改掉流水帳！商務人士最需要「摘要力」

撰文/ 今周刊書摘 圓神書活網 川上徹也

假設，某一天客戶突然請你過去開會。

你是主管，但當天有個行程推不掉，怎樣都無法參加那場會議，因此讓部屬過去拜訪。當你回到公司後問部屬：「談得怎麼樣？」

結果他回覆你：「鈴木部長出席了會議，他針對上次電視廣告的企畫簡報提出很多問題。

第一個問題是詢問交期，他問：『如果按照上次那個提案進行，交期真的沒問題嗎？』我回答，本公司會盡最大的努力。

然後，第二個問題是關於廣告選角。他說社長夫人好像不太喜歡我們公司提案的演員，因此希望我們再提出其他方案。因此，我想要委託演藝經紀公司幫忙選角，以便提出新的提案。

第三個問題則是……」

聽到這樣的回答，你會怎麼想？

沒有什麼會比按時間序列詳述細節，卻看不到結論的報告，還要讓人覺得焦躁、不耐煩。

你應該會忍不住想問：「所以結論到底是什麼？」

「針對上次的簡報，鈴木部長請我們提出新案。有三個理由，第一……」

如果在報告一開始就先帶出會議的結論，然後依據對方的要求提供細節，這種部屬會獲得比較高的評價。

為什麼呢？因為摘要出結論，能使人輕鬆汲取詳細的資訊。

改掉把全部資訊都丟給對方的毛病

．消化主管跟客戶講的內容之後再回覆。
．簡短彙整想跟主管與部屬表達的內容。
．快速閱讀開會的文件，了解會議主旨。
．製作簡單明瞭的會議資料。
．在資料跟企畫書標上明確的標題。

以上對現今的商務人士而言都是基本功，每一項都需要摘要力。

摘要力是職場所需的基本能力。如果擁有這個能力，不但在對話時不會發生雞同鴨講的情況，也可以使溝通更加圓滑，提高生產力。但是，商務人士一般都不太擅長摘要。

我在舉辦企業研習營時，於演講一開始經常向出席者詢問這個問題：「請用一句話告訴我這間公司的特色。」這時，無法用一句話說清楚、講得落落長的人多不勝數。

此外，因工作所需參加沒有重點的說明會後，往往都會拿到一堆資料，並被告知：「總之，這些資料都給你了，請將這些都看過。」

可能因為給資料的一方不需要做摘要，所以一派輕鬆，但那些資料大多沒有用處。而且收到資料的人，不知道哪份才是重要的，根本不會想去看。

所以，在給對方資料的時候，至少也該好好說明每份資料的概要跟重點。

本文取自《一言逆轉：逼人買到剁手指的文案鬼才教你一句話的強大力量》，方智出版

延伸閱讀
和主管談加薪，小心這5個錯誤讓你籌碼盡失

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
Yahoo奇摩新聞歡迎您投稿！對於這個社會大小事有話想說？歡迎各界好手來發聲！用文字表達你的觀點。投稿去—–>https://goo.gl/iy5TCA