好好說話》「不好意思,您現在有空嗎?」想請主管幫忙,這樣說為何有錯?

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圖片來源:Dreamstime
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撰文者:李頤欣 整理

小林:「主任,不好意思。您現在有空嗎?」

主任:「現在嗎?好吧⋯⋯有什麼事嗎?」

小林:「謝謝您。是這樣子的,A專案的那份資料⋯⋯」

以上這段對話,相信大家都不陌生,平時在辦公室也多少聽過。但這看似常見於主管與部屬之間的對話,卻是典型的「失敗案例」。

禮貌詢問,卻可能帶來「反效果」

小林先以「現在有空嗎?」開頭,看似有考量對方的傾聽意願,但其實對主任而言,他並不會因此產生聽下去的意願。只是顧及顏面,耐著性子聽下去。

畢竟,主管可能正在忙著處理另一件事。即便有先禮貌詢問是否有空,主管心中卻可能納悶:大概要多久啊?要講什麼啊?一定要現在說嗎?是單純聽報告,還是需要我給指示?

當主管腦中出現許多疑問時,就是沒有產生傾聽意願。而當主管對下屬要說的話不感興趣時,縱然此時直接切入主題,主管也需要花上更多的時間去理解訊息。更甚者,當主管需要花費很多心力聆聽匯報,難以引起共鳴時,溝通效率和工作品質會因此下降,而主管對下屬的評價也將因此降低。

在向主管求助時,除了要考量對方是否有空,也要在開頭第一句話,預告「要說的內容」及「要說的時間」,給對方心理準備。將自己要說的事,以容易接受,同時輔以衝擊性的情報,漸進地切入主題。

同個場景,可以換個方式說:

小林:「主任,不好意思,早上交給您的A專案申請資料,剛接到緊急電話,有幾個地方資訊需要更新。希望能用5分鐘時間,跟您快速說明一下。」

小林:「5分鐘嗎?好,你簡報一下狀況吧!」

你可以這樣說

讓主管產生傾聽意願後,可以利用以下發話順序,循序漸進地提出要求。

1.「我」——對自己的價值

小林既是A專案負責人,就會是對專案最了解的人。如果需要取得主任的協助,就要站在負責人的角度,努力傳達這件事有多少價值,為什麼想要這麼做。設法取得主管的共鳴。

2.「你覺得如何?」——對協助者的價值

讓主管產生共鳴後,下一步就可以詢問「你覺得如何?」

同樣的語意,與其說「請告訴我該怎麼做」,不如說「你覺得如何」。這樣問法,不只不會給對方帶來壓力,也會在心理上創造一種「此事與我相關」的感受。

3.「對我們來說」——對團隊的價值

團隊利益,遠比個人利益更加重要。因此,如果小林今天不只是要借用5分鐘,而是需要請求主管協助達成需要更多成本投入的目標,就需要說明,這件事對團隊的價值為何。

從對自己的價值、對協助者的價值、對團隊的價值,3個面向,循序漸進取得協助。

*本文經整理參考自《說話致富》(樂金文化)、《改變說話順序,輕鬆說服任何人》(核果文化)

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