Yahoo奇摩新聞 專家傳真－亞太區舉報制度的重要性與挑戰
近年來，亞太區對舉報制度的重視不斷增加，視其為當務之急。隨著人們意識到舉報者在揭發不當行為和提升透明度方面的作用加強，政府、組織和大眾更加注重建立健全的舉報制度，以解決公共部門的腐敗、破壞環境和侵犯人權等問題。亞太各國政府也逐步頒布或修訂立法，以保護舉報者的權益並鼓勵他們舉報。
根據Deloitte從「2023年亞太舉報機制調查」中彙整的重點，舉報制度目的正逐漸轉變。組織現在將「改善企業道德與誠信文化」視為主要目標。舉報的案件類型也變得更加多元化，除了傳統的舞弊和不當行為，還涉及揭發與人事相關和性騷擾等議題。這反映出人們意識到，每個人都有能力喚起組織對自身問題的關注，並促進正向變革的發展。
■董事會要有解決組織不當行為的決心
為確保舉報機制的有效運作，董事會應該設定「高層基調」，樹立組織的道德行為風氣，確立組織的價值觀和期望。如果董事會能夠重視舉報機制和解決不當行為的決心，就能向整個組織傳達強而有力的訊號，鼓勵員工勇於舉報問題，而不必擔心遭到報復。
此外，董事會還有責任監督組織的運作、風險管理和法律遵循工作，透過舉報機制可提早發現並降低潛在風險。因此，許多國家的政府也要求董事會建立舉報機制和處理不當行為的機制，以確保組織遵循法律義務並建立符合監管要求的框架。
此外，我們從2023年亞太舉報機制調查報告中亦發現，舉報機制面臨的主要挑戰包括員工對不信任舉報機制的獨立性，擔心舉報案件是否會進行公正和客觀的審查，以及案件關係人是否介入或影響調查，導致案件處理不公平或被掩蓋。其次，員工不清楚組織的舉報機制，以及舉報者擔心因舉報而遭受報復行為。 為解決這些問題，組織可透過建立一個獨立的舉報委員會或專門小組來審查舉報案件，並確保其成員具有獨立性和客觀性，公正地審查舉報案件。同時，組織應該嚴禁對舉報者的報復行為，例如提供保密性承諾，保護舉報者的身份不會被洩漏，設立匿名舉報管道，並對違反保密性承諾的人進行懲處。
■第三方舉報平台可確保獨立與專業性
當組織衡量舉報機制有效性時，不應僅僅依靠案件數量，還應考慮案件回應時間、調查完成時間、透過調查而證實的舉報百分比、匿名舉報率以及解決舉報案的比率等指標。同時，應向負責組織內整體舉報計畫的相關方傳達舉報案件相關資訊，以增強透明度並建立各界對組織及其舉報機制的信任。
為確保舉報機制的獨立性和專業性，組織可以考慮使用第三方舉報平台。這些平台可確保舉報機制獨立於管理階層，並能得到利害關係人的認可。評估第三方舉報機制時，應考量該平台是否具備足夠的專業知識和經驗，以確保舉報機制能否有效運作? 是否可滿足在多地區和語言環境中運作的需求? 再者，是否能提供專門的案件管理系統，以便有效地追蹤和監控內部舉報案件的調查和進度。
總體而言，建立有效的舉報機制是亞太區各國政府和組織共同面對的挑戰，需要採取適當的措施來確保其獨立性、公正性和透明度。同時，透過建立安全也有效的多元舉報管道，亦可提升各界對組織及其舉報機制的信任。
