專家傳真-開會也是一種管理 「加減乘除+移、轉」的決策思考

黃敏仁智慧機械廠專業經理人、中正大學企管博士生

工商時報【黃敏仁智慧機械廠專業經理人、中正大學企管博士生】

前些時候博士班學弟們請班代跟授課教授聯繫,詢問課堂報告時間長度的規定,但班代幾次發函,卻得不到教授的回覆。隨著上課時間逼近,需要閱讀的資料很多,如果不事先預定好報告的時間,很難準備,情急之下,去電緊急向學長求救。在企業中,也常遇到主管交代於開會中報告,有時會明定報告時間,有時可能沒有明確表明,常常讓部屬們不知所措。且開會報告時,常有臨時狀況,有時被打斷提問,有時要求縮短報告時間,或主管就直接介入自己說明。

如何開會是一門重要且複雜的學問,有許多考慮的面向和需要臨場掌握的節奏。以開會時間的分配和預先準備而言,不管您是站在哪個角度,首先可以「加入」幾項考慮因素 : 1) 人:聽取報告的對象是那些人?有幾位要提出報告?;2) 事:要談論的主題是甚麼?有幾項主題要討論?主要的重點有那些?;3) 時:首先要注意的,是開會或上課時間有多長?;4) 地:報告的場合和場地,正式的會議或是課堂報告或是其他情境,會議室或接待室(客廳)或階梯教室等;5) 物:報告的內容和呈現的方式?

接著,對於所要提出的議題項目或報告內容,再次檢視。如果是會議主持人,將議題依照其重要性依序排列,且事先考慮會議時間必須縮短或議程拖延壓縮到其他議題時要如何因應。報告人,則預先挑出其必要的重點,以彈性調整報告時間長短。掌握議程、報告等在時間上和內容上可以「修剪」(修減)的部分。

「乘法」的概念,則是提醒我們要將各項議題或報告的內容,或報告人的職位/身分等,進行加權比重的分配。舉例來說,老闆或高階主管所主要關心的議題,和影響公司長期經營或發展策略的議題,往往都需要加強其發言和討論時間分配的比重。

在時間分配的方式上,最簡單的是先將「可用時間除以報告人數(或議題數量)」,得到平均單位時間後,再帶入乘法的加權比重分配,就可得出大概應該分配的時間。

舉例來說,一個3個小時的課程,有三位同學報告時可帶入的公式如下:

[180 分 / (報告 + 討論 + 教授講評) * 3位同學]

= [180 分 / (報告 + 15-20 分 + 10-15 分) * 3]

= 每人應該準備的報告時間約略為 30 分鐘 (比重1:1:1)

「移」,就是移動、保持靈活和彈性。我們再將休息時間、議題的拖延等納入考慮。所以,第一位報告可能需要準備到30分鐘,而第二位則要帶入「移」的彈性思維,視情況調整(減少)報告,預留給後面報告和討論的進行。所以第二位要準備的報告時間大約是20-30分鐘。最後,第三位要準備的報告時間也是20-30分鐘,但要有在5-10鐘內完整說明要點的準備。如此進行推論,就可以不用再詢問報告時間規定。

另外,報告和開會都是一種溝通,而溝通一定要使用適當的語言,在跨國企業中,可能是用英文進行會議或報告;而在很多基督教禮拜的場合,流利的台灣話則是必備的工具。選用錯誤的語言,或使用不擅長的語言來報告,都會影響報告的效果。也就是台語常用的形容詞「愛ㄟ輪轉」。

「加減乘除」常被用來說明創新思考可以重新組合多種元素,而學術界知名的行銷大師Mr. Marketing,中正大學企管系的教授曾光華博士則常以「加減乘除+移」的概念來闡明如何突破創新思考應有的脈絡。而這一套思路的萬用靈丹,再加上「輪轉」即可以套用在日常開會和報告的議程和時間分配上,相信這個簡單有用的工具可以讓您發揮於其他許多衍伸的應用。

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