【PPT】大多數人第一步就做錯了！簡報「版面配置」小技巧｜附影片教學

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文／鄭冠中 Jason Cheng

歡迎來到「 30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint」 我是 Jason 鄭冠中。

過往我在外面授課的時候，發現大多數的同學在一開始做投影片的時候，常犯的一個小錯誤，而這個小錯誤將會影響到後續做 PPT 時非常大的麻煩，它叫做：「版面配置」

影片教學


什麼是PPT「版面配置」？

製作簡報，無論你是用預設的模板，還是網路下載的模板，基本上你都會開到這些畫面：「按一下新增標題」、「按一下新增子標題」、甚至你還會看到「按一下新增文字」這類的預設框。
裡頭還可以幫你設定插入圖片、插入表格、插入 SmarArt 等等的選項，看似很方便，但當你看到這些 PowerPoint 內建的預設框時，千萬、千萬、不要給我點下去！

根據我 300 場的授課經驗，我發現：
「大多數的同學，浪費那麼多時間做簡報投影片，都是這個害的！」

都是這些預設的框害的，所以我強烈的建議大家，千萬不要再使用這些預設的框了。
為什麼？我試一次給大家看。

為什麼不要用預設的版面配置？

當我們開始製作投影片時，看見這些「按一下新增標題」、「按一下新增子標題」，多數人下意識地直接點擊來進行編輯文字，可是這時候你有沒有發現：

「旁邊的框，空出來好大喔！？」

這時候，百分之 99 的人會這樣做：「縮小放大」，可是你有沒有發現，當你在拉小的過程當中，其實很難精確的拉到適合的大小，而且，

「為什麼有時候拉小時，整體會跟著自動縮小 ; 而拉大時，會自動變大，好奇怪喔？」

這個看似貼心的功能，在實務上並不實用。／圖：作者提供
這個看似貼心的功能，在實務上並不實用。／圖：作者提供

更詭異的事情是「為什麼虛線框，會卡在字的中間？」

當我們不想要這些文字時，若選擇將其按 Delete 刪除，仍會出現「按一下新增標題」、「按一下新增子標題」的文字，造成了排版上的干擾，其實在實務上，我們並不需要這麼大的框，讓版面越乾淨，越方便排版。因此，強烈建議大家，不要再使用這些預設的框，來造成後續編輯上的不便。

預設框容易影響使用者處理表格、重點、圖片調整。／圖：作者提供
預設框容易影響使用者處理表格、重點、圖片調整。／圖：作者提供

正確的PPT排版方式

如果我們都知道不要使用這些預設的框了，而你，又不想一頁一頁刪它的話，該怎麼辦呢？

三個步驟：

(1) 先全選欲更改的投影片（Win: Ctrl+A / Mac: Command+A）
(2) 移動滑鼠游標，移動到「常用欄」的「版面配置」
(3) 點擊「空白」的母片，一鍵幫所有的投影片換衣服

Mac 版本的版面配置藏在 [投影片] 裡。／圖：作者提供
Mac 版本的版面配置藏在 [投影片] 裡。／圖：作者提供

未來在開啟 PowerPoint 的第一件事情，就是讓版面乾乾淨淨。

不過問題來了…

為什麼有些字，跑掉了呀？原因很簡單：「強迫變成空白後，就會跑板了」這個問題，該怎麼解決？
此外，變成空白的母片後，面對乾乾淨淨的版面，該如何「新增文字」，而且是「正確地新增文字」呢？下一篇文章將會與各位分享。

作者介紹－鄭冠中Jason Cheng

JP Workshop 培訓師暨創辦人，專注提供高品質的專業培訓，包含簡報技巧、上台表達、顧問輔導服務，至今學員數累計 10,000 人次。
重視「所學即所用」，流暢教學節奏，平均每 30 秒換一張投影片內容，讓學員扎實地專注在學習上，立志分享傳播知識影響力。

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