回:「你覺得呢?」

A若說:「就是想不出來,才想找主管討論。」

張主任可以說:「你去找幾個人brain storming,先想過有哪些解決方案,我下午4點有時間,到時候請你拿著想好的幾個方案,我們討論一下。」

等到下午4點,A帶著各種方案來了。這時,張主任可以再問:「你覺得哪個方案好?」鼓勵A思考各種方案的優缺點。

2.分享困難

除了說之以理,有時也可以稍稍透露自己的心理需求,動之以情,鼓勵對方換位思考。

舉例來說,張主任可以跟團隊分享他遭遇的問題,請團隊協助。談談上次主管會議中被大老闆盯的狀況,或請團隊給建議,或分享一下近期工作想法。讓大家知道,主管也有自己的需求,有時也需要協助。

*本文經整理參考自《怪物新人必修的職場說話術》(好的出版)、《別讓猴子跳回你背上》(臉譜)、「Gipi商業時間」

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