總是找不到幾年前的合約存檔嗎？富士軟片 E-Flow 文件管理系統助企業提升效率

傳統的文件歸檔、保存、簽核、調閱等等，這些看似簡單的日常瑣事，因高度重複導致容易出錯，且流程無法統一或者數位化，成為影響工作效率的癥結點。

瞄準這些日常文件處理上的痛點，台灣富士軟片資訊打造 E-Flow 文件管理系統解決方案，整合多功能事務機掃描功能與自動化文管流程，高效管理企業文件資產。

這幾年企業紛紛開始落實「數位轉型」，尤其是疫情後遠距辦公更為普遍，帶動整個辦公室生態的變遷，順應趨勢，台灣富士軟片資訊逐漸從硬體設備供應商轉型成服務提供者，替企業客戶找到潛在痛點，並為其提出解決方案。

「我們公司過去以事務機為業務主力，接觸客戶過程中，發現他們在文件管理流程上，有一些痛點。」台灣富士軟片資訊數位事業行銷處產品經理林蔚儒指出，像是文件歸檔、保存、簽核、調閱等等，這些看似簡單的日常瑣事，卻因高度重複又無法自動化，而大大影響工作效率，為此，E-Flow 文件管理系統解決方案應運而生。

軟硬整合，文件自動歸檔，查閱更方便

林蔚儒表示，企業內部經常有文件需要留存以利後續調閱，「像是財務報表、合約之類的，都要確定沒有爭議，至少放 5 年、7 年才會銷毀。」他說，過去這些紙本文件會存放於檔案室內，佔空間且調閱也相當耗時。

透過台灣富士軟片資訊的 E-Flow 文件管理系統與事務機硬體設備整合，這些合約、簽收單據、財務報表等文件，都可以在掃描的當下同步在事務機的介面點選歸檔位置，其他同仁在後台系統上，也能一目了然今天新增了哪些文件資料；要調閱資料時，也可以輕鬆依據分類、關鍵字等資訊查找，大大簡化整個文件統整的流程。

林蔚儒以一個專門生產印刷電路板零件的汽車供應鏈客戶為例進一步說明，根據 ISO 規範，汽車業所有零件的的生產數據都要留存 15 年，過去都是用紙本歸檔，「但是產線上以外籍勞工居多，不僅要克服語言門檻教學，從記錄、掃描、命名到上傳，這每一個步驟都很容易出錯。」

該企業應用了 E-Flow 文件管理系統之後，在事務機上就會顯示部門、表單編號，員工可輕鬆地找到他該選的存放位置，把做好的紀錄掃描，直接歸檔，不會再有紙本要放哪、資料不好查找的問題。

文件簽核不用再人工傳閱，增加效率又能減紙

除了歸檔之外，文件簽核流程冗長也常是工作者的痛點。「在傳統的紙本簽核過程中，經常遇到送到一半不知道卡在哪裡，或者文件直接消失要重跑的狀況。」林蔚儒指出。

而 E-Flow 文件管理系統讓簽核流程更加透明，從上到下都能看到現在文件跑到哪一個階段。另外，像是很多合約會有到期後重簽的需求，在系統中也可以設定到期前通知，負責人就能很快地掌握哪些合約要重簽，「過去整個調閱文件到簽呈完成，要花 7 到 10 天，現在只要 2、3 天，簽核速度提升 70%。」林蔚儒說。

台灣富士軟片資訊數位事業行銷處市場經理蔣秉涵則以會計師事務所的案例說明：每年報稅季都是會計師事務所的旺季，助理會計做好檢核報告之後，交由會計師審核、壓章，過去該流程一直都採紙本作業，然而報告篇幅長，紙本傳遞有缺落的風險，「一個部門傳過一個部門，也會擔心會不會跟之前版本有出入，管理上有些困難。」套用富士軟片的解決方案之後，整個簽核都轉至線上完成，不會有被抽換的可能性，整個流程也得以加速。

除此之外，ESG 也是目前企業著重的議題之一，林蔚儒指出，有個金融業客戶就希望可以透過富士軟片的解決方案，達到減少紙張的目標，「各分行每天都有一些紀錄要印出來，經過他們主管審核、做 daily 統計，」他說，「這塊印量當然是大的，我們就套用文件管理系統，把這些文件直接轉成 PDF 檔，讓簽核流程在線上發生。」最後，客戶的紙張使用量從每月 200 萬張，節省約 30 萬張，省掉大概 20% 的用紙量。

隨著遠端辦公成為當代工作者的常態，蔣秉涵認為富士軟片資訊的文件管理系統，未來會朝向行動化方向優化，另外也會投入研發更進一步的機器人流程自動化（RPA），讓系統學會自動排程或操作，以及從 AI 文件辨識再衍生出協助決策的技術，「文件是企業營運不可或缺的要素，透過科技，可以讓這些文件不再是零碎的瑣事，而是能夠助益工作者的幫手。」

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