【Yahoo論壇/森秀明】報告只需15頁!從零開始的資料製作術:先擬好資料架構雛形

客座專欄作家
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圖片來源:Getty Images
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作者森秀明為itte design group Inc.顧問公司社長兼CEO

先做好空白檔案

當你決定要製作提案書、報告書或企畫書時,就先做好資料的雛形。舉例來說,你打算利用文書處理軟體,製作提案書,向客戶說明,這時,先想像這份資料完成時的外觀,也就是用電腦文書處理軟體編輯好的資料。

接下來就打開電腦,開啟文書處理軟體的資料樣本檔案。

這時還不需要推敲提案書的內容,這階段可能都還不知道內容的細節。但是決定要製作資料時,通常封面的內容已經確定,因此封面可以先做好。在封面寫上客戶公司名稱、資料標題(例如:關於○○的提案書)、提案書提交的年月日。而公司、部門名稱和著作權,應該早已固定在資料樣本檔案裡。提案書的標題之後還可以修改,先寫暫定的標題名稱即可。

接下來,即使提案書的內容未定,也得有目錄。目錄在封面之後,占一頁的版面,接著加入十三頁的空白頁,就完成了資料的雛形。

做好暫定的封面、空白的目錄,再加上十三頁的空白頁,這樣就是一個檔案。檔案名稱可以設定為「客戶名稱 _資料名稱 _日期 .docx」。將檔案儲存在電腦桌面最明顯的位置,可以時時提醒自己這份資料在幾月幾日之前必須完成。

先做好資料的雛形,可以讓人放心一些,有了這個檔案,就等於跨出完成資料的第一步,不需要等到要提交資料的前夕才急急忙忙地從零開始。在決定要製作資料的時候,就先做好資料的雛形,就有這一點好處。

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一份資料十五頁

依我的經驗來說,一份提案書或企畫案大約十五頁,十五頁的資料就足以說明主張。

chart 55是一份資料的結構,首先有封面和目錄,一直到最後一頁的總結,一共十五頁。

例如要製作新事業計畫的提案書或企畫書,首先必須有封面、目錄,接著分析現狀和事業背景。新事業構想是這份資料的核心,用五~六頁來說明這項新事業的內容。接著說明事業拓展的藍圖、時程表,以及分析獲利模式和收益預估,最後是新事業的推行體制,並為這份資料做總結。

chart 55包含一份商業資料該有的內容和結構,當你不知道要如何編排一份資料時可以作為參考。

草稿要重寫幾次都不難

大約十五頁的資料結構確立之後,接著做每一頁的筆記。記下每一頁的相關內容,可以是那個頁面想傳達的訊息,也可以是手中掌握的數據或案例。如果還沒有證據,就記下接著要如何蒐集數據或案例的行動規畫。反正只是筆記而已,寫什麼都可以,一定要記下一些內容。

下一個步驟是寫草稿。寫草稿時沒有必要從第一頁開始寫起,從容易下筆的那一頁開始,或是從證據充足的那一頁開始,是寫草稿的訣竅。開始下筆時就要回想資料的形式,也就是十二種視覺類型。

一個人的話,有紙有筆就可以開始寫草稿,如果是一個專案團隊,利用白板,和組員們一邊討論,一邊撰寫草稿,效果更好。這階段如果能和客戶(資料委託人)討論就更好了。資料的草稿必須透過一次又一次的討論才得以完成。

chart 56就是我和客戶一邊討論,一邊寫下的草稿。每次討論的主題不盡相同,但我們都會一邊討論,一邊在白板寫下草稿。重要的是,在寫草稿時,腦中必須想著視覺手法的十二種類型。在草稿階段就先確定資料的形式,正式編輯資料時可事半功倍。

以階層構造分析一件事情時,結合論法可以幫助我們思考,這時就可以利用視覺類型5。如果是順著時間序列說明步驟,連鎖論法搭配視覺類型6就是好的選擇;或是利用視覺類型12的「田」字型矩陣,將內容做出區隔。

和客戶或專案團隊利用白板討論,感覺好像很困難,其實不然,只要牢記資料的基本樣式,知道該如何畫出資料的圖形架構即可。所謂的資料基本樣式,也就是十二視覺類型,記住這十二種圖形架構,透過討論,就能完成資料的草稿。

草稿並不是正式資料,難免會有錯,難免會有還沒有理清楚的地方,完全不需要在意。透過深度的討論,一點一點地修改,甚至從重新來過,都沒有關係。

因此,千萬不要認為在草稿階段就能萬事順利。心裡想著也許會有錯,也許需要重寫,反而可以提高草稿的品質。

決定要製作資料時,就先打開電腦,做好資料的雛形,依序做好十五頁左右的資料結構。接著以筆記做每一頁的規畫,如果可能的話,與客戶進行討論並寫下草稿。只要照著這個順序做,就不會迷失,資料也能夠一步一步地完成。


本文節錄自《外商顧問超強資料製作術:BCG的12種圖形架構,學會就能說服任何人!

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