好好說話》寫信愛用「FYI」,會讓主管「心很累」?知會回報的3個要點

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只附上FYI就寄出的信件,給出的訊息不明確。 (來源:Dreamstime)
只附上FYI就寄出的信件,給出的訊息不明確。 (來源:Dreamstime)

撰文者:李頤欣 整理

這是沈經理今天第三杯咖啡了,看他一邊咬著吸管,一邊不耐煩地滾著滑鼠。一旁的王經理湊了過來:「你信件也太多了吧!這個小明不是你們組的新人嗎?他幹嘛寄那麼多封信啊?」

「唉,不知道啊」沈經理灌了一大口咖啡,這個小明,進公司之後一直很積極,但不知道是從哪學的向上管理技巧,大事小事、雞毛蒜皮的訊息,通通都要回報。每天光是回他的訊息、看他寄來的email,就花掉一堆時間。

他其實也跟小明溝通過,請他自行判斷、不用凡事回報,但或許是代溝問題,他認為不重要的事,小明件件回報。尤其是那些標上「FYI」的信,小明一天會寄個十幾封過來,真是煩不勝煩。

你的主管,是「用戶」;你的工作成果,是「產品」

主管代表公司雇用員工,為的是節省自己的精力和時間,更高效地完成工作。所以,與其把主管當成上級,不如把主管當成「用戶」;與其想著「要和主管打好關係」,不如把思路換成「我要服務好我的用戶」。

從這個角度來看,小明學的「向上管理」,明顯沒學好。資訊同步很重要,但主管不是員工的爸媽,主管有既定行程要跑,大量工作要處理。沒有時間意識、想到就傳的工作回報,會讓主管的時間被分攤得稀薄且不確定。

正因為主管是用戶,我們交付的任一工作成果,就都該是一個「產品」。舉凡平時閒聊、郵件往來、每週例會,都要有清晰的背景、扼要的表達、完整的訊息,讓主管可以快速進入語境、抓到重點。

如果,我們能讓主管看一眼就知道:這是什麼?對我有什麼用?品質如何?有問題怎麼辦?就等同是讓自己成為一款易用的產品。容易使用、「開啟率」隨之提高,就不會出現像小明那樣,讓主管灌咖啡提神的情況。

你可以這樣做

1.制定原則,避免凡事共享訊息

或許是資訊共享風氣的影響,很多公司連非必要性、低重要性的資訊,都會透過內部系統公告周知。這種做法看似是內部溝通流暢,其實會拖垮組織運作效率。

組織內部,可以制定一致的原則,要求大家依據資訊類別,決定要To、Cc或Bcc給誰,每一種知會方式都給出明確定義,就能減少傳送不必要的郵件,改善收件匣爆滿的情況。

2.戒掉反射動作「FYI」

FYI(For Your Information)是很多人都知道,也常使用的縮寫。字面意思是「供你參考」,背後的白話文則是「這東西對你可能有用、可能沒用,反正東西給你了,你看著辦。」此外,更有人認為,FYI是平輩之間的用語,不適合向上級使用。

寫上FYI的信,不外乎兩種情況:提出一個問題給收件人,卻沒有具體的建議;丟出一份資料給收件人,卻沒有明確的結論。這兩種情況,給出的訊息都不明確,訊息沒有價值,對收件人來說,就是耽誤時間。與其反射性地加上FYI就寄出,可以多加幾句:「附件是關於⋯⋯的報告,其中有3個重點,分別是A、B、C。」

3.掌握回報的時間節點

主管的精力有限,毫無章法的回報,只會讓主管感到消耗。

若真的有大量資訊要回報,可以以固定時間為單位,以每天、每週、每月報告的形式,階段性呈報工作狀況。或者,可以以專案為單位,在重要階段上進行報告,如專案成立、正式上線、版本迭代。

把主管當成用戶,謹慎掌握訊息同步的節奏,才能吸引更多的資源、注意力。

*本文經整理參考自《避免工作無效圖鑑》(星出版)、《等人提拔,不如自己拿梯子往上爬》(蔚藍)、「網民肥皂箱」

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