Yahoo奇摩新聞 靈感現在用不到，需要時又忘得一乾二凈⋯4步驟做有價值的筆記
撰文者：提亞戈．佛特（Tiago Forte）
你寫筆記時，可能是趕在下一場會議前，或處理緊急要務前，急忙把它存進「第二大腦」（自建的數位知識庫，即檔案、資料夾或雲端硬碟）。你沒有充足的時間，充分理解它的意義或是未來用途。
你看了大量有意義的書籍、文章、影片和社群媒體貼文，但未來讓你付諸行動的機率有多大？
或許你在看房屋修繕的YouTube影片，但那些知識可能要搬進新居才用得著；或者你在閱讀一篇關於時間管理的文章，但要等小孩出生後、對時間有更高要求時，那些知識才派得上用場；或是你正與潛在客戶洽談目標和挑戰，而你獲取的資訊，要待新合約接受投標時才用得著。
我們的許多構想和靈感都面臨這樣的情況，關鍵想法觸發共鳴時，我們會欣喜若狂、覺得它會永遠改變我們的人生，很難想像把它忘得一乾二淨。然而，數個小時、幾天或數周後，它就漸漸被淡忘。
因此，做筆記的人必須維護好你的筆記，使它們保存到未來。如此，你對知識的興奮和熱忱才會與日俱增，而不煙消雲散。
可發現性：使筆記派上用場的失落環節
一般人的筆記最欠缺的通常是可發現性。儲存一堆內容易如反掌，但要把他們轉變成易於取用的形式談何容易？為了強化筆記的可發現性，我們可以求助於簡單的習慣：標記重中之重。做筆記時標出重點是駕輕就熟的事，幾乎不需要任何額外的努力，而且任何數位筆記軟體都能辦到。
當筆記內容越包羅萬象，資訊數量就越不可勝數，需要花費更多時間重新檢視。於是，人們做的筆記越多，它們的可發現性越低落，這會讓人對寫筆記心灰意冷，或是在筆記數量過多時換用其他筆記工具，而失去日積月累的知識。
未來的你，應如何運用最有效的方法，說服自己「這份筆記有價值」呢？
凸顯重點：累進式摘要技巧
「累進式摘要」技巧，旨在萃取筆記的關鍵要點。它是個簡要的過程，目的是把原始筆記精鍊成直接可用的材料，使筆記派上用場。
這個技巧不複雜：從筆記的層層結構萃集精髓、強調重中之重，然後凸顯關鍵性。筆記的每一層都要用不同格式，才易於辨識其差異。
以下是累進式摘要的4層結構概圖：
1.我習於把第一層想成「土壤」：最初的筆記從外部來源，或自己的思維摘錄下來的片段（字句、圖畫、影像或語音），它們是知識園地的地基。
2.第二層是我挖到的「原油」，它們會以黑色粗體字呈現出來。
3.第三層則存有更具價值的「黃金」，我會用黃色螢光筆把它們標示出來。
4.第四層則是最珍稀的璀璨「寶石」，是用自己的話語，精鍊出來的執行摘要（executive summary）。
放大或縮小知識地圖視野
累進式摘要法的分層結構，提供我們依當下需求與做筆記的多重方式。當你首次讀到一個新構想時，可能想要深入探索細節。再次檢視時，你或許只想複習筆記的關鍵要點。
你也可以依據想看多少細節，在數位筆記的知識地圖上縮小或放大視野。累進式摘要法能讓你在探索知識時，關鍵要點就像「地標」和「定位點」引路。在打造知識地圖時，不須搬移或刪除任何東西。
有時你可能會懷疑，「在強調要點或認定意義上，我是否做了正確的決定？」累進式摘要法的多層結構，就如同一張安全網；假如你走錯方向或失誤，你始終可以回到原始版本重新嘗試，而且不會有任何資訊被遺漏或刪除。
累進式摘要法能幫你專注於筆記內容和呈現方式，而不致耗過多時間歸類、標記、連結。你甚至不須費時使用其他資訊管理工具的先進功能。最重要的是，你會聚焦於對未來最重要的事。
4個累進式摘要範例
累進式摘要適用於廣泛種類的內容。只要能把資訊轉換成文字，你就可以運用任何資訊管理工具，分層處理重點內容。以下是一些筆記的累進式摘要範例：
1.維基百科文章
你是否曾一再瀏覽某篇維基百科文章，還是記不得關鍵重點？只要把維基百科文章最精華的部分儲存起來，就能創造出與自己最相關的專用百科全書。
「鮑莫爾成本病」（Baumol's cost disease）是一個我數次讀到的經濟學名詞。我第一次做筆記時並沒有時間添加標籤、標記重點或整理自己的執行摘要，只把它儲存於名為「經濟學」的資源資料夾。幾個月之後，在研究薪資問題時，我把那則筆記中一些關鍵字句換成粗體字，並以醒目的顏色標出重點。
我曾於一個小組討論會上聽人提起這個名詞。在輪到我發言之前的10秒鐘內，我在平板電腦（我所有的筆記都會同步到這個裝置）搜尋相關筆記，然後自信的就這個主題發表看法，彷彿我對它知之甚詳。
2.線上文章
我們可能習於早餐時讀新聞、在健身時聆聽Podcast，這些是極具價值的時機，因為「隨意的閱讀和聆聽」，會使你接觸到更異質、更多元的想法。
某天我讀了網友分享的一篇文章。它解說Google在徵才過程如何運用「結構式（或稱標準化）訪談」（structured interviews）降低偏差。我當時是一名單打獨鬥的自由工作者，這類雇用人才的知識對我並無立即用途。但我明白有朝一日它將派上用場。於是我決定把以下內容儲存到我的第二大腦。
將近2年後，我終於要招募我的第一個員工。籌備過程滿心焦慮，還好我擁有滿手可操作的筆記，它們儲存在稱為「徵才」的資源資料夾裡。一開始，我把這個資料夾的所有內容搬移到專案資料夾，然後以30分鐘複習，並標示出當中與招募新人最相關的重點，以此作為徵才過程的起點。
3.Podcast節目訪談內容
即使你無法即時寫下聽到的內容，數位筆記軟體依然能派上用場。我和妻子於周末驅車前往一間Airbnb，途中我們聽著一個Podcast節目。播客主和一位名為梅根．泰普納（Meghan Telpner）的課程導師在節目中隨意的對談，泰普納經營一個稱為烹飪營養學院（Academy of Culinary Nutrition）的線上學校。
我不認識他，只是漫無目的聽，沒想到我和妻子都對她經營教育事業的故事著迷。當時正在開車的我無法做筆記，但抵達目的地後，我隨即把所思所想寫下來。事實上，這正是過濾雜質的絕佳方法——最好的想法會縈繞腦海中久久不去。
數月之後，我啟動新版本的線上課程宣傳活動。只有幾周的籌備時間，不足以做更多相關研究，於是，我著手檢視了上列的筆記內容（儲存在「線上教育」資料夾），並用粗體字標示最契合我所思所感的部分。
在宣傳活動展開前，我又在適用於自己處境的字句上添加醒目顏色。那些要點最終引導我聘雇已畢業學員來協助教練新生，我因而有自由時間來落實從泰普納訪談獲得的構想：為課程增添「高管」教練級別。
4.會議筆記
開會做筆記是司空見慣的事，但我們通常不清楚如何處理筆記內容，它們總是雜亂無章，一些要項常被埋沒在各種隨意的評論之間。
以下是我與錄音室設計師好友商談時的筆記，當時我們討論如何把我的車庫改造成居家工作室。他來我的住處詳盡解說種種擬議，我則用智慧型手機的筆記軟體記下各項要點。
過了一陣子，我在開車回家途中，偶然經過一家在地五金行，當下想到我可以在這裡買一些友人推薦的裝修用品。於是我拿出智慧型手機搜尋「居家工作室」，找出那一則筆記，並把必須購買的品項以粗體字標記。結果就如下圖所示：
然後，我把粗體字的準備購買品項，剪貼到原始筆記底下個別的清單中（如下圖所示），當我逛五金行時就能便利的取用來參考。
這個範例闡明了，即使是對話筆記的執行摘要，也能發揮極大效用。而且，我們的想法通常必須進行萃取，以便採取行動。
本文摘自《打造第二大腦：多一個數位大腦，資訊超載時代的高效能知識管理術》
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