如何請人寫推薦信或寫推薦信

我們多數人一生當中都至少會經歷過這麼一次：為了申請研究所、外國學校或一份新工作，而請老師、教授或老闆幫我們寫推薦信。幾年以後，我們慢慢地變成了一個小主管，自己也可能需要有一個助理，或帶一個團隊，到那個時候，也開始會有人要我們幫他們寫推薦信。

請人寫推薦信的時候，以及幫人寫推薦信的時候，我們應該注意哪些事？

從小到大，當人們說起推薦信的時候，我們可能最常聽到的就是下面這兩種說法：

「對了，我在一場演講上，碰到一位很有名的企業執行長，我還拿到他的名片！你覺得他會不會願意幫我寫推薦信？」

不然就是，

聽到一位教授，或是某位管理數百名員工的高階經理人說：

「最近我有個學生要申請美國的研究所，他找我寫推薦信，在他班上有一百個學生，我完全記不得這個學生是誰，實在寫不出什麼東西。我只能請我的助理大概地寫一寫，不會太長……」

當我們收到或是要寫的時候，可以拿這兩個句子提醒自己，要抓住一個重點：

一定要找一個很了解我們的人寫推薦信。

如果我們希望透過一個人的推薦找到好工作或進入好學校，照理說，那個人應該很了解我們才能勝任推薦人的工作。一封推薦信應該把我們描述得很詳細，而不只是說我們曾經是他們的屬下、我們在工作上的習慣、我們的溝通技巧或是個性這些很一般般的描述。

推薦信應該盡可能寫得很詳細，如果只有像下面這樣的句子，那麼這封信也是白寫了

「他是一個很用功的學生」

或是

「她是一個負責的員工，她總是準時完成工作」像這樣沒有細節的推薦信，根本無法讓人清楚地認識我們，或根本無法讓人留下深刻的印象，是不是？

就這些方面來看，請一位只跟我們有五分鐘交集的名人或大企業的執行長來寫推薦信，並沒有太大的幫助。或許他們的頭銜聽起來很不得了，但當他們真的願意幫我們寫推薦信的時候，他們也寫不出什麼內容，更糟的是，他們很可能就找人拿一份範本修改，甚至只把範本拿來剪剪貼貼，因為他們根本不瞭解我們。

一所好的學校或一家優質企業每年面試成百上千的應徵者，或收到無數封申請書或推薦信，他們的人事主管或核發入學許可的負責人，很容易就看得出來推薦人是不是真的關心或了解申請人，還是只是某個跟申請人不太相干，也不太關心申請人的第三者。

不管推薦人是跟申請人不熟，還是不關心，都不會讓人對申請人留下好印象。一封有價值的推薦信應該強調我們學經歷上的所有優點和長處，淡化處理我們的弱點，要讓企業或學校覺得那些弱點沒什麼大不了。推薦信應該跟我們的求職信、履歷、自傳和面試整合在一起。

另一方面來說，我們要寫推薦信的時候也是按照一樣的邏輯。如果我們不夠了解申請人，或覺得我們沒有足夠的說詞替人寫一封推薦信，那很自然的，我們就不該答應對方寫這封信。如果我們只是因為對方偏好我們的頭銜而答應了他，寫了一封既空泛又索然無味的信，終有一天，這些信會妨礙了某個申請人的前途，也會影響我們自己的名聲。

如果我們覺得不夠認識或是記不起對方，而必須靠助理或秘書寫他的推薦信，那麼我們最好委婉地拒絕。

一般來說，推薦信關乎申請人、推薦人及學校或企業審核者三者之間的相互信任。照理說，審核者應該相信推薦信內容的真實度，而且相信一個素未謀面的申請人值得被推薦。

這樣的互信根基於推薦人非常了解申請人，而他寫在推薦信裡的內容都是真的，且對申請人有鉅細靡遺的描述，所以我們必須跟推薦人說明我們要申請什麼樣的課程，或什麼樣的工作，好讓他們有一個比較清楚的概念。

從以下這兩個方面想吧：

我們希望推薦人怎麼幫我們寫推薦信？或是我們希望看到什麼樣的推薦信，可以讓我們增加被錄取的機會？