對主管簡報，不是越完整越好！溝通要有效，先從「目的」思考

文 / 城邦媒體控股集團首席執行長 何飛鵬

做簡報，力求周延完整，以至於做出複雜的簡報檔案，需要長時間才能消化，完全未考慮受訊者可能沒耐性聽完。

工作計畫力求周延完整，這是必然的要求；可是如果要做簡報，就不能以周延完整來思考。

聽簡報的受訊者，可能有各種不同的動機，周延完整的簡報不見得是他們需要的，如果一味的求周延完整，可能聽講者根本沒耐性聽完，簡報就要被迫結束，完全達不到溝通的目的。

與主管做簡報，總是離不開電腦檔？

許多人與我見面，一談起事情，經常就急著打開筆記型電腦，要讓我看電腦簡報。每一次我都要制止此一行為，我的理由是：我的眼睛不好，看不見電腦檔，先用嘴巴說明就可以，我會認真仔細聽。

雖然我要求不要開電腦，但常有人仍然堅持開電腦，可能是不看電腦檔說不清楚，但是我發覺更多人是離開了電腦檔就不知如何簡報，也不記得簡報內容，更記不得順序。

我不想看電腦檔的原因很簡單，因為複雜的電腦簡報極可能包括繁瑣的細節，而細節可能不是我需要知道的事，我只要知道重點─什麼事？需不需要進一步了解？要不要做？派誰下去了解追蹤？

而這些重點：通常我只要花五分鐘，聽對方的口頭說明就可以達到目的，因此我設立了一個談話的規則：五分鐘的口頭簡報，如果聽了覺得有興趣，那再仔細聊，否則會談就可以結束了，這是「五分鐘決勝負」的溝通法則。

五分鐘決勝負，之後再談細節

我還沒有訂定「五分鐘決勝負」的溝通法則之前，我常會陷入漫長的電腦簡報之中，經常電腦一開，沒有半個小時、四十分鐘停不下來，而且可能有很多是我不需要知道的細節。

所以我先訂了「談話絕不開電腦」的規則，要求大家都用嘴巴溝通，用嘴巴溝通就是用大腦思考，用大腦思考，大家就會邏輯清楚，表達就可簡明扼要，掌握重點，很容易達成共識。

有了這種五分鐘決勝負的談話經驗後，我對外所有的會議、溝通、簡報，都會把內容分成三個層次，第一個層次是一個二十到三十分鐘的簡報檔案，搭配口頭的講解，最多不超過三十分鐘，時間到一定要結束。

在完成這個簡報檔之後，分別再向下深入展開，更完整的補充說明，可以作為附件檔案，這是整個簡報最完整的全貌。

最後，也是最重要的，我一定要把全份的簡報濃縮成五分鐘的口頭說明，而這個口頭簡要說明還要準備各種不同的版本，其目的就是要勾起聽講者的興趣，讓我們能進一步打開電腦檔案，以進行一次正式的簡報，這樣我們想做的事才有可能被接受，我們的想法和理念，也才有實踐的可能。

任何偉大的構想、周全的計畫，在推廣、實踐階段，一定要有「五分鐘決勝負」的心理準備。

簡報者要把整個計畫的價值、意義、創新及關鍵重點，濃縮成五分鐘之內可以說完的腳本，遇到任何人、任何場合，我們都可以把握推廣的機會，向所有可能的人宣傳，這五分鐘的開場，是一切可能的起點。

五分鐘的談話腳本，還要視對象的不同而更換版本，要以受訊者的興趣為念，從他們有興趣的角度破題。

一切成功的溝通，都從五分鐘決勝負開始。

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