解除「不開會就會死」的病，在老闆一念之間

關於上班族有多討厭開會，有一句幽默名言：「我們比開會更常做的事，就是抱怨開會。」你走在路上隨便抓三個人來問：「會不會覺得上班開太多會？」肯定三個都會說是，中途還會出現第四個人湊上來一起抱怨這件事。

的確，我們討厭開會但又不得不如此，彷彿上班是種「不開會就會死」的病，再苦也要撐下去。根據管理學者明茲伯格（Henry Mintzberg）的研究估計，企業執行長有40%的時間是用在「進行溝通」，包括蒐集資訊、傳達與告知資訊等等。我自己只是個基層員工，也曾經統計自己的上班時間，發現大概有三分之一被會議占據。

不論高階經營者或基層工作者，如果能有提升會議效率，搞不好我們就不用加這麼多班了！畢竟上班時間就是這個數量，我們只能拿來開會，或拿去做事，二選一沒有例外。少開會讓大家多做點事，有什麼不好嗎？

開會效率的原則，也就簡單四點

讓開會時間減少的技巧，一點也不困難。前不久看過一篇流傳甚廣的文章，是臉書創辦人左克伯（Mark Zuckerberg）的會議技巧，第一是開會前要明定一個清楚的目標：「我們聚在會議室裡，是為了做決定，還是只是討論？」

如果這個會議要做決定，大家就別閒扯了，如果是要討論，就得看第二項技巧：「參與會議的人，要預先繳交開會資料。」每個與會者都要先提出資料、也看過別人的資料，帶著想法進會議室，立刻討論決議，而不是大家姍姍來遲，到場之後才驚覺「什麼？我也是看報告才知道！」

提升會議效率的商業書很多，但原則大概是底下幾項：

1.釐清會議目的：是為了決策，為了解決問題，為了創意發想，或只是為了凝聚向心力。

2.嚴選出席者：要是能做決定的人，要有相關知識、足夠專業的人，而且不要找太多人，否則會議會被拖得很長。

3.確認開會形式：不同會議目的有對應的效率方式，比如創意會議需要腦力激盪原則，決策會議可以用採取時限制（站著開會），解決問題可以導入「世界咖啡館」技巧等等。這不是一篇文章說得完，大家可以再去找延伸資料。

4.做好會議紀錄：沒有後續紀錄，很容易變成會而不議、議而不決、決而不行、行了又不追蹤檢討，下次開會繼續鬼打牆，有一種déjà vu的既視感。

原則大家都懂，問題癥結在老闆

開會要有效率，原則大家都懂，但明明大家都懂，我們開會卻依然無效率。這裡大膽說一句：問題的癥結在老闆，不是員工；得從上位者做起，而不是基層人員。

曾經身為商業雜誌編輯，和同事努力企畫了開會效率的專題，原本大家都非常看好這個題目，最後銷售狀況平平。那年年底在書展現場，我充當雜誌業務員努力向大家推銷，說這期內容多麼精采，肯定實用，結果來選購的上班族卻都興趣缺缺，大家異口同聲的說：「要不要開會不是我能決定的，而是老闆說了算，我學開會更有效率的技巧有什麼用？」

我恍然大悟，原來市面上所有會議技巧的商業書，是寫給老闆看，而不是我們這種小螺絲釘看的。除非老闆像左克伯一樣要求成員「開會前有明確目標」、「預先繳交開會資料」，而且自己嚴守「限定時間結束」、「會後持續追蹤」等原則，否則再多技巧也無濟於事。

開會要有效率這件事，只要老闆想做就做得到，而老闆也是唯一能改變會議的進行方式、開會效率的人選。當然如果你是小主管，還是可以在自己的部門裡推動改變，只不過當你去參加更上層或跨部門會議時，還是得要更上層的主管決定。

如果老闆喜歡跟小朋友聊天，那會議進行的速度絕對快不起來。如果老闆喜歡掌控局勢，但又忙到沒空事先消化資料，只能到會議室之後再開始閱讀、聽報告，然後用幾分鐘表達意見，那其他與會的人也只能一起聽報告，等老闆裁示。如果老闆覺得他的工作就是開會，開會就是工作，那當然會會相連到天邊，只好等加班時間才有空做自己的事。

能不用開的會，就別開了吧！

為了嚇阻各位小主管、大老闆召開會議的慾望。在這裡提出會議成本公式：

開會成本＝與會人數 × 開會時間 × 個人時薪
思考一下每次開會耗去多少金錢費用與時間成本，而且還是用與會者進行其他工作的機會成本換來的。下次想要開會之前，請警惕自己一下，是不是得了一種不開會就會死的病，沒必要的會，真的，真的不用開那麼多。