旭榮集團執行董事黃冠華 手寫筆記本 寫出自我、家庭與事業極大化

黃鈺雲
能力雜誌
旭榮集團執行董事黃冠華 手寫筆記本 寫出自我、家庭與事業極大化
旭榮集團執行董事黃冠華 手寫筆記本 寫出自我、家庭與事業極大化

一年創下近2百億元營收的旭榮集團,是台灣老字號紡織企業,也是全球多家知名服飾品牌供應商,版圖橫跨台灣、中國、非洲、柬埔寨、越南,員工達上萬人。其一條龍式的服務,依據產品特性與客戶需求,整合了紡織及成衣供應鏈,將生產流程作最適當的配置,為客戶創造最大利潤,不僅跳脫傳統產業框框,更找出流行指標,引領客戶。

筆記本是個人全方位知識管理

旭榮集團執行董事黃冠華於2002年底自英返國加入集團營運,集團創辦人董事長黃信峯先生與總經理莊芳容女士即是他的父母親。在他條理、系統的管理模式下,旭榮集團剛好也踏上了國際化的步伐,這個橫跨多國的全球性企業,得以運轉自如,且上下貫徹一致。

管理龐大的組織之餘,黃冠華平時也投入多項活動,如舉辦讀書會、幫兩岸報章雜誌媒體寫專欄;更不用說,台灣新興的服裝和紡織公司,都常向他請益。究竟黃冠華要如何有效地扮演各種角色?關鍵與祕訣都在一本筆記本。

不同於手持最新3C產品的多數人,與黃冠華開會或晤面,總見他攜帶著一本筆記本,開本比一張A4紙略小,黑色的封面明顯經過歲月洗禮,在主人經常翻閱下,顏色不均而帶有手感;筆記前後的頁面看得出來是固定不動,因為比中間的頁面泛黃。

為什麼捨便利、快速的3C科技不用,而選擇傳統的紙本筆記?黃冠華說,筆記本上的每一筆內容其實都有備份到電腦裡,但是翻閱與記錄上還是習慣用紙本。由於書寫是人類腦力開發很重要的環節,且書寫過的東西感覺才是自己的,因此黃冠華很享受寫的當下,認為至少可以保持寫字的能力;加上書寫的impact跟打字不同,書寫本身會刺激思考,所以他並不是捨棄數位高效率不用,而是覺得這樣反而更高效。且紙本不怕沒電,不怕消失,清清楚楚,感受更深!

如此重視筆記本,是因為黃冠華不只將它視為行事曆,內容也不只記載行程表或工作事項。「我把它定位為我的個人全方位知識管理,我怎樣管理我自己?除了我的腦袋外,更重要的是靠這筆記本來自我提醒和省思。」黃冠華說。

自我、家庭與事業極大化

黃冠華的筆記本只有中間的活頁是每年更換,前面與後面是固定的。也就是說中間記載年度的活動、每天的行程;前後頁則是不受時效約束的內容。而到底是什麼樣的內容不受時間限制?黃冠華說:「前面是我用我自己的話,記錄工作心得,後面則分門別類,有靈光一閃,想到什麼或看到什麼都馬上記下,特別重要的則用色筆標示;還有一些自我提醒、文章及出版品推薦,以及我所蒐集的名人嘉言錄。」

靈光一閃的想法其實非常重要,當下一定要記錄,否則很快就會被下一個行程或活動拋諸腦後。看電視或閱讀報章雜誌時,如果發現不錯的內容,黃冠華也會隨手抄寫。至於嘉言錄,黃冠華竟然蒐集了數千條!

這些分門別類的內容,關乎黃冠華的學習成長、健康、生活社交、家庭。他指出,人生大致可以拆為三個面向─個人、事業、家庭,它們是個三角形,一般人追求的是三領域之間的平衡,黃冠華的理念卻是追求「同時極大化」,因為平衡代表這塊餅就這麼小,同時極大化則不同,三者可以同時並行,一起提升。比如經常出國出差的他,如果剛好可以帶小孩出去的話,他就會儘量把他們帶在身邊,即使只有一兩天也無妨;其次是重視陪小朋友的質,而不是量,他觀察到很多老爸看似天天回家,但心不在家;他選擇適時將自己從工作中抽離,全心全意陪小孩打球,看職棒、職籃。

再如,一旦知道自己下一年度或下一季準備在商會擔任幹部,筆記本上也會隨時補充相關事宜,記下想推動的事務,到真正接手時,他已作好了準備。黃冠華認為工作跟領導管理都需要一點專業,一般人總是邊做邊學,有時跌跌撞撞,終於領悟原來是這麼回事的時候,已經準備要引退了。為什麼不讓自己先準備好?如果你有所準備,然後發揮得很好,結果賓主盡歡,離開前還可以傳承給下一位接手這個職務的人。黃冠華指出,人可以白手起家,但不能手無寸鐵,所謂機會是留給有準備的人。他準備好的功夫,就是來自日積月累的筆記本記錄習慣。「長期的記錄習慣是種正面循環的動能,持續積累、系統式地記錄,漸會成為一股力量,使你提升跟前進。」

筆記本一定要有邏輯與系統

至於中間的頁數,記錄著每日的行程,黃冠華也有他自己的規劃安排,首先,左公右私,左邊記載公事,右邊記載私事。公事處理再用不同顏色的筆細分:一般事務性事項,用鉛筆;自己要做的事情,比較重要的,用藍筆;屬於長期性、永續性計畫,用綠筆;他人須向我回報的任務、交辦日,用紅筆;董事長或總經理交待事項,用黑筆。

如此一來,筆記本裡縱橫交錯、五色繽紛,但每一件事都一目了然,對黃冠華的工作有很大助益。他也傳授主管們這種筆記術,用5種顏色區分工作事項,同一件事在他的筆記本上是紅色,在屬下的筆記本裡就是黑色。「我是一個很方法論的人,建立了筆記7原則、開會3原則、會議記錄3要點,請全公司大家照著做,並且製作成中英文版本。」

把自己的筆記概念與方法論推廣到公司,進而建立管理制度。黃冠華認為,制度不能解決所有事情,但好的制度可以處理80%的狀態。透過系統、制度把管理簡單化、邏輯化,除了各部門間的組織系統,尚有集團的垂直管理系統,因此就不會出現「將在外軍命有所不受」的狀態。

事實上,黃冠華歷經長達五年的時間才建立起全球管理架構,雖花了五年,但現在指令的傳達與執行,可容易地貫徹。例如,走進旭榮辦公室廁所,會看到小短文,用雙語張貼。別小看這篇短文,它固定每周一全球統一更換。為什麼要把文章貼在廁所?黃冠華認為貼在布告欄沒什麼人會看,貼在廁所的效果絕對不一樣。為了落實,還派人檢查,一年之後每個地方都確切做到,這就是執行力。若這種小細節小地方都做得很到位,加上員工耳濡目染,文章看多了,共識就會越來越強。

複習比學習更重要

筆記寫完後,還必須常常檢視它、複習它。「我每一個季度都會去檢視我的筆記本,因為忙碌時往往比較沒有自覺,跳出來再回頭檢視,可以發現自己前2、3個月的重心在哪個事業體偏多或偏少,接下來的行程就可以再調整。從宏觀角度看,也是一種側面評估方式,這是筆記帶給我的作用。」黃冠華說。

值得一提的是,黃冠華不僅檢視工作行程,還複習他抄寫的名言佳句,因此,這本筆記本對他來說也是一個複習系統。他認為,透過記錄,當看到好文章好句子,節錄下來放在他的系統中加以複習,才會變成自己的東西,否則閱讀跟聽演講得到再好的內容、再深刻的道理和他之間的關係也只是平行線。

黃冠華記錄幾千條名言佳句,持續複習,逐漸變成他為人的一部分,大陸的順口溜他都能朗朗上口,隨時應用。也因此,黃冠華的表達能力不只清晰,還常常活潑地引經據典,令人印象深刻。

這種複習習慣,黃冠華也應用在管理公司的歷程中。每一年都會經歷很多挑戰跟問題,在事情過了以後,黃冠華還會用第三者角度,把自己變成觀眾,想像當時的自己是演員,如果再來一次,會怎麼做?這種作法有點像自己幫自己進行EMBA個案研討,當第二次遇到類似狀況時,就能作出比第一次更好的反應與解決方案,黃冠華認為,累積好幾年後,類似的問題就不再是問題了,證明層次、本事都隨著歲月提升。

這樣的概念也不只用在他個人,從部門、業務面到整個事業體均如法炮製,每週的公司例會要報告「成功、失敗經驗談」,年底再來一個全年精華大總結。黃冠華指出,或許十條、百條的失敗經驗沒有感覺,但若他有上萬條失敗案例,那麼不管生產面也好,管理面也好,都會比別人更熟練。這些都是從筆記本開始做起,若能徹底回溯、分析、複習,達到自我提醒跟省思,就能不斷往上提升。

你可能還想看