「嗨！xx老師，您好！」這起頭就犯大忌...有禮貌的商業洽談，請做到這3點

作者●洪雪珍/商周.com專欄作者

在fb或line上，你是不是經常遇到一些情形，讓你回話不是，不回話也不是，陷於兩難的困境？比如起頭問你：「OO，你在嗎？」不論回答「我在」或「我不在」，都讓人怪怪的，不是嗎？可是類似的情形還真不少！

這兩天遇到一位自稱某學院的創辦人用fb私訊我，來回幾次，我仍然看不懂他的意圖，到最後忍不住給對方留言：「請不要用這種聊天方式跟我談事情，很浪費彼此的時間。」

談了3次，還說不清楚

在工作上，大家都很忙，時間寶貴，特別討厭這種人，一件簡單的事要來來回回溝通多次還沒完沒了。假使不幸遇到了，都會對對方的辦事能力大大扣分，儘量謝絕往來、不談合作。

星期六中午對方發第一次信：「嗨，雪珍老師，您好！」我得說，光是這個起頭就犯了大忌！既不說自己是誰，也不說什麼事，是要我猜嗎？誰有這個閒功夫？不過基於禮貌，我仍然回一聲「您好」。過了3小時，他再來信，這次自我介紹了，他說：「我先自我介紹一下，我叫OO，從事教育訓練。我們公司叫OO學院。」

然後呢？

沒了…

如果貼心一點，至少附上連結，讓我連結到該公司了解他們的經營項目，不是嗎？但是我不想去Google，因為我根本不知道他的意圖，於是簡單再回對方：「您好，有什麼需要我做的嗎?」再過2小時，他又說：「我有看到你們有在辦講座，好像一堂課900多塊。」

然後呢？

沒了…

在我回覆「是」之後2個小時，他再說：「是這樣的，我們有在跟一些單位合作，協助招生，並且分潤。我先給您看一下網址：www.xxxxxxxxxxxxxxxxx」

然後呢？

沒了…

我按了個大拇指給他，不想多說什麼。到了隔天清晨，他再說：「請問妳們這個課程結束之後，還會有賣進階課程嗎？」到此我終於懂了，他是來跟我談生意的，想要和我合作招生，並且分潤。

不要說我招生順利，不需要對方幫忙，再說，這麼一件簡單的事，要花上大半天時間來回3趟還說不明白，你認為我會信任他的能力嗎？答案當然是不會！你說，此人是不是把自己搞砸了？不過我猜想他不會明白問題出在哪裡，因此我明白地跟他說，請不要用聊天方式和我談事情，這是在浪費彼此的時間。

資訊完整，一次到位

不論是私人溝通或商業洽談，在用通訊軟體敲開第一次門時，都必須做到以下3點，才算是跨出禮貌的第一步：

1. 自我介紹

如果是商業洽談，主要是介紹公司的經營項目、在業界的地位、或有名的產品品牌，並附上公司網站或fb的連結；其次是介紹自己的中文姓名、職銜、在公司負責的工作內容等。

2. 洽談意圖

想要和對方談哪個主題，並且稍微簡述內容。若之前已有成功案例，也有相關連結，不妨一併附上，有助於了解。

3. 詢問意願

用詞懇切，詢問對方對這個意圖的想法如何，有沒有榮幸進一步深入洽談。

在第一時間，一次性完整且簡要地說清楚自己來敲門的目的，做到一次到位，目的是幫助對方了解來龍去脈、掌握重點、做出適當的反應，不論最後是接受或拒絕這個合作邀請。相反的，如果在表達上不清不楚的，對方就會產生困擾，不知道該不該回覆，也不知道要怎麼使用適切的言詞做出回覆。

優雅的老派，才是專業

商業禮節，說穿了，只有一句話，易地而處，去想如何說或做，能夠讓對方感到舒服且不麻煩。

凡是和工作相關，都必須用商業禮節來應對，而不是還延續著和家人或朋友的行為模式，也就說它必須正式。比如習慣性在通訊軟體和朋友你一言我一語地聊天，有一搭沒一搭，若和同事或客戶談事情也是如此，就會給人工作效率低的不良觀感。

有人說，在1個對話框把話說完整的都是「老人」，也就是老派；年輕人則是習慣用3、4個對話框把一件事說完，這才是時髦。也許吧！即使如此，如果你想要在職場上脫穎而出，調到「老派模式」才是王道。像是千萬不要連你是誰都要別人猜上半天，除非你真的是「誰」，別人非記得你不可！2個建議如下：

1. 用真實姓名

如果平常用英文名字，最好署名是「公司+中文姓名+英文名字」，以利辨識，千萬不要是「Cindy」或是「我愛喵喵」。

2. 用正面照片

除非從不用通訊軟體談公事，照片愛怎麼放就怎麼放，那是個人自由，無人有權過問。可是一旦會用在工作上，最好是正面且有打光的照片。

我有很多通訊軟體上的好友，來往多年未曾謀面，不料在一些場合意外碰到時，都非常驚喜，熱烈握著對方的手說：「久仰！久仰！」古人在回信時，第一句話習慣寫「見字如晤」，意思是看到你的字有如見到你本人，換到今天也是一樣，因此在通訊軟體上的留言等於在職場上的形象觀感，必須謹慎維護。

從fb、line建立專業形象

還有，在別人留言之後，不宜只是「嗯嗯」，而是要清楚地說：「我明白了。」或是「我同意，還可以再補充…」或是「這件事有些困難，也許可以試試…」清楚地回應對方理解了，接著表達看法。如果只是說「嗯嗯」，別人不會明白你是否理解，以及你的意見如何，反而會造成困擾，溝通效果大打折扣。

不少人有以下情形，像是表達意見時不受重視、或努力工作未被看見、或勤於拜訪客戶卻始終業績拉不起來…很可能原因出在專業形象有瑕疵，建議從通訊軟體的溝通改善起，這是建立專業形象的第一步。

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