Yahoo奇摩新聞 討厭無聊又無效的會議？Shopify成功砍掉30萬小時會議的秘密：替每場會貼上價格
撰文者：張方毓 編譯
主管們，如果你得知召集同事開一場一小時的會議，竟然要花超過6萬元，你還願意開會開這麼久嗎？
一個能夠計算會議成本的計算機，正成為加拿大電商巨頭Shopify減少30萬小時會議的秘密武器。
彭博報導，7月初，Shopify在1萬1千名員工的Google日曆裡嵌入一個內部自製的計算機工具，該程式會依據與會者所在部門和角色的平均薪資、會議時長、與會人數，估算出會議成本。
例如，根據Shopify提供的示例，一場預計開一小時的會議，有7位員工參加，其中有該公司執行長呂特克（Tobias Lütke）、營運長內賈蒂安（Kaz Nejatian）等高層主管，工具顯示，這場會議成本高達2115美元（約合新台幣6萬5200元）。
該公司的目的是，透過將會議成本可視化，讓員工避免開沒意義的會議，也避免員工每次遇到有事要討論、就先開會的習慣，改將時間花在實際推進工作成果上。
「沒有Shopify員工想花500美元吃一頓晚餐，但很多人在會議上花的錢比這金額還多，」替該公司開發此工具的內賈蒂安表示，「這件事的目標是告訴你，時間就是金錢，如果你必須花錢（指開會），你要斟酌一下。」
會議像雜草，春風吹又生
繼訂定「無會議日」，Shopify祭新招遏止過多會議
該公司表示，它的目標是今年減少32萬2千小時的會議。
為什麼它如此積極減少會議？因為線上會議在疫情中倍增，美國專案管理應用程式Wrike調查發現，在會議上浪費時間，正是組織效率低落的前5大原因。
而它也是最積極減少員工開會時間的公司，今年1月，它就已經訂定許多政策，包括將星期三定為「無會議日」，全公司禁止開會；取消所有與會者2人以上的定期會議；超過50人的大型會議，只能安排在星期四的6小時區間內；員工還被鼓勵退出大型Slack聊天群組。
成效如何？它表示，今年前5個月，每位員工平均花在會議上的時間，跟去年同期相比減少14％，進而有望讓公司今年完成的專案數量增加18%。
但，它之所以現在又祭出新工具，就是因為會議太容易像雜草一樣增生，員工遇到需要協作、解決問題的事，第一步就是先約一場會議。
「我們已經看到會議悄悄蔓延回來，我們必須立刻採取行動，」CNN看到Shopify的內部公告寫道。
它預計，只要讓每位員工每週少開3個會，能讓公司成本減少15%。
一招會議成本計算機無法立竿見影
學習Shopify減法精神
不過，如果只學Shopify的會議成本計算機這一招，並無法成功遏止無意義的會議發生。
「這是一種非常膚淺的干預方法，」北卡羅來納大學組織科學教授羅格爾伯格（Steven Rogelberg）表示。他補充，Shopify之所以成功減少會議時間，是因為該公司同時搭配對全公司的培訓：怎麼執行最佳工作實踐、中階管理人員如何給回饋、高層如何以身作則少開會。
因此，企業可以學習的其實是Shopify的減法精神，先從思考公司內的會議是否可以減少開始。
美國人力資源管理協會（SHRM）建議，可以採取的改革步驟如下：
1. 首先，向員工詢問他們對於會議的看法，他們是否覺得會議過多？甚至，會議是否多到讓他們感到疲勞、難以做其他正事？
知道員工意見後，可以試著訂定一週內哪一天全公司禁止開會，讓員工能專注在工作上。
2. 實際觀察會議進行，看能否整合或減少會議。
負責人可以觀察公司內每次會議，看會議與會者是否時常重疊，就可以合併會議，或是將沒有具體成果的小組或會議解散。
3. 在每次安排新會議之前問自己一個問題：我是否有辦法透過電子郵件、或是快速討論來達到目標？只有其他溝通管道都不可行時，才安排會議。
資料來源：彭博、彭博(2)、Axios、美國人力資源管理協會
核稿編輯：吳中傑
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