【Yahoo論壇／楊宗斌】疫情當前，企業部署異地工作，員工需強化遠端溝通能力

作者楊宗斌為yes123求職網發言人

全球疫情蔓延，尤其全球主要品牌、金融重鎮聚集的美國，近日疫情逐漸升溫，部分州已經宣布進入緊急狀態。對此，因出差機率降緩，美國部分總部企業逐漸實施員工「在家工作」（work from home），降低疫情散播風險。這對海外相關企業的員工來講，意謂著未來幾個禮拜、甚至幾個月內，異地工作、異地備援的機會將大增。

知名大型企業或是營運具全球性業務的企業，多數會在企管當中研究在意外風險來臨時，如何讓公司持續運作不間斷的應變措施。其中，相當著名的一套方式就是「業務持續營運計畫Business continuity planning, (BCP)」，是創建預防和從公司潛在威脅中恢復的系統所涉及的過程。 該計劃可確保人員和資產得到保護，並在發生災難時能夠快速運行。

這類企管案例過去在SARS期間，美國恐攻911事件，日本核災311等大型災難事件，都屢屢被拿出來成為企業營運的檢視與運行參考。

在此，站在員工的立場，我們先來了解一下在公司面臨高風險外部威脅時，若要持續運作，大多會實施員工「異地工作、異地備援」等計畫，一方面除了分散風險，也得以演練員工在分隔不同地方時，如何不間斷且順暢地做到平日工作業務。

1.攸關工作的即時回覆

異地工作因員工、主管間分屬不同處，多數要靠電話、網路通訊來彌補空間上的隔閡。因此在律定的工作時間內，員工需掌握「即時在線」的原則，也就是在工作時間裡，當長官有事詢問時，能夠即時回覆，確保業務任務能順暢地傳達到每個員工。

2.線上打卡

員工畢竟屬於勞動法規的範疇，如何透過系統機制，掌握員工出缺勤的狀況，這可靠公司開發的線上打卡系統，讓公司、員工及相關單位，都能掌握員工異地工作的情況，但仍符合勞基法規範的工時模式。

3.資安的防護

異地工作最重要的一環，除了公司主管、員工間的溝通之外，很大一部分還需要跟客戶端有線上能夠聯繫的機制。包括線上傳輸資料或下載資料。因為部分檔案可能涉及個資、機密等文件，企業對於資安上的防護與保全等軟體上的建置，必須要先行準備跟落實。

4.在家工作沒有比較輕鬆

員工要有一個認知，「在家工作沒有比較輕鬆、在家工作沒有比較輕鬆、在家工作沒有比較輕鬆」這個認知！因為在家工作，代表著原本上班與下班後的界線模糊化。很可能你已經下班，但主管仍在交辦相關工作訊息，這時該加入或不加入？因此會有一段時間的磨合，公司同事間要儘速培養出在工時內將事情做好，或將會議落在工時內完成的大原則。

5.視訊會議訊息傳達落差

通常會用到視訊會議的機會外商佔多數，或者是要溝通的對象可能來自海外。因此在掌握視訊會議的眉角之前，會議的訂定時間要確保海內外同事都方便可參加的時間帶。此外，因透過視訊會議說話時，員工彼此所用的網路頻寬不一，可能會產生視訊延遲的情況。例如，你講了一大段話後結束，但對方因為頻寬的關係只接收了其中8成內容，就容易產生會議上的誤解。比較好的情況是，與你會議溝通的對象，能再覆誦你剛剛的講話重點，避免產生誤解。尤其以中英語交談的視訊會議，更要注意這類溝通上的接收落差。

6.視訊會議禮儀

若你要視訊會議時，千萬不要穿著睡衣就上陣。你不在意的小事，在與會的人眼中可能不見得是小事，尤其是對長官而言更是如此。建議你要視訊會議時，先在家裡找個比較乾淨的環境，避免有回音及雜亂背景，穿著上則是依公司規定為主，簡言之，以整齊乾淨為主要原則。

●本文由作者口述，Yahoo論壇整理。

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