景文科技大學企業管理系教授兼學務長李正綱 有效績效面談4大功能 6大步驟

在績效管理中，績效面談扮演著非常重要的角色，績效面談不僅有助於績效評估更公平、公正、合理，也是幫助員工工作得到改善的方式。透過有效的績效面談，不僅能達到激勵員工，進而發掘其內在需要，讓他們願意將能力與專長貢獻在工作上，共創組織未來。

在績效管理中，績效面談扮演著非常重要的角色，有效的績效面談才能激勵團隊，達到組織設定的目標，因此在討論績效面談之前，必須先將績效管理說明清楚。

績效面談的目的其實是為績效管理作準備，在績效面談時應針對員工過去的工作表現，做有系統的評價，並根據表現優劣予以評核，轉換為考核等第。主管在作績效評估時，必須要有工作說明書，工作說明書記載每個職位的工作內容，工作內容即是擔任該職位員工的工作標準，此評估績效時，可根據員工是否有完成做該做的事，做得好不好，以此標準進行評估，再做績效面談才有效益。

績效面談4大功能

績效面談不僅有助於績效評估更公平、公正、合理，也是幫助員工工作得到改善的方式。其功能大致可歸納為4項：

讓員工知道工作標準與工作目標。績效面談在新年度作績效評估之前，應先進行一次面談，目的是告訴員工工作內容及標準，以及未來一年的努力目標。

績效面談前應該先做績效評估，並分成前、中、後三階段。主管應該在每年年初時就要與員工面談，其次在績效評估過程中也要再次面談，最理想的狀況是每個月進行一次，但由於大家平日業務繁忙，所以執行上會有困難，但至少一季要面談一次。一月初是第一季的開始，接下來四月、七月、十月初到十二月底，一年的評估約莫要有5次面談。

透過期中面談，讓員工可將過去未表現或發現有問題的地方進行修正。如果這當中都不做面談，年底時員工才知道哪裡做不好，為時已晚。若能及早發現工作上缺失，就能盡早改善，並在年度未結束前提早達到公司對所要求的績效。

最後一次面談，功能在於告訴員工績效考核的結果，並讓員工了解表現的良窳與公司的獎懲做連結。對很多員工來說，績效考核的重點不在於獎金多寡，而是公不公平，所以若員工績效考核出來的結果能與獎懲確實結合，員工才會覺得心服口服，願意更投入工作。

幫員工做未來的工作改善計畫。最後一次面談就是幫員工將這一年的表現做匯整，把做得不好的地方加以改善，同時發掘員工有哪些是不會做、沒有能力做的工作，代為安排教育訓練計畫。

面談效益不彰6大主因

績效面談未能發揮真正的效益，最主要的原因可分為以下6點：

主管不願意扮黑臉。很多主管在面談時講的都是場面話，沒有針對問題來談，所以績效面談完全沒效果。

主管並不了解員工工作內容或其工作標準。因為如此，面談時不知道該與員工談什麼。

為了應付公司規定而談。有些公司雖訂出員工工作內容，主管也做了面談，但卻是為了應付績效考核時主管一定要與員工作面談的規定，所以並沒有實質幫助。
主管未接受過績效面談的訓練，不知該談哪些內容。公司人資單位應該針對主管作績效面談的訓練或說明，教導正確進行績效面談的方式。

公司欠缺完善的績效面談表格。面談其實就如同面試，分為結構與非結構。結構式是事先準備題目與格式，須按照表格上的問題進行；非結構式則是想到什麼問什麼。而績效面談必須由人資單位先設計好要與員工面談的內容做好設計，主管再針對設計好的結構式問題發問，並記錄下回答的內容。

不面談即打分數。主管因為忙碌而省略績效面談的步驟，或自以為能掌握員工平日的工作表現，所以覺得即使不面談也能打分數。

心態正確面談效果加分

造成績效面談效益不彰的原因有不少是出自於主管，其實與主管在做績效面談時的心態有關，如果心態正確，績效面談才會有加分效果，因此主管在進行績效面談時應秉持以下的心態：

主管要知道員工的工作內容與標準才能評估其好壞，所以應用心翻閱公司既有的工作說明書。

績效面談是為了要考核員工，必須明確讓他知道工作表現才是評估重點，至於脾氣好、態度積極、配合度高等人格特質只是列入參考。

面談時盡量讚揚或開發員工表現的優點，能讓對方更有動力達到比過去更好的績效。

若員工在工作上確實有缺失或問題，主管必須直接且明確指出問題所在，員工才會知道錯在哪裡與改善方向。若是為了不得罪員工或想逃避責任而不將問題說清楚，就無法達到面談的用意。

主管一定要抱持傾聽與表達的態度。當員工提出看法，或反駁主管的意見時，主管應先耐心傾聽，並了解他說這些事情背後的意義。若員工的反映確實有道理，並能舉出有利的證據與資料，主管就應修正其績效評估的結果。但如果事實並非如此，主管也應表達自己的立場，甚至調出過去的紀錄佐證，讓員工了解該面談確實有助於他改善。

績效面談最主要的目的是讓員工知道自己問題所在，趁早解決問題發生的原因，並加以改善。因此主管要有的心態就是協助員工作，引導讓他的績效越來越好。【本文未完，請參閱能力雜誌2010年8月號紙本；本文作者為中國生產力中心能力雜誌編輯顧問，並刊登於方法篇專欄，非經同意不得轉載、刊登】