Yahoo奇摩新聞 成年人精力管理 4分類幫你擠出時間
作者：提亞戈．佛特
花點時間想像一個完美的組織系統。
這個系統能告訴你把數位生活中的每一筆資訊──每一份文件、檔案、筆記、議程、大綱和研究片段，放在哪個確切位置，以及必要時具體到哪裡找到資訊。
這樣的系統得要容易建立，而且得更容易維護。畢竟，只有最簡單、最不費力的習慣才能夠持久。
這個系統需要既靈活又全面，既能根據你在人生不同季節的需求進行調整，又能讓你在儲存資訊的眾多地方使用它；例如你電腦上的資料夾、雲端儲存平台，或數位筆記應用程式。
但最重要的是，理想的組織系統能夠直接為你的事業和人生帶來實際好處。
它大幅加快你完成專案的速度，實現你心目中最重要的目標。換句話說，這個使你的生活井井有條的終極系統，可以讓你動起來。
這個系統不會在你的道路上設立更多障礙、推遲那些能帶來改變的行動，反而會縮短你和行動的距離，更容易開始與完成。
歷經十多年的個人實驗、訓練了數千名學生，並輔導了世界級的專業人士之後，我開發出這樣一套系統。如今，有小到小學生、大到跨國企業以及這兩者之間的人在使用。
它叫作PARA——一個簡單、全面而靈活的系統，用來組織任何一個數位平台上的各種資訊。
無論你想要保存的是你正在閱讀的書籍摘要、一個有趣新點子的語音備忘錄、Podcast訪談中啟迪人心的金句、連結實用的線上資源網路書籤、重要會議或工作電話的筆記、讓你想起珍貴回憶的照片，或你的私人日記。
用PARA來篩選、分類資料，從根本解決囤積無用資訊的問題，將資料轉化成具體行動和創意。
4項目分類家務到大型專案
這個系統為你準備一套工具，幫助你將任何資訊保存到遙遠的未來。而且不僅保存，還要巧妙的運用它來實現你決心達成的任何目標。
PARA以一個簡單的觀察為基礎：僅僅4個類別就能囊括生活中的一切資訊。
．P專案（Projects）：工作或生活中進行中的短期任務
．A領域（Areas）：想要逐步掌理的長期責任
．R資源（Resources）：未來可能派上用場的題材或旨趣
．A檔案庫（Archives）：來自其他三大類別的備用事項
你有你正在積極推進的專案——心中帶著特定目標從事的短期任務（不論是在工作或個人生活中）。例如完成網頁設計、買新電腦、撰寫研究報告、翻修浴室、完成西班牙語課程、購置新的客廳家具等。
你有你的責任領域——工作或生活中需要更廣泛、持續關注的重要部分，其中或許包括：
．工作職責：例如行銷、人力資源、產品管理、研發、軟體開發或管理直屬部下
．個人責任：例如健康、理財、子女、寫作、車子或房子
然後，還有關於你感興趣或正在學習的各種主題的資源——例如平面設計、有機園藝、網頁設計、日本料理、攝影、行銷資產。
最後，還有檔案庫——包括前面三大類別中如今已用不上、但你可能想保存下來供日後參考的任何內容：已完成或暫時中止的專案、不再活躍或切身的領域、不再感興趣的資源。
這樣就好了！4個頂層資料夾：專案、領域、資源和檔案庫，各自包含專門用來存放生活中各項特定專案、責任領域、資源和檔案庫的子資料夾。
或許很難相信，你過的這種複雜的現代人類生活，竟然可以濃縮成僅僅四個類別。
你也許覺得你要應付的事遠遠超出這樣一個簡單系統所能涵蓋的範圍。但那正是重點所在：假如你的組織系統跟你的生活一樣複雜，那麼，要維護好系統最終會剝奪你享受生活所需的時間與精力。
找工作、學技能、創業、整理家務……所有的事用PARA系統化管理，大小事都井然有序。
用來組織資訊的系統必須夠簡單到讓你騰出注意力，而不是占走你更多注意力。你的系統必須留給你時間，而不是奪走時間。
原本大多數人都是在學校學會組織資訊。老師教我們將課堂筆記、講義和學習資料按學科，如數學、歷史或化學分門別類。我們在不知不覺中將同一套方法帶進成人世界，持續按照極其廣泛的主題，例如行銷、心理學、業務或點子來對我們的文件與檔案進行分類。
這種做法對你踏出校園後的職涯一點意義也沒有。職場上沒有課堂、沒有考試、不打分數，也不給文憑。沒有老師告訴你期末考該寫些什麼，因為根本沒有期末考這回事。
不論在工作中或生活上，你確實擁有的是你想要實現的成果。你正在努力推出一款新產品、做出一項關鍵決定，或者達成季度銷售目標；你正在盡最大努力規畫一次有趣的家庭旅行、發表一篇個人文章，或在住家附近找到一間負擔得起的托兒所。
在繁忙的日子裡，當你努力完成這些事情，你絕對沒有時間在「心理學」這樣大而泛泛的類別翻找六個月前存下來的文章。與其如同在校期間那樣按照大科目分門別類，我建議你根據此刻正全心投入的專案與目標來組織資訊。
這就是「為行動而組織」的意思，本書將反覆提到這句口號。好比說，當你坐下來執行一個平面設計的專案，你會需要把案子相關的所有筆記、文件、資產和其他材料集中在同一個地方，供你隨時使用。
這或許顯得理所當然，但我發現大多數人不是這樣做。
大多數人往往把專案所需的所有相關材料分散在十幾個不同地方，這表示在開始工作之前，他們得先花上半個小時尋找材料。
該怎麼確保與各個專案或目標相關的所有材料集中在同一地方？你一開始就得這樣整理資訊。如此一來，你會確切知道應該把每一樣東西放在什麼地方，以及去哪裡找到。
如果達成目標所需的所有資訊都在伸手可及的範圍，你離實現目標就近得多了！
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