【畢業生/新鮮人Email攻略】職場菜鳥必學專業術 從創建500個分身帳號開始!

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畢業季到來,即將成為社會新鮮人、職場菜鳥的你準備好了嗎?先檢視一下你的Email是不是還在用超中二的帳號?寫在履歷或Linkedin上千萬母湯啊!這篇教你如何創建正式場合使用的專業版分身帳號,有效分流管理Email門面;再者如何讓收信者收到你寫出的Email時可以加分再加分,打造良好的線上第一印象。這些信箱禮儀潛規則,登出學生時代前,一定要先封存在腦袋知識庫!

方法1:使用Yahoo Mail設定「信箱分身地址」,上限高達500個!
唸書時期很多人都會直接拿自己的暱稱或偶像名字來當作信箱帳號,取名取得太中二,出現在履歷上不僅尷尬,也很可能讓人資與面試官感到不夠專業。這時候除了去申請一個新信箱,其實還有其他方法可以保留使用原本的收件匣。

Yahoo Mail內建「新增信箱分身」的功能,讓用戶可為現有信箱重新取名新的地址長相,並可用新的地址收信至原本的收件匣。這個分身帳號可取得很正式(例如:使用中文名字的英文拼音,或是英文名字加上姓氏),適合寫在履歷、個人頁面,好專門拿來跟公司正式聯繫用,讓原本用習慣的信箱不用被擱置,還能擁有洗心革面、上得了檯面的新長相。

如果在註冊新的論壇、平台網站時需要留下信箱,也可以使用「分身地址」,來保護自己的主信箱帳號不要曝光。分身地址適合作為「可拋棄式的電子信箱」,即使短期內用來收取開通平台服務的認證信件,未來若不想再繼續收到該平台的信件,直接刪除分身地址即可,用法多變靈活,可以嚴格控管隱私,還可以減少收到垃圾信的麻煩。

操作方式:登入Yahoo信箱現有帳號後,至「設定」中「信箱」頁面的「信箱分身地址」,點選「新增」,即可設定新的「信箱帳號地址」,並搭配新的「寄信用名稱」,最多可設定500個新的信箱分身地址!

▲設定「信箱分身地址」的功能位於「設定」-「信箱」-「信箱分身地址」,點選「新增」即可為現有信箱創建新地址長相。
▲設定「信箱分身地址」的功能位於「設定」-「信箱」-「信箱分身地址」,點選「新增」即可為現有信箱創建新地址長相。

方法2:設定完整且有個人特色的「簽名檔」
一個資訊完整的「簽名檔」可讓收件者不需要另外查找通訊錄,直接在Email上就能看到所需的聯絡方式,自然大大增加寄件人順利被聯繫、回覆的機會。簽名檔第一行建議用粗體寫上「中文名字、英文名字」,第二行則寫上「公司/學校名稱、部門與職稱」,並加上聯絡人電話、Email、地址、統編等資訊。

更進階的的簽名檔除了聯繫資訊,更能表現出個人特色與用心程度,Yahoo Mail的簽名檔除了支援使用不同的字體、大小、顏色,還能加上emoji,有機會讓面試官會心一笑,留下圖像印象,展現創意與年輕活力。另外Yahoo Mail簽名檔支援超連結設定,可直接設定外連至自己的作品集網址或社群平台(如Linkedin、YouTube、Facebook等),讓收信者對你更了解,好感度再往上加分。

延續每個人都有多個不同信箱在使用的需求,Yahoo Mail讓每個信箱帳號都可分別設定不同的簽名檔,投履歷給不同面向的工作時,用A款簽名檔展現活潑創意的一面,或用B款簽名檔展現嚴謹專業的一面,都可以同時設定預備好!

操作方式:登入Yahoo信箱現有帳號後,至「設定」中「撰寫電子信件」頁面的「簽名檔」,直接在撰寫框裡開始設計,可搭配使用emoji、超連結、粗體、斜體、字體顏色、字體大小等等,並可在編輯設計簽名檔時即時預覽成品。

▲Yahoo Mail簽名檔設定選項完整,方便打造出視覺化、讓人留下印象的簽名檔。
▲Yahoo Mail簽名檔設定選項完整,方便打造出視覺化、讓人留下印象的簽名檔。

方式3:使用「信紙底圖」寫出像賀卡一樣有溫度的Email
Yahoo Mail特地在畢業季節,與Paperless Post合作提供多款「畢業」主題底圖信紙,讓畢業生在寫Email時可一鍵套用成為信件背景,寄給同學傳達鵬程萬里的畢業祝福,或是有些話平常不敢開口對老師說的,也能趁現在用精美堪比賀卡的一封信,感謝他們這幾年來的諄諄教悔。

除了畢業系列底圖,Yahoo Mail還有其他近百款各式情境的信紙底圖,若想在茫茫求職信海中讓Email特別吸睛,在其他人千篇一律的白底郵件中,寄出有圖案有底色的Email很容易讓人眼睛一亮,特別如果應徵的是跟視覺設計、創意相關、競爭特別激烈的工作職缺,不失為爭取眼球、留下印象的方式之一。

操作方式:於Yahoo信箱「寫信」介面,在底部功能列點選「新增底圖信紙」(卡片圖示),再選取要嵌入的底圖款式。

▲Yahoo Mail內建「信紙底圖」設計,可一鍵為寄出的Email套用各式應景背景,近期最新推出「畢業祝福」系列信紙,適合作為線上賀卡、道謝卡使用。
▲Yahoo Mail內建「信紙底圖」設計,可一鍵為寄出的Email套用各式應景背景,近期最新推出「畢業祝福」系列信紙,適合作為線上賀卡、道謝卡使用。

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