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防疫在家工作怕事倍功半？掌握10個遠距辦公高效工作法，效率大增
【華人健康網圖文提供／文經社】遠距工作，依據不同的工作場所選擇，會有各式各樣的「誘惑」會讓你分心，造成工作效率低下。曾經看到這樣一句話形容遠距工作—「左邊是床，右邊是貓，前面是電視，後面是廚房。」的確，進行在家工作（Work From Home, WFH）真的會遇到這樣哭笑不得的情況。
如果在家：滑手機、打瞌睡、吃零食、毛孩鬧、看電視。
如果不在家：看天菜、哈嫩妹、聽海風、滑手機、看日落。
為了保障遠距工作可以順利進行，而且工作高效，除了要為自己規劃出遠距工作的短、中、長期目標之外，以下有十個必備的關鍵高效工作法，和大家分享：
一、安排主要的工作區域
人是慣性的動物，而我們每天的生活作息，會讓我們習慣於某種狀態。例如，回到家裡就要休息，在辦公室就要工作。所以我認為進行遠距工作，第一重要的就是，把自己最主要的工作區域，做妥善的安排。
如果這個主要的工作場所是家裡，那就需要把「工作」與「生活」區域分開，不讓自己陷入工作和生活界限模糊的情況。
遠距工作者最忌諱的就是在平常休閒娛樂的區域裡工作，因為長期下來，會給我們的大腦造成很大的困難，干擾進入工作的最佳狀態，下班了，也很難真正放鬆。
以我自己為例，在家工作時，我會儘量規定自己在固定的區域進行工作，當然時不時也會偷懶賴在沙發上，或是想要在舒服的床上工作。
但從今年三月之後，我和我先生都轉成遠距工作模式、在家辦公一族（Work From Home, WFH），而我們最主要的工作場所就是我們的家裡。
因為我先生的工作需要多個電腦螢幕，所以他使用我們家一樓的書房，而我的工區域就在二樓的客廳，特別規劃一個靠窗戶的角落，放了一個可以升降的書桌，讓我可以坐著或是站著工作都行。這樣的安排可以確保我們在工作的時候，尤其是在進行線上會議時不會互相干擾。
另一項與工作習慣息息相關的是，必須讓工作的一天裡充滿「儀式感」。就像過去到辦公室上班一樣，每天在工作前要有一定的流程，然後再進入工作區域開始工作。
怎麼創造「儀式感」呢？其實非常的簡單，以下幾件稀鬆平常的事情，都能協助我們創造儀式感：
●起床後喝一杯溫水
●早晨拉筋或是瑜伽
●刷牙洗臉脫下睡衣換裝
●畫淡妝為線上會議做準備
●和家人享用健康早餐
●在主要的工作區域開始工作
看似平凡的小事，如果都做到了，便可以感受它們帶來的威力和影響。所以，儘可能每天都做到這些事情，不僅能協助身體和大腦進入「工作模式」，也能讓你更容易駕馭遠距工作，在工作上會更加專注，效率會更高，還能讓你在工作結束後，更快的進入下班休息的狀態。
試想，如果你沒有做好區分工作和生活的區域，那是不是會變成：早上睜開眼就打開電腦，睡前一秒也還在滑手機，而你工作和休息的區域是一樣的，睡覺前滿腦子還在思考工作的事情，這一定會嚴重地影響你的生活。
不管你是不是以家裡當成你遠距工作的主要工作場所，為自己安排好一個主要的工作區域，可能是家裡的書房，可能是一家你最愛的咖啡館，但是請注意，盡量不使用日常生活用來放鬆、休息、娛樂，或是社交的地方。創造儀式感、劃分工作區域是非常重要的。
二、規劃合理的工作目標
任何工作要順利進行，都需要設立目標，據以實踐，遠距工作也是一樣。具體地來說，就像是每個企業會設立每年的目標、半年的目標，然後再細分到每個部門所要達到的目標，我們在辦公室工作時，每週會有週會，每天會有一個待辦事項清單（To Do List），這些行程及動作，其實都是在幫助你設定及追蹤你的工作目標。
合理的規劃工作目標，能夠幫助你把工作的期望值具體落實到工作事項當中，讓你知道每天你需要完成什麼工作事項，這樣會讓你工作起來更有明確的方向。遠距工作因為少了老闆的督促，以及同事們之間互相的提醒，往往需要獨立作業，自己完成與規劃合理、關鍵的工作目標。
合理的工作目標能夠幫助我們在工作上更順利執行，並達成K.P.I.（Key Performance Indicator 關鍵績效指標），而不合理的工作目標，則會造成反效果，徒增壓力卻無所適從。
不管你是在一個公司體制下的遠距工作者（工作目標是公司給的），還是你是進行遠距工作的自由職業者（工作目標是自己給的），都可以利用「現代管理學之父」彼得·杜拉克（Peter F. Drucker ）的SMART 原則，幫助我們規劃出合理的工作目標。無論是制定遠距團隊的工作目標，還是員工或個人的績效目標，都必須符合以下五個原則，缺一不可。
舉個實例來說，在沒有運用SMART 原則的工作目標可能是：「我要大大增加潛在客戶名單。」套用SMART 原則後，這個工作目標會變成「為了達成這個季度的業績，我要每二週推出一個名單磁鐵，每個月增加五百個潛在客戶，在接下來的三個月內至少增加一千五百個潛在客戶。」
另外，在設定目標的時候，請注意，適當的調整目標是非常重要的。工作的時候，必須隨時檢視自己的工作進度，如果發現自己定下的工作目標有許多難以完成，先不要著急也不要覺得自己工作失敗了，而是應該問問自己為什麼無法達成這些事項。
或許是方法錯誤，或許是合作夥伴的因素，同時，也要評估之前定下的工作目標是否合理，是否需要重新再調整。
三、計畫具體的工作時間
傳統在辦公室上班的工作模式，其實已經概括性的把工作時間分成：上午（9點到12點）、午休（12點到1點）、下午（1點到5點），還有在這些時段外的加班。
遠距工作因為缺少通勤的時間消耗，也擁有工作地點的自由，如何計畫好具體的工作時間就變成重中之重，不然可能會面臨拖延症大爆發的窘境，或總是想要多做一點卻忽略了休息。
不管你是使用紙本，還是使用種類繁多的線上工具；不論是團隊合作還是個人獨立作業，你都要找到合適的方法來幫助你計畫具體的工作時間。我現在的工作團隊是利用Asana 來安排工作任務，也協助標示出明確的工作時間。
自從我開始遠距工作，因為我的工作主要的場所是在家裡，每天的作息不像在公司上班一樣固定，在家裡工作的一項大挑戰就是容易加班過頭，工作和生活的界限模糊，對於時間的掌控力變弱。
我們的整體團隊在開始進行遠距工作的前2個月，多少都出現「適應不良」的症狀。
●沒有安排會議的時候，不知道怎麼計畫工作事項的優先順序。
●工作沒做完就不休息，持續加班，然後造成熬夜爆肝。
●晨型人早上工作效率很高，時間安排很好，下午開始後繼無力。
●夜行人下午才開始爆發工作實力，早上的時間常常無法好好利用。
●同事老闆不在身邊，總覺得有做不完的工作或是擔心工作進度落後，壓力和焦慮上升。
我們開始正視並且想辦法解決，結果發現這些「適應不良」的症狀，都和計畫具體的工作時間有密切的關係。我使用的是「艾維·利時間管理法」，也稱6點優先工作制，5個詳細步驟如下：
1.在每天工作結束後，寫下6項明天最需要完成的工作任務，注意別超過6項。
2.按照這6項工作的重要性，以數字排列它們的優先順序。
3.隔天開始工作的時候，優先完成第一個任務，再進行第二個任務。
4.用相同的方式處理其他工作任務，一天結束後，將當天未完成的移至隔天的六項任務當中。
5.每個工作日都重複上面四個步驟。
我認為計畫具體的工作時間，必須要先把工作的優先順序排好，這樣可以把工作緩急輕重妥善安排好，也可以更有效率的計畫和運用時間。
四、關閉私人的社群媒體
「關閉私人的社群媒體」這一點，說很容易，但是做到的人真的是鳳毛麟角。工作上的專注是提高效率的核心，但能做到專注的人不多，尤其在e時代，身旁被許多電子產品環繞，光是手機上的社群媒體提醒或是通知，就足以讓人分心，本來寫到一半的計畫案，手機一響，自己就忍不住去查看，導致無法全神專注於工作上。
在進行遠距工作的時候，電腦上的訊息已經很多，有電子郵件提醒、線上團隊協作系統提醒（Microsoft, Teams, Zoom, Webex），有時還會用到很多通訊APPs，例如WhatsApp, LINE, Telegram……等，如此繁多的工作訊息待處理，真的建議要把私人社群媒體關閉，或是至少做到在固定工作時間關閉，然後在午休或是其他休息時間再開啟。
我處理私人社群媒體干擾的方式，就是在我要專注於工作時，就把所有會影響我的私人社群媒體通知都關掉，確保它們不讓我分心。有人可能會問，如果真的漏接重要訊息怎麼辦？
其實根據我的經驗，99％的情況下是沒有任何問題的，而且假如真的有重要資訊或是有急事，直接打手機就能找得到我。
五、設置固定的休息時間
人體不是機器，不可能24小時運轉，工作中設定固定的休息時間，反而會增進工作效率。對於遠距工作者來說，尤其是自由職業者中很多都會陷入「能多接一個案子就多接一個案子，能多做一些，就多做一些」這樣的漩渦，因為自由職業者為了要穩定每個月的金流，最難做到的就是給自己設定固定休息的時間，特別是在接案初期的時候，更是如此。
我有一個經營電商的好閨蜜，她的網店剛過5歲生日。過去她在家工作的最初18個月，常常一天工作17個小時以上。也就是說，她除了吃飯、睡覺加生活瑣事用掉的七個小時之外，其他的時間都在工作。
到第二年底，她終於撐不住了，才30出頭的她，月經紊亂、胃潰瘍、過勞肥……各種疾病找上門，她終於意識到長期缺乏睡眠，沒有定時吃飯，再加上她幾乎整天都在煩惱工作的大小事情，工作上過大的壓力，讓她的身體健康亮紅燈！而她並不是特例，有很多遠距工作者，尤其是自由職業者，都會遇到類似的挑戰。
很多人都是在身體健康出現警訊的時候，才能深刻體會到「固定休息」的重要性。在家工作的全職遠距工作者，也會出現工作時間加長，和私人生活界限模糊的問題，尤其是工作時間加長，就會占用到休息的時間。在家工作為了避免一開始工作就忘記休息，我的建議是：
●為自己設置每日固定的作息時間，並保證充足的睡眠，而且休息時儘量把工作丟開，讓自己完全地放鬆。
●在工作流程裡，也要設定固定、短暫的休息時間，例如每工作60分鐘左右，要起來活動5到10分鐘，除了讓眼睛休息一下，身體也可略作伸展。
這樣做真的會提升效率嗎？答案是：當然會。因為設置每日固定的作息時間，身體和精神狀態都會變得更好，在工作當中有短暫的休息時間，更能讓頭腦清楚、思緒清晰，做各項事務都大大提升了效率。
六、養成規律的運動習慣
運動不僅能讓人保持年輕，最重要的是能讓人保持健康。遠距工作族，尤其是在家工作居多的人，很容易就忽略了規律的運動。
別說運動，很有可能在家裡一整天，都沒有什麼活動，久而久之就會出現很多健康方面的問題。經常運動的人，體力、意志力及專注力都會比較好，工作效率也更高。
根據研究指出，養成規律的運動習慣，人體的血液及腦脊髓液都會加速流動，不僅能提升專注力，對於工作任務也能夠達到最佳表現。此外，規律的運動能夠使腦部血氧量增加，除了可短期強化身體機能，隨年紀增長還能改善記憶力，長期下來還能提升工作生產力。
另外，規律的運動還會讓身體釋出「血清素」，而血清素素有「快樂荷爾蒙」之稱，能幫助我們放鬆、擁有好心情，讓我們不容易產生沮喪或是焦慮。
以我自己為例，有沒有運動，身體和精神狀態真的是天差地別。對於遠距工作的效率提升有顯著的影響。
●有規律的運動：身體健康、睡眠良好、精神奕奕，工作起來不容易覺得累，處理事務效率高而且準確度高，最重要的是每天心情都很愉悅開朗。
●沒有規律的運動：抵抗力差，容易有小感冒，對天氣變化敏感，睡眠品質較差，常常容易累，總是睡不飽，情緒起伏大，有時候會有很強的焦慮感。「沒有了健康，賺再多錢也無福消受。」
我在每週的生活排程裡，有四天規律的運動時間，如：跑步、快走、重訓、瑜伽、游泳……等，其實不管你做什麼運動，只要有規律、是你喜歡的又能夠長期持續的，就是好運動。
七、創建適合自己的SOP
所謂的SOP （Standard Operating Procedure）就是標準作業程式，不管是公司還是個人，在工作上，都需要建立起適合的SOP，才能確保效率。而遠距工作者，因為時常都是獨立作業，必須創建一套適合自己工作的SOP，才能保證高工作效率。
我的工作需要做很多的行銷企劃案，並且帶領團隊執行案子，以行銷企劃案的執行來說，我建立的SOP如下：
依據每個工作任務而做調整，有時候幾步就可以做完，有時候也可能要加入更多的細節，但是這個詳細的SOP 可以幫助我不會因為忘記了某個步驟，而需要再回到前面幾步重新開始，這樣就可以提升整體效率。
建議大家可以依據自己的工作性質，以及最主要的工作內容來建立適合自己的SOP，這樣一定會幫助你在工作上提升效率。
八、設置每年的長期休假
你一定聽過「Work hard, Play hard」，也就是提醒我們，努力工作的同時，也要努力的去玩耍。對於遠距工作者來說，很多人都是在家工作，工作和休閒的場合在同一個地方。
如果是自由職業者，不像是一般公司員工會有固定的假期，所以，為自己每年安排長期的休假，是保持工作動力和效率的關鍵之一。
這裡所說的「長期」，是指超過一般周休二日的時間，還有「每年安排」的意思就是，不管你是不是在公司的體制下，都要在一年當中安排適當的休假。
非常建議每位遠距工作者，尤其是自由工作者，在一段高強度的工作之後，給自己安排幾天的假期，甚至可以放一個星期的假，而在這段時間內，請不要輕易地開啟工作模式，徹底休息。
在這樣的休假時段裡，有些人迫不及待地去旅行、健身、學新的東西，而有些人則選擇跟家人朋友聚會，還有些特別宅的人只想在家中耍廢，睡覺睡到自然醒。其實不管是怎麼樣的方式來休假都無妨，但是安排每年一段長期的休假絕對是必要的。
人的工作承受力就像橡皮筋一樣，在長期工作壓力下，身心也一直處於緊繃狀態，需要能夠完全放鬆的時間，才有可能恢復彈性。而且這個放鬆的時間一定不能太短，不然不足以恢復到最好的狀態。
安排每年的長期休假也是一種自我獎勵機制，無論是在公司裡進行遠距工作，還是自由職業者，或是自媒體經營者，在拼命工作後得到了很好的成果，然後再安排一個比較長的假期，從心理層面來說，就會覺得「 deserve it!」我值得這樣的假期來好好寵愛辛苦工作的自己。反推到工作上，就會因為有這樣的假期安排而更加努力工作，提高工作的效率。
九、參加定期的社交活動
社交是人類的天性，有些人可能很宅，社交圈很小，但是他／她也絕對不是一個人。對每個個體來說，雖然社交的需求程度不盡相同，但是社交對於每個人來說都是非常重要的。
隨著科技的進步和發展，再加上網際網路的普及，以及社群媒體爆發式的在人群中蔓延，我們的社交活動也產生了很大的變化。在進行遠距工作的同時，參加定期的社交活動，是提升「幸福感」降低「孤獨感」很重要的方法。
有一個很受歡迎的TED 演講， 演講者是哈佛大學的教授羅伯· 沃丁格（Robert Waldinger），他說：「良好的關係，不僅能讓我們更幸福，而且會更健康。」
在他的演講裡分享了一個哈佛大學所做的實驗，在歷經75年，追蹤742名受測者發現，在一定的經濟基礎下，社交是提升幸福感的最重要手段，甚至比金錢和名利更加重要。
所以，即便是獨立作業能力非常突出的遠距工作者，也是需要社交活動的。其實我想從人類演化的角度來說，可能是世界一直都太殘酷，每個個人又太過弱小，如果我們不「抱團取暖」就很難生存下去，這樣的需求在每個人的DNA 裡都有。
本來我們已經很習慣辦公室的群體生活，現在要適應遠距工作的個體生活，在如何保持社交能力方面，的確是很挑戰的。
宅男宅女們可能會說，我不需要呀！我可以一週都宅在家，不和任何人見面都可以。以下便請你仔細想想，看看你是否符合了其中幾項？如果有，你還是有很強烈的社交需求的。
●一個人工作一段時間後會感到孤單
●一個人工作一段時間後會想念聚會
●希望有個人可以一起喝杯咖啡
●希望有歸屬感，能加入群體
●希望被認可、被接納、被鼓勵
●希望在遇到困難時可以得到幫助
●希望在悲傷難過時可以獲得安慰
●想要有人支持你的夢想
●想要有人支持你的工作
●快樂的事情可以和人分享
●悲傷的事情需要找人傾訴
●想和除了自己以外的人吃一頓午飯
我的建議是，遠距工作者需要參加定期的社交活動，這個定期，可以依照自己的喜好來制定，但是不管是每週，或是偶爾，接觸社交場合都是必要的，人總不能百分之百的時間都活在社群媒體上或是線上通訊軟體裡。
●和朋友們約吃飯
●和同事們一起打球
●參加實體演講
●和家人聚會
●上實體的課程
●上健身房團體課程
……以上，都可以。而且你會發現，從虛擬世界裡面走出來，在面對面的溝通和互動中，我們心情會變好，並且迅速地降低遠距工作中的孤獨感，讓我們再回到獨立作業時的情緒不會感到焦慮或沮喪，進而也能幫助提升我們的情商，學習更多與人相處的能力。
本文出自文經社《遠距力：28天成功踏入遠距工作圈的養成計畫》一書
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