遠距工作免驚! 五款免費線上工具讓你工作效率UP

Yahoo奇摩(新聞)

新冠肺炎疫情持續攀升,越來越多企業提高防疫警戒,開始實施遠距工作(work from home),這種工作模式下專注力與高效率更顯重要,這邊列出五款全球免費的線上工具,能協助聰明管理郵件、待辦事項以及長篇筆記,讓你在家工作也能成為效率王!

Email倍增時期......就靠超大容量的《Yahoo奇摩電子信箱》
在家遠距工作,少了面對面直接溝通,Email來往勢必更加頻繁,所以郵件管理也相對重要,Yahoo 信箱帳號提供1000GB免費容量、不怕信箱被塞滿而收不到來信之外,App版更將「附件檔案」獨立整理至同一個方便查找的頁面只要勾選「簡報」、「試算表」、「PDF」等檔案類型便能快速找到!此外,App版也將定期收到的電子報整理至獨立列表,使用「一鍵取消訂閱」功能便可完成退訂還給信箱乾淨的收信空間!

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Yahoo信箱App提供「附件檔案」列表,讓查找檔案更方便;「一鍵取消訂閱」則讓用戶可直接在App內退訂不想收到的電子報。
Yahoo信箱App提供「附件檔案」列表,讓查找檔案更方便;「一鍵取消訂閱」則讓用戶可直接在App內退訂不想收到的電子報。

用《Evernote》建立自己的筆記智庫
透過筆記型工具幫助自己有條理的整理有用資訊,目前相關的服務以《Evernote》功能最為完整,且在電腦版和App版操作上都相當直覺,不需要太久時間就能適應App邏輯。主要功能為:當瀏覽網頁時覺得有趣值得收藏,可直接傳送到《Evernote》指定的記事本內,開設不同記事本就能依照每個工作專案或是個人興趣分門別類還能在記事本內經由塗鴉、插入圖片等不同方式加入備註。有了這個小習慣之後,透過滑手機的零碎時間,就能有效率的建立自己專屬的智庫系統,之後有需翻找資料時,就不用憑印象胡亂搜尋囉。。

Evernote 提供多種範本版型,適用於不同需求的專案。
Evernote 提供多種範本版型,適用於不同需求的專案。

《Todoist》讓你的待辦事項一目瞭然
你相信自己的大腦記憶體嗎?如果記憶體超載,主管交代的事情忘東忘西就糟了,快讓自己習慣有第二大腦的暫存空間吧!養成一有交辦事項就放入《Todoist》的習慣,這款強大的待辦事項記錄工具,以「未來七天」的計畫優先,使用「條列式」介面,讓用戶能對每天的待辦事項一目瞭然。在每天開始一日工作前,快速整理好當天要做的事項;每天收工後還能進行充滿成就感的「消消樂」,把已經處理的事情點一下消除,頗有快感!檢視工作清單時也能讓自己知道還有哪些事情沒有處理完成,需要繼續擺入待辦事項中。

Todoist以七天為單位,條列式列出待辦任務。
Todoist以七天為單位,條列式列出待辦任務。

跟著唐鳳戒手機癮 靠《Forest》提升專注力
唐鳳也在用的番茄鐘工作法,是用廚房常見的番茄計時器,設定25分鐘專心工作,然後休息5分鐘,以此為循環共4次後再休息15分鐘。可惜的是多數人都是「番茄醬」工作法,習慣在最後一分鐘才擠出東西來。網路上有不少治好拖延病的軟體程式,其中《Forest專注森林》是一款風靡全球、用來提升生產力的App,將枯燥的記錄時間管理,轉換成有趣的森林成長故事。在家工作有時開了許多網頁不免分心,這時網頁版《Forest》就派上用場,免費擴充在瀏覽器後,在該專注的25分鐘若滑到當初設定的黑名單網頁,像是臉書、商城等⋯⋯,就會跳出「善意提醒」讓你回到正事上,完成後就可以在森林裡種下一棵樹,督促自己的同時療癒感十足!

Forest可自訂「白名單」及「黑名單」,在工作時偷滑到黑名單(例如:臉書等社群軟體),就會看到此「勸離」頁面,提醒你回去專注工作!
Forest可自訂「白名單」及「黑名單」,在工作時偷滑到黑名單(例如:臉書等社群軟體),就會看到此「勸離」頁面,提醒你回去專注工作!

用《Medium》在零碎時間「輸入」新知
有資訊焦慮症的人,無時無刻想要閱讀大量的新聞及新知文章,由Twitter創辦人所發行的 《Medium》是一個社群媒體平台,以知識型長文的分享為主,會有類似FB的塗鴉牆讓用戶看到追蹤的作者所發表的文章、給予拍手(類似FB的按讚)或回覆的內容等等,此外還整合線上雜誌、新聞媒體或是由部落格主所撰寫的文章。特別的是,在Medium閱讀文章前,可看到該篇文章的預計閱讀時間,讓你在零碎時間也能找到相對應時間長度的適合內容、接收大量國內外的資訊,舒緩你的資訊焦慮症!

Medium依照用戶個人追蹤的作者,提供各種閱讀時間長度的內容。
Medium依照用戶個人追蹤的作者,提供各種閱讀時間長度的內容。

在防疫期間,不論開始在家工作與否,將這幾款工具熟用能夠提升工作與生活效率,即使換了工作環境,依然能保持自己的專業和良好專注狀態,更能充實自我、有備無患!

◤遠距上學/上班免驚慌◢
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