改掉流水帳!商務人士最需要「摘要力」

職場精力湯

撰文/ 今周刊書摘 圓神書活網 川上徹也

 

假設,某一天客戶突然請你過去開會。

你是主管,但當天有個行程推不掉,怎樣都無法參加那場會議,因此讓部屬過去拜訪。當你回到公司後問部屬:「談得怎麼樣?」

結果他回覆你:「鈴木部長出席了會議,他針對上次電視廣告的企畫簡報提出很多問題。

第一個問題是詢問交期,他問:『如果按照上次那個提案進行,交期真的沒問題嗎?』我回答,本公司會盡最大的努力。

然後,第二個問題是關於廣告選角。他說社長夫人好像不太喜歡我們公司提案的演員,因此希望我們再提出其他方案。因此,我想要委託演藝經紀公司幫忙選角,以便提出新的提案。

第三個問題則是……」

聽到這樣的回答,你會怎麼想?

沒有什麼會比按時間序列詳述細節,卻看不到結論的報告,還要讓人覺得焦躁、不耐煩。

你應該會忍不住想問:「所以結論到底是什麼?」

「針對上次的簡報,鈴木部長請我們提出新案。有三個理由,第一……」

如果在報告一開始就先帶出會議的結論,然後依據對方的要求提供細節,這種部屬會獲得比較高的評價。

為什麼呢?因為摘要出結論,能使人輕鬆汲取詳細的資訊。

改掉把全部資訊都丟給對方的毛病

.消化主管跟客戶講的內容之後再回覆。
.簡短彙整想跟主管與部屬表達的內容。
.快速閱讀開會的文件,了解會議主旨。
.製作簡單明瞭的會議資料。
.在資料跟企畫書標上明確的標題。

以上對現今的商務人士而言都是基本功,每一項都需要摘要力。

摘要力是職場所需的基本能力。如果擁有這個能力,不但在對話時不會發生雞同鴨講的情況,也可以使溝通更加圓滑,提高生產力。但是,商務人士一般都不太擅長摘要。

我在舉辦企業研習營時,於演講一開始經常向出席者詢問這個問題:「請用一句話告訴我這間公司的特色。」這時,無法用一句話說清楚、講得落落長的人多不勝數。

此外,因工作所需參加沒有重點的說明會後,往往都會拿到一堆資料,並被告知:「總之,這些資料都給你了,請將這些都看過。」

可能因為給資料的一方不需要做摘要,所以一派輕鬆,但那些資料大多沒有用處。而且收到資料的人,不知道哪份才是重要的,根本不會想去看。

所以,在給對方資料的時候,至少也該好好說明每份資料的概要跟重點。

本文取自《一言逆轉:逼人買到剁手指的文案鬼才教你一句話的強大力量》,方智出版

 

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