總被移到垃圾信或已讀不回！電子郵件謹記6要點再寄出

email大家天天都在寫，但又有多少人敢自詡寫得很棒？以下是幾個常見、卻總被忘記的電子郵件禮儀。

主旨必須「簡潔」又「清楚」

就像這篇文章一樣，標題就清楚告訴你要說什麼。電子郵件也是一樣，必須要立刻獲取收件人的注意，而且告訴他這封信是關於什麼內容。
千萬不要寄出一封沒有主旨的電子郵件，你很可能因此讓對方不想打開信件，更糟的是，當你的收件人打開一封沒有主旨的郵件，才發現這封信的內容根本和他沒關係，他會覺得被騙了。

不要把電子郵件當即時訊息使用

你是否收過這樣的電子郵件？主旨是：「我正在準備預算報告。有誰可以去找最新的銷售數字，馬上寄給我嗎？」而電子郵件的內文則寫了：「如標題。」
一般來說，電子郵件不適合當內部溝通的工具，如果想要獲得即時訊息，你應該考慮用公司內部的通訊系統，或者是訊息應用程式。如果你曾經寄出這種「一行文」電子郵件給公司以外的人，該停止這樣的行為了。

使用適當的招呼語

即使別家公司的老闆是你的好麻吉，寫商業往來的電子郵件時，還是要注重禮貌，不能開頭就「欸老兄」，也許你的好麻吉覺得沒關係，但你要想到：如果這封信有轉寄給其他人的可能呢？
如果是給平常就有在聯繫的人，你開頭可以寫「哈囉（Hello）」，如果是給不太熟悉的人，或是你準備要跟他建立正式關係的人，開頭寫「Dear XXX」是最安全的，而且還要記得：千萬不要寫錯、拼錯別人的名字。

不要搞混副本「cc」和密件副本「bcc」的用法

在按下「傳送」鍵之前，請先檢查自己輸入「收件者」和「副本」欄位的對象是否無誤。如果對方與此事無關，就沒必要亂寄信到對方的收件匣，對吧？
另外，若要寄給多位外部的收件者，請務必將寄件名單輸入至「密件副本」欄位，這樣每位收件者就只會看到自己的地址。在某些國家/地區，未經對方同意就分享電子郵件地址，可能會被視為洩露資料，因此千萬別掉以輕心！

至少校對一次

一旦寫好電子郵件，不要匆匆忙忙地寄出，因為如果你後來發現有錯，再發出召回的郵件，會讓你超級尷尬。記得永遠要留點時間校對，這封郵件越重要，你就要花越多時間讀過，確認沒問題再寄出。
此外，也要確認訊息是否正確，比如金額是否多一個零？日期有沒有寫錯？字有沒有拼錯？附件是否正確？還有，不必要的表情符號或是笑話都要避免。

不要忘了署名

所有的郵件最後都要署名，這樣收件者才知道是誰寄來的、要怎麼跟你聯絡。如果是個人郵件，你可以只寫你的名字，但如果是商業電子郵件，除了名字，還要留下你的職稱、公司名、地址和電話。
如今所有的電子信箱服務包括Yahoo奇摩電子信箱，都可以設定個人化簽名檔，並自動留在每一封你寄出的郵件最後，但要小心不要把簽名檔弄得太花俏。

懂得適可而止

如果我們不想讀別人密密麻麻的電子郵件，自己也該避免撰寫冗長的內文，尤其是那些對討論沒幫助的話。
如果有很多資訊要分享，不得不把電子郵件寫得很長，那麼請試著刪減客套話，直接切入主題。請確保你的要求非常明確 (可用粗體、底線、項目符號或其他方式強調)，替收件者省下找重點的麻煩。最後，如果你需要寄出多封長達 2 頁的電子郵件來說明某些事情，或許開會是更好的替代方案。

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