Yahoo奇摩新聞 新冠肺炎是促進數位轉型的功臣？
近兩年新冠肺炎來襲，人際接觸變成一大禁忌。人們工作與就學方式大受影響，在家上班、遠距教學變成顯學。
大家的手機與電腦裡，因此增加了不少視訊會議的軟體，個人電腦市場也出現近年少有的榮景。
有人嘲諷的說，數位轉型大力推了這許多年，還不如新冠肺炎來得有用。這句話雖然言過其實，但是點出了許多企業機關過去無視於數位發展的大洪流，碰到新冠肺炎手忙腳亂的窘境。
數位轉型路迢迢，目前只跨出第一步
其實數位轉型當然不是買買電腦、上上網就完事。從「數位化」到「數位優化」以至於「數位轉型」的路其實很長，新冠肺炎只是逼大家跨出「數位化」的第一步，把數位基礎建設做好而已。
雖然只是第一步，也讓不少人喜歡上了線上遠距的方式。過去政府機關常常要外地的公務員北上開會，耗去大半天時間不說，還有往返交通的花費。現在改為線上開會，既省時又省錢。遠距上課，學生不必大老遠到校上課，在家上課也比學校自由許多。
有一位任教於大學的親友告訴我，日前學校因為疫情稍緩而開放實體上課的選項，他讓學生自由選擇在家線上或實體到教室上課。結果一班近60位學生中，只有一位到校，其他全數選擇繼續在家遠距上課。年輕學子對數位科技的接納力，可見一斑。
上班、上學方式轉為線上，只是表面現象。更深層的衝擊，是許多單位發現平時雖然文書都已使用電腦編輯打印，但只是把電腦當打字機用，公文簽核還是紙本流程，對工作型態沒有太大影響，也不足以支撐員工在家遠距作業。
許多學校教師也發現，因應線上教學型態的教材還不到位，學生線上考評工具也付諸缺如。所以有教師憂心的說，這兩年的學生，學習效果會是近年最差的。
要讓遠距工作或教學的不影響實質效率，單純數位化是不夠的，必須邁入「數位優化」的層次。也就是說，企業機關的工作流程要重新設計，文件要共享、文件流程要線上化、自動化。線上教學的教材要重新設計，由單向授課變成靈活雙向的互動與機動評量。
一旦公文流程、教學工具能夠優化上線，後面潛力就不可限量。因為來自於線上化所累積的數據資料，就是大數據應用的基礎。例如，不同學生瀏覽線上教材，時間長短差異很多嗎？與學生成績關連度如何？教材裡有沒有特定主題的章節是多數學生都花很久的時間？這顯示教材設計可能不夠淺顯易懂。
公文流程裡，有沒有某人總是時效耽擱最久，或總是簽署負面意見，讓公務很難順利進行？要找出這種員工，不需要旁人打小報告，數位工具就可以定期篩檢出來，讓主管去處理。
優化追求 「質變」，企業增闢數位新營收
大數據是人工智慧之母。當數據累積到一定數量以後，作業型態的正常基線（baseline）就逐漸成型，給人工智慧進行偵測異常狀態的切入點。例如：某員工簽署公文突然要花費平時幾倍的時間，或是學生考試成績突然滑落，都顯示這個員工或學生出了問題，可能是家裡發生變故、或是失戀……，需要他人適時給予關注。
當數位工具開始協助發掘過去所不知道的資訊，或提供未有的功能，就是數位轉型初現的曙光。此時，更多開創性的措施就可以引進。
我在美商Google任職時，很欽佩公司設計員工考績的評量方式。除了主管評量下屬的標準模式外，下屬也可以評量上司、平行單位主管間也可以相互評量。
這樣做法，會讓主管注意領導統御的技巧，讓下屬服膺主管的領導；平行單位間會摒除本位，更注意搭配合作。對上萬名員工的企業而言，這樣的考績評量資料量一定膨脹，企業如果有能力運用處理，不啻對企業文化有很正面的影響。
一個單位數位優化後，會體驗作業時間縮減、效率提高的「量變」。但是數位轉型追求的是企業文化的「質變」，甚至是企業營運或商業模式的改變，增闢新的營收機會。
改變商業模式並非所有企業都適用，政府機關更沒有商業模式的問題。但是若員工因為優質的數位環境而能夠培養出積極行事、合作無間的基因，對政府與許多企業來說已經是難能可貴。
同理，學校如果讓學生更習慣線上主動學習，不都需要老師親臨上課才能學東西，也是開啟學生終身自主學習的一片天，比單一的專業領域知識更為受用。
員工習性雖可以潛移默化，但數位轉型成功最關鍵還是領導者的心態，是否開放接受新的觀念與工具。一個簡單的指標，就是領導者是否習於使用基本的數位工具。
假使收發電郵或是網路上查找資料都還需假手祕書，那就是很負面的示範。只有企業主親身體會數位工具的多樣潛力，才是數位轉型的最佳動力。一個好的領導者，總不希望自己在企業機關步入數位時代的進程上缺席，甚至比不上新冠肺炎吧？
本文章反映作者意見，不代表《遠見》立場
看更多遠見華人精英論壇文章：
打造文化的台積電！數位內容應為下一個兆元產業
數位轉型加上「利他」思惟，才是新經濟的核心！
台積電經營藍圖，造就技術唯一性！那數位轉型如何贏在起跑點？
